„Das machen wir schon immer so“
Auf die Frage nach dem Grund für einen Arbeitsschritt folgt die Geschichte seiner Entstehung, nicht sein heutiger Zweck. Häufig ist das System, das ihn nötig machte, längst abgelöst.
Erst verstehen.
Dann verändern.
Wir nehmen Ihre Abläufe so auf, wie sie tatsächlich laufen – mit den Umwegen, Zwischenlisten und Zurufen, die in keinem Prozessdiagramm stehen. Daraus entsteht ein belastbares Bild, welche Schritte Wert schaffen und wo Software oder KI wirklich etwas ändern.
Gespräch anfragenIm Fachbereich
Aufnahme dort, wo gearbeitet wird
Priorisiert
Maßnahmen nach Aufwand und Nutzen sortiert
Ergebnisoffen
Auch „keine Software nötig“ ist ein Ergebnis
Ausgangslage
Der Ablauf ist gewachsen. Entworfen hat ihn niemand.
Die meisten Prozesse sind das Ergebnis vieler kleiner Entscheidungen über Jahre: ein zusätzlicher Freigabeschritt hier, eine Tabelle dort, eine Absprache, die nie dokumentiert wurde. Jede einzelne war zu ihrer Zeit richtig. Zusammen ergeben sie einen Ablauf, den niemand mehr vollständig überblickt – und dessen Umwege als normal gelten, weil sie seit Jahren dazugehören.
Niemand kennt den ganzen Weg
Jede Abteilung kennt ihren Abschnitt. Was davor und danach passiert, ist Vermutung. Die teuersten Reibungsverluste liegen genau an diesen Übergängen.
Automatisierung auf einem unklaren Ablauf
Ein Prozess, den niemand präzise beschreiben kann, wird durch Automatisierung nicht besser – er wird schneller falsch. Deshalb steht die Analyse davor, nicht daneben.
Tabellen als heimliches System
Zwischen ERP und Fachanwendung entstehen Listen, die niemand verantwortet, aber alle nutzen.
Vorgehen
Wie wir vorgehen.
Ist-Aufnahme im Betrieb
Interviews mit den Menschen, die den Prozess täglich ausführen, Mitschauen am Arbeitsplatz, Auswertung der Systemdaten.
Prozesslandkarte
Jeder Schritt mit Verantwortung, System, Medium und Durchlaufzeit – nachvollziehbar auf einem Blatt.
Bewertung
Wir trennen, was Wert schafft, was reine Verwaltung ist und was ersatzlos entfallen kann.
KI-Readiness
Wir prüfen Datenqualität, Strukturen und Rechte: Wo kann KI heute zuverlässig arbeiten – und wo nicht.
Ablauf
In welcher Reihenfolge.
Phase 1
Aufnahme
Gespräche, Beobachtung, Sichtung der Systeme und Datenstände.
Phase 2
Analyse
Bewertung der Schritte, Messung von Durchlaufzeiten und Medienbrüchen.
Phase 3
Zielbild
Soll-Prozess, Systemzuschnitt und die Frage, was zuerst gebaut wird.
Danach
Umsetzung
Wir bauen selbst – oder begleiten Ihr Team bei der Umsetzung.
Ergebnis
Ein Zielbild, das Prioritäten benennt.
Sie erhalten Ihren Ist-Prozess dokumentiert, mit Datenflüssen, Übergaben, Ausnahmen und Entscheidungspunkten – und daneben ein Zielbild. Getrennt danach, was sich ohne Technik ändern lässt, wofür Software nötig ist und was KI übernehmen könnte. Jeder Schritt mit Aufwand und erwartetem Effekt. Ob Sie die Umsetzung mit uns, selbst oder gar nicht angehen, ist danach eine informierte Entscheidung.
- Prozesslandkarte Ist und Soll
- Schwachstellen mit Aufwand-Nutzen-Bewertung
- KI-Readiness-Einschätzung je Prozessschritt
- Übersicht der Systemlandschaft und Schnittstellen
- Priorisierte Maßnahmenliste
- Umsetzungsplan mit Aufwandsrahmen
Häufige Fragen
Was Kunden vorher fragen.
- Wie lange dauert eine Prozessanalyse?
- Ein abgegrenzter Prozess lässt sich in der Regel in zwei bis vier Wochen aufnehmen und bewerten. Der Aufwand liegt weniger in der Analyse selbst als in den Terminen mit den Menschen, die den Ablauf tatsächlich machen – sie sind die eigentliche Quelle.
- Wie wird abgerechnet?
- Eine Prozessanalyse ist in Umfang und Ergebnis abgegrenzt und wird zum Festpreis benannt. Sie ist nicht an eine anschließende Umsetzung gebunden: Das Ergebnis gehört Ihnen auch dann, wenn Sie danach mit jemand anderem oder allein weiterarbeiten.
- Was unterscheidet das von klassischer Unternehmensberatung?
- Wir setzen um, was wir empfehlen, und schreiben deshalb nichts auf, wofür uns die technische Einschätzung fehlt. Umgekehrt kennen wir den Stand dessen, was mit heutiger Software und KI machbar ist – das ist der Teil, den eine rein fachliche Beratung meist nicht abdeckt.
- Was müssen wir intern mitbringen?
- Zugang zu den Menschen, die den Ablauf machen, nicht nur zu denen, die ihn verantworten. Beides ist selten deckungsgleich, und die Abweichung ist oft schon ein Teil des Ergebnisses. Ein fertiges Prozesshandbuch brauchen wir nicht – wo es existiert, prüfen wir es gegen die gelebte Praxis.
- Was passiert, wenn das Ergebnis lautet: keine Software nötig?
- Dann steht das so im Ergebnis. Ein Teil der Verbesserungen liegt in Zuständigkeiten, Reihenfolgen und weggelassenen Schritten und kostet keine Entwicklung. Wir halten das fest, auch wenn daraus für uns kein Projekt entsteht.