In der Excel-Liste gibt es keine Rechte: Wer die Datei hat, sieht alles. In der ersten eigenen Anwendung gibt es oft nur eine Anmeldung, und dahinter sieht ebenfalls jeder alles. Das fällt lange nicht auf. Bis ein Auszubildender die Einkaufspreise sieht, ein ausgeschiedener Mitarbeiter sich noch anmelden kann oder ein Kunde im Portal die Aufträge eines anderen findet.
Rechte sind kein Misstrauen gegenüber Mitarbeitern. Sie sorgen dafür, dass jeder das sieht, was er für seine Arbeit braucht, und dass eine Änderung nachvollziehbar bleibt. Dieser Beitrag beschreibt, wie Rollen und Rechte in Unternehmenssoftware aufgebaut werden - und warum die Frage mit KI-Assistenten neu an Gewicht gewinnt.
Prüfen im System, nicht in der Oberfläche
Viele Anwendungen blenden Knöpfe aus. Der Lagerist sieht den Knopf „Preis ändern“ nicht, also kann er den Preis nicht ändern - so die Annahme. Tatsächlich prüft die Oberfläche nur, was sie anzeigt. Wer die Adresse im Hintergrund kennt oder ein anderes Programm auf dieselben Daten richtet, bekommt sie trotzdem. Bei der Excel-Liste ist das der ausgeblendete Tab, bei einer Web-Anwendung die Schnittstelle, die die Oberfläche selbst benutzt.
Die Regel: Jede Prüfung, auf die es ankommt, findet dort statt, wo die Daten liegen. Die Oberfläche darf Knöpfe ausblenden, damit es aufgeräumt aussieht - aber das System muss „nein“ sagen, wenn eine Anfrage kommt, die nicht erlaubt ist. Bei selbst entwickelten Anwendungen fehlt genau das häufig, siehe Mit KI selbst entwickelt.
Rollen statt Einzelrechte
Wer jedem Mitarbeiter einzelne Rechte gibt, verliert schnell den Überblick: „Frau Meier darf Rechnungen sehen, aber nicht stornieren, außer bei einem bestimmten Kunden.“ Nach einer Weile weiß niemand mehr, warum. Besser sind Rollen, die die Arbeit beschreiben, und Mitarbeiter, die Rollen bekommen. Ein Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben - die Vertriebsleiterin zum Beispiel Vertrieb und Freigabe.
Typische Rollen im Betrieb:
| Rolle | Arbeitet mit | Bleibt verborgen |
|---|---|---|
| Vertrieb | Kunden, Angebote, Aufträge, Verkaufspreise | Einkaufspreise, Löhne, Zahlungen |
| Lager | Artikel, Bestände, Lieferscheine, Lagerplätze | Preise, Zahlungen |
| Buchhaltung | Rechnungen, Zahlungen, Belege, Mahnungen | technische Unterlagen |
| Geschäftsführung | Auswertungen, Freigaben, Einstellungen | nichts, aber jede Änderung wird protokolliert |
| Externe Partner | nur eigene Projekte oder Aufträge, Berichte | alle anderen Kunden und Aufträge |
Zwei Arten von Rechten stecken darin. Rechte auf Funktionen: Wer darf Rechnungen schreiben, wer Preise ändern? Und Rechte auf Daten: Der Außendienstler sieht Kunden, aber nur die eigenen; der Partner sieht Projekte, aber nur seine. Das zweite ist die schwierigere Art und genau das, was jedes Kundenportal braucht.
Vertretung und Austritt
Urlaub, Krankheit, die Kollegin im Homeoffice: Sobald Rechte sauber aufgesetzt sind, kommt die Frage nach der Vertretung. Zwei Wege haben sich bewährt. Eine befristete Rolle - Herr Schulz bekommt die Rolle Buchhaltung bis zu einem Datum, dann fällt sie von selbst weg. Oder eine Vertretungsregel - Herr Schulz vertritt Frau Meier, sieht ihre Aufgaben, und alles wird unter seinem Namen protokolliert. Was nicht geht: das Passwort weitergeben. Dann ist das Protokoll wertlos.
Für Freigaben ab einer Grenze, die Sie festlegen, hilft das Vier-Augen-Prinzip: Wer eine Bestellung anlegt, gibt sie nicht selbst frei.
Beim Austritt wird das Konto gesperrt, nicht gelöscht - das Protokoll soll den Namen weiter kennen. Klären Sie, wer Konten anlegt, wer sie sperrt und wie diese Person vom Austritt erfährt. Das ist häufiger eine Lücke als die Technik.
Protokoll: Wer hat was geändert
Jede Änderung an Preis, Liefertermin, Adresse oder Freigabe wird festgehalten: wer, wann, alter Wert, neuer Wert. Nicht zur Kontrolle, sondern damit Fragen beantwortet werden können: Warum steht hier ein anderer Preis? Wer hat den Termin verschoben? Das Protokoll ersetzt die Rückfrage im Flur.
Protokolliert wird das Ändern, nicht jedes Lesen - sonst wird das Protokoll unlesbar. Ausnahme sind Daten, bei denen auch der Zugriff nachvollziehbar sein muss, etwa Personaldaten. Welche Anforderungen an Belege und Löschfristen für Sie gelten, gehört mit Steuerberater und Datenschutzbeauftragtem geklärt.
Was das mit KI-Assistenten zu tun hat
Ein KI-Assistent, der Fragen zu Ihren Daten beantwortet („Welche Aufträge sind überfällig?“), greift auf dieselben Daten zu wie Ihre Mitarbeiter. Die Frage ist: mit wessen Rechten? Arbeitet der Assistent mit einem Sammelkonto, das alles sieht, sieht jeder, der ihn fragt, alles - der Auszubildende die Löhne, der Partner die anderen Kunden.
Die Rechteprüfung muss deshalb für die KI genauso gelten wie für Menschen: Der Assistent arbeitet mit den Rechten der Person, die fragt, und bekommt nur Daten und Dokumente, die diese Person auch selbst öffnen dürfte. Bei Dokumenten ist das besonders wichtig, weil dort die Ablage oft weniger geordnet ist als im ERP: Wie KI Ihre Dokumente liest. Und es ist ein weiterer Grund, warum Rechte im System liegen müssen und nicht in der Oberfläche: Eine KI benutzt keine Oberfläche.
Wie Sie vorgehen
- Rollen aufschreiben, wie im Betrieb gearbeitet wird - am Anfang nicht mehr als eine Handvoll.
- Je Rolle festhalten: Was sieht sie, was ändert sie, was bleibt verborgen? Eine Tabelle wie oben reicht.
- Daten benennen, bei denen es auf die Zeile ankommt: eigene Kunden, eigene Projekte.
- Vertretung und Austritt regeln, bevor der erste Urlaub kommt.
- Festlegen, was protokolliert wird.
- Prüfen, ob Ihr System das kann: Ein ERP oder eine Warenwirtschaft meist ja, eine gewachsene Liste oder eine selbst entwickelte Anwendung meist nein.
Bei der Entwicklung einer eigenen Anwendung ist das der Teil, den niemand sehen will und der doch zuerst da sein muss. Wir entwickeln auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rollen und Rechte bringt ElbDesk mit, entwickelt wird der Teil, der Ihren Betrieb ausmacht.
