Wissen, bevor Sie entscheiden.
Grobkonzept oder Lastenheft, Warenwirtschaft oder ERP, im eigenen Haus oder in der Cloud: Hier erklären wir die Fragen, die vor einer Softwareentscheidung anstehen. Verständlich, praxisnah und mit Beispielen aus dem Betrieb.
Die wichtigsten Fragen, einfach erklärt
Ratgeber
Jeder Ratgeber beantwortet eine Frage, die uns in Erstgesprächen immer wieder begegnet.
Planen und Beauftragen
Individualsoftware oder Standardsoftware? Eine Entscheidungshilfe
Die meisten Betriebe brauchen beides: Standardsoftware für das, was alle gleich machen, und eigene Software für das, was sie von anderen unterscheidet. Die Frage ist, wo die Grenze liegt.
LesenGrobkonzept und Feinkonzept: Was drinsteht und wofür man sie braucht
Bevor Software entwickelt wird, braucht es zwei Dinge: ein Bild vom Ganzen und einen genauen Plan für den ersten Schritt. Genau dafür gibt es Grobkonzept und Feinkonzept.
LesenLastenheft oder Pflichtenheft? Der Unterschied und was Sie wirklich brauchen
Das Lastenheft sagt, was Sie brauchen. Das Pflichtenheft sagt, wie es entwickelt wird. Beide haben ihren Platz - aber ein dickes Heft vor dem ersten Schritt ist selten der beste Weg.
LesenProzesse dokumentieren: So, dass Mitarbeiter sie wiedererkennen
Software bildet immer einen Ablauf ab. Steht der Ablauf nur im Kopf, wird entwickelt, was der Anbieter verstanden hat. Eine gute Prozessdokumentation beschreibt den Betrieb so, wie er heute arbeitet - in den Worten der Mitarbeiter, mit den echten Belegen.
LesenWie eine Aufwandsschätzung für Software entsteht
Eine Aufwandsschätzung ist keine Zahl, die jemand nach Gefühl nennt. Sie entsteht aus dem, was über den Ablauf bekannt ist - und sie ist genau so verlässlich, wie diese Grundlage es zulässt.
LesenEinen Softwareanbieter auswählen: Fragen für das erste Gespräch
Das erste Gespräch mit einem Softwareanbieter ist wertvoller, wenn Sie die Fragen stellen. Nicht, um den Anbieter zu prüfen, sondern um zu sehen, wie die Zusammenarbeit aussieht, wenn es ernst wird - nach dem Start, bei der ersten Störung, wenn sich der Betrieb verändert.
LesenWem gehört die Software? Quellcode, Nutzungsrechte und was Sie fragen sollten
Sie haben Software entwickeln lassen und bezahlt - gehört sie Ihnen? Nicht unbedingt. Was Ihnen gehört, steht im Vertrag, und was dort fehlt, fällt Ihnen erst auf, wenn der Anbieter nicht mehr antwortet. Die Fragen dazu stellen Sie besser vorher.
Lesen
Eigene Software
Excel als Datenbank: Wann die Tabelle nicht mehr reicht
Fast jeder Betrieb hat sie: die Excel-Liste, in der Aufträge, Kunden oder Termine gepflegt werden. Sie ist schnell angelegt, und jeder kann sie bedienen. Irgendwann arbeiten fünf Leute darin - und aus der Tabelle ist ein System geworden, für das Excel nie gedacht war.
LesenEin Kundenportal: Was es bringt und was es braucht
Aufträge einsehen, Lieferscheine herunterladen, eine Reklamation melden: Ein Kundenportal nimmt dem Innendienst die Anrufe ab, die immer dieselbe Frage haben. Ob es sich lohnt, hängt weniger von der Technik ab als von den Daten dahinter.
LesenAufträge auf dem Handy erfassen: Außendienst, Montage, Service
Der Monteur füllt den Arbeitsbericht auf dem Klemmbrett aus, der Kunde unterschreibt, der Zettel landet später im Büro und wird abgetippt. Eine mobile Erfassung schafft diesen Umweg ab. Was sie dafür können muss - und wann eine Standard-App reicht.
LesenBarcode und Scanner im Lager: Was sich damit ändert
Wer im Lager scannt statt zu suchen, hat weniger Fehlmengen und weiß, was wo liegt. Der Scanner ist dabei der kleinste Teil. Entscheidend sind Etiketten, benannte Lagerplätze und Stammdaten, die stimmen - und eine Warenwirtschaft, die das Scannen versteht.
LesenRollen und Rechte: Wer darf was sehen und ändern
Der Vertrieb sieht Preise, das Lager Bestände, die Buchhaltung Zahlungen - und der externe Partner nur seine Projekte. Rechte sind in jeder Unternehmenssoftware das, was zuletzt geplant und zuerst gebraucht wird. Ein Überblick, wie Sie sie sinnvoll aufsetzen.
LesenLow-Code: Was Baukästen können und wo sie enden
Formulare, Freigaben, kleine Abläufe: Mit Baukästen wie Power Apps, Zapier oder Ninox entwickeln Betriebe heute selbst, was früher ein Programmierer gemacht hätte. Das funktioniert gut - bis zu einer Grenze, die man kennen sollte, bevor man sie erreicht.
LesenCloud oder eigener Server: Wo soll die Software laufen?
Neue Software braucht einen Ort, an dem sie läuft: der Server im eigenen Haus, das Rechenzentrum eines deutschen Hosters oder die Cloud eines großen Anbieters. Keiner der drei ist immer richtig - die Antwort hängt an fünf Fragen, die Sie vor dem Start beantworten sollten.
LesenSoftware nach dem Start: Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung
Mit dem Start ist die Software nicht fertig, sie ist erst im Einsatz. Updates, Sicherheitslücken, Backups und die Wünsche aus dem Betrieb kommen von jetzt an regelmäßig. Wer sich darum kümmert, sollte vor dem Start feststehen - sonst entsteht das nächste Altsystem.
LesenAbnahme und Testfassung: Wie Sie neue Software prüfen, bevor alle damit arbeiten
Der Entwickler sagt, die Software ist fertig. Bevor alle damit arbeiten, sollten die Mitarbeiter sie mit echten Vorgängen aus dem Betrieb ausprobieren - in einer Testfassung, in der nichts passieren kann. Das ist die Abnahme, und sie ist weniger Formalität, als es klingt.
Lesen
ERP und Schnittstellen
Warenwirtschaft oder ERP: Wo ist der Unterschied?
Die Warenwirtschaft kümmert sich um die Ware, das ERP um das ganze Unternehmen. In der Praxis ist die Grenze fließend - und die richtige Frage ist selten, welches System Sie kaufen, sondern welcher Ablauf heute klemmt.
LesenWas ist eine Schnittstelle? Einfach erklärt, mit EDI
Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass zwei Programme Daten austauschen, ohne dass jemand abtippt. Wie das funktioniert, welche Arten es gibt und was EDI damit zu tun hat.
LesenDoppelte Datenerfassung: Woher sie kommt und wie sie verschwindet
Ein Auftrag kommt per Mail, wird ins ERP getippt, landet als Lieferschein in Excel und am Ende noch einmal in der Buchhaltung. Doppelte Erfassung fällt selten auf, weil jeder nur seinen Teil des Weges sieht. Wie Sie die Stellen finden und was dagegen hilft.
LesenStammdaten: Warum ein Kunde nur einmal existieren sollte
Derselbe Kunde steht im ERP, in der Buchhaltung und in der Excel-Liste des Vertriebs - mit drei Schreibweisen und zwei Adressen. Stammdaten sind die Grundlage jeder Anbindung und jeder Auswertung. Was ein führendes System ist und wer die Pflege verantwortet.
LesenOnlineshop und ERP verbinden: Bestände, Aufträge, Versand
Artikel und Preise in den Shop, Bestellungen und Zahlungen zurück ins ERP, Bestände und Versandstatus in beide Richtungen. Solange das jemand von Hand macht, hinkt eine Seite immer hinterher. Was eine Anbindung leisten muss und wo es typischerweise hakt.
LesenBelege an DATEV übergeben: Buchhaltung ohne Abtippen
Die Rechnung entsteht im ERP, der Steuerberater erfasst sie in DATEV noch einmal. Dabei können viele Programme längst ausgeben, was die Kanzlei braucht. Was Belegbilder und Buchungsstapel sind, was von wo zum Steuerberater geht und was Sie vorher mit ihm abstimmen sollten.
Lesen
KI im Betrieb
Mit KI selbst entwickelt: Was vor dem Einsatz fehlt
Mit Werkzeugen wie Lovable, Bolt oder Cursor entsteht eine eigene Anwendung heute schnell - oft entwickelt von jemandem aus dem Haus, der das Problem am besten kennt. Bevor echte Daten hineinkommen, fehlt meist noch einiges.
LesenKI im eigenen Haus betreiben: Was man dafür braucht
Nicht jede KI muss in der Cloud laufen. Frei verfügbare Modelle lassen sich auf eigener Hardware betreiben - und kommen dann an Daten, die das Haus nie verlassen sollen. Was Sie dafür brauchen.
LesenWas ist ein MCP-Server? Wie KI an Ihre Programme kommt
Ein KI-Assistent kann viel erzählen, aber nichts über Ihren Betrieb, solange er Ihre Programme nicht kennt. Ein MCP-Server ist der standardisierte Weg, über den er Ihr ERP fragen kann - „Welche Aufträge sind überfällig?“ - und zwar mit denselben Rechten wie der Mitarbeiter, der fragt.
LesenWie KI Ihre Dokumente liest: Suche und Antworten aus eigenen Unterlagen
Ein KI-Assistent, der Ihre Verträge, Angebote und Protokolle kennt, antwortet in einem Satz und nennt das Dokument, aus dem die Antwort stammt. Wie das im Hintergrund funktioniert, ist weniger geheimnisvoll, als es klingt - und wer es versteht, sieht auch die Grenzen.
LesenEin KI-Pilotprojekt auswählen: Woran Sie einen guten Anfang erkennen
„Wir sollten mal etwas mit KI machen.“ Der Satz ist in vielen Betrieben zu hören, und danach wird es oft still - nicht aus Mangel an Ideen, sondern weil es zu viele sind. Der erste Anlauf entscheidet, ob es einen zweiten gibt, deshalb will der Anfang gut gewählt sein.
LesenWas KI im Betrieb nicht kann: Grenzen, die Sie vorher kennen sollten
Wer ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot zum ersten Mal ausprobiert, ist meist beeindruckt - der Text ist flüssig, die Antwort klingt, als wüsste da jemand Bescheid. Genau das ist die Schwierigkeit: Ein Sprachmodell klingt immer gleich sicher, ob es recht hat oder nicht.
LesenSchatten-IT und Schatten-KI: Wenn Mitarbeiter sich selbst helfen
WhatsApp-Gruppen für Aufträge, eine Excel-Liste, die nur eine Kollegin pflegt, ein privates ChatGPT-Konto mit Kundendaten: Schatten-IT gibt es in fast jedem Betrieb. Sie zeigt, wo den Mitarbeitern ein Werkzeug fehlt - ein Hinweis, kein Vergehen.
Lesen
Altsysteme ablösen
Eine Access-Datenbank ablösen, ohne den Betrieb anzuhalten
In vielen Betrieben hängt ein wichtiger Ablauf an einer Access-Datenbank, die jemand vor Jahren entwickelt hat. Abschalten geht nicht, weitermachen wird riskanter. Es gibt einen Weg dazwischen.
LesenWoran Sie erkennen, dass Ihr System am Ende ist
Viele Betriebe arbeiten mit Software, die lange im Einsatz ist - und fahren gut damit. Alt allein ist kein Grund zum Wechsel. Es gibt aber Anzeichen, die zeigen, dass ein System nicht mehr nur alt, sondern am Ende ist.
LesenUmstellung mit Stichtag oder schrittweise: Zwei Wege, ein System abzulösen
Wer ein System ablöst, muss früh eine Grundsatzfrage klären: alles an einem Stichtag umstellen oder Bereich für Bereich? Beide Wege haben ihren Platz. Welcher passt, hängt vom System, vom Betrieb und vom Rückweg ab.
LesenAltdaten ins neue System: Was übernommen wird und was nicht
Beim Wechsel auf ein neues System wollen die meisten Betriebe alles mitnehmen. Das ist selten klug. Was übernommen wird, sollte stimmen, gebraucht werden und ins neue System passen - der Rest bleibt lesbar im Archiv.
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Tobias KietzmannGeschäftsführer
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