Wer eine Software entwickeln lässt oder einen Ablauf neu ordnet, bekommt es früher oder später mit zwei Dokumenten zu tun: dem Grobkonzept und dem Feinkonzept. Die Begriffe klingen nach Papier. Richtig eingesetzt sparen sie aber genau das, weil sie verhindern, dass zu früh zu viel festgelegt wird.

Das Grobkonzept: das Bild vom Ganzen

Das Grobkonzept beschreibt, wie ein Ablauf künftig laufen soll, ohne jede Einzelheit festzulegen. Es beantwortet die Frage: Wohin wollen wir, und in welcher Reihenfolge gehen wir es an?

Typischerweise steht drin:

  • der künftige Ablauf in groben Schritten, vom Eingang bis zum Ergebnis
  • welche Bereiche und Personen beteiligt sind
  • wo Software dazugehört - und wo eine klare Regel oder eine Vorlage reicht
  • welche Systeme bleiben und welche angebunden oder abgelöst werden
  • die Reihenfolge: welcher Bereich zuerst drankommt, weil dort der größte Nutzen im Verhältnis zum Aufwand liegt
  • offene Fragen, die vor dem nächsten Schritt geklärt werden müssen

Ein gutes Grobkonzept ist kurz und lässt sich mit der Geschäftsführung in einem Termin durchgehen. Es ist die Grundlage für die Entscheidung, ob und womit es weitergeht.

Das Feinkonzept: der genaue Plan für einen Bereich

Das Feinkonzept nimmt sich einen Bereich aus dem Grobkonzept vor und beschreibt ihn so genau, dass danach entwickelt werden kann. Es beantwortet die Frage: Wie genau wird das gelöst?

Typischerweise steht drin:

  • der Ablauf Schritt für Schritt, mit seinen Ausnahmen
  • Masken und Felder: was wo eingegeben und angezeigt wird
  • Regeln: Rechenwege, Prüfungen, Freigaben
  • Rechte: wer was sehen und ändern darf
  • Schnittstellen: welche Daten mit welchen Systemen ausgetauscht werden
  • Datenübernahme: was aus dem alten System mitkommt
  • eine Aufwandsschätzung für die Umsetzung

Nach dem Feinkonzept wissen beide Seiten, was entwickelt wird und mit welchem Aufwand.

Der Unterschied auf einen Blick

Grobkonzept Feinkonzept
Frage Wohin, und in welcher Reihenfolge? Wie genau?
Umfang das Ganze ein Bereich
Detail Schritte, Beteiligte, Systeme Masken, Felder, Regeln, Rechte
Ergebnis Entscheidung über die Richtung Grundlage für die Umsetzung, mit Aufwandsschätzung
Für wen die Geschäftsführung Fachabteilung und Entwicklung

Warum nicht gleich alles im Detail?

Der klassische Weg ist ein dickes Konzept für das ganze Vorhaben, bevor die erste Zeile Code entsteht. Das klingt gründlich, hat aber drei Nachteile:

  • Es dauert lange, und währenddessen passiert nichts, was im Alltag hilft.
  • Es veraltet, weil sich Abläufe und Anforderungen ändern, während noch geschrieben wird.
  • Es legt zu früh fest. Vieles versteht man erst, wenn der erste Teil im Einsatz ist.

Deshalb gehen wir anders vor: zuerst ein grober Überblick über das Ganze, damit die Richtung stimmt. Ausgearbeitet wird dann dort, wo es am meisten drückt. Nach dem ersten Bereich folgt das nächste Feinkonzept - mit allem, was man bis dahin gelernt hat.

Woher die Inhalte kommen

Weder Grob- noch Feinkonzept entstehen am Schreibtisch. Die Grundlage ist die Aufnahme des tatsächlichen Ablaufs: Wer macht was, mit welchem Programm, wo wird abgetippt, wo wird gewartet? Bei uns heißt das: Wir stellen uns neben Ihre Mitarbeiter, sehen zu und fragen nach, einen Vormittag pro Station, während der Betrieb weiterläuft. Daraus entsteht eine Prozessdokumentation, auf der beide Konzepte aufbauen.

Wem die Unterlagen gehören

Grob- und Feinkonzept sollten Ihnen gehören - auch wenn Sie danach mit jemand anderem weitermachen. Ein gutes Feinkonzept ist so geschrieben, dass auch ein anderes Team danach entwickeln könnte. Ist das nicht vereinbart, fragen Sie danach.

Wie sich Grob- und Feinkonzept zu Lastenheft und Pflichtenheft verhalten, erklärt der Ratgeber Lastenheft oder Pflichtenheft?