Wer Software ausschreiben oder einführen will, stößt fast immer auf zwei Begriffe: Lastenheft und Pflichtenheft. Sie werden oft verwechselt, dabei ist der Unterschied einfach.
Das Lastenheft: was Sie wollen
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber, also Sie. Es beschreibt, was die Software leisten soll, nicht wie. Darin steht zum Beispiel:
- welcher Ablauf unterstützt werden soll und warum
- wer damit arbeitet
- welche Anforderungen unverzichtbar sind und welche wünschenswert
- welche Systeme angebunden werden müssen
- welche Rahmenbedingungen gelten, etwa Datenschutz oder Betrieb im eigenen Haus
Das Lastenheft ist die Grundlage für Angebote. Mehrere Anbieter können darauf antworten, und ihre Angebote werden vergleichbar.
Das Pflichtenheft: wie es umgesetzt wird
Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer. Es antwortet auf das Lastenheft und beschreibt, wie die Anforderungen umgesetzt werden: mit welchen Masken, Regeln, Schnittstellen und technischen Mitteln. Ist es abgestimmt, gilt es als Grundlage für die Umsetzung und später für die Abnahme.
Der Unterschied auf einen Blick
| Lastenheft | Pflichtenheft | |
|---|---|---|
| Wer schreibt es? | der Auftraggeber | der Auftragnehmer |
| Frage | Was soll die Software leisten? | Wie wird es umgesetzt? |
| Sprache | die des Betriebs | die der Umsetzung |
| Zweck | Angebote einholen und vergleichen | Umsetzung und Abnahme |
Wo beide in der Praxis scheitern
Auf dem Papier ist die Sache sauber. Im Alltag zeigen sich immer wieder dieselben Probleme:
- Das Lastenheft beschreibt Wünsche statt Abläufe. „Das System soll benutzerfreundlich sein“ hilft niemandem. „Ein Auftrag soll ohne erneute Eingabe der Kundendaten zur Rechnung werden“ schon.
- Es entsteht am Schreibtisch. Wer den Ablauf beschreibt, ohne mit den Leuten zu sprechen, die ihn täglich machen, vergisst die Ausnahmen - und genau die kosten später am meisten.
- Es wird zu dick. Ein Heft mit zweihundert Seiten liest niemand vollständig, auch nicht der Anbieter.
- Es veraltet. Bis alles aufgeschrieben ist, hat sich der Ablauf schon wieder verändert.
- Das Pflichtenheft wird zum Vertragstext. Statt gemeinsam die beste Lösung zu suchen, wird bei jeder Änderung geprüft, ob sie „drinsteht“.
Was ein gutes Lastenheft enthält
Wenn Sie ein Lastenheft schreiben, achten Sie auf diese Punkte:
- Ausgangslage: Wie läuft es heute, und was stört?
- Ziel: Was soll danach besser sein, möglichst messbar?
- Abläufe: die wichtigsten Abläufe Schritt für Schritt, mit den häufigsten Ausnahmen
- Beteiligte: Wer arbeitet damit, wer gibt frei, wer wertet aus?
- Muss und Kann: Was ist unverzichtbar, was wäre schön?
- Systeme: Welche Programme gibt es, welche bleiben, welche Daten fließen wohin?
- Rahmen: Betrieb, Datenschutz, Zugriff von unterwegs, Zahl der Nutzer
Und wie passen Grob- und Feinkonzept dazu?
Grob- und Feinkonzept sind ein schlankerer Weg zum selben Ziel. Statt eines großen Lastenhefts für alles entsteht zuerst ein Grobkonzept für das Ganze: Wohin soll es gehen, in welcher Reihenfolge? Dann wird für den ersten Bereich ein Feinkonzept geschrieben, das so genau ist wie ein Pflichtenheft - aber nur für diesen Bereich. Mehr dazu im Ratgeber Grobkonzept und Feinkonzept.
Der Vorteil: Sie legen sich nie auf mehr fest, als Sie überblicken können, und jedes Feinkonzept profitiert von dem, was man im vorherigen Bereich gelernt hat.
Brauchen Sie überhaupt ein Lastenheft?
Ein klassisches Lastenheft lohnt sich vor allem, wenn Sie Standardsoftware ausschreiben und mehrere Angebote vergleichen wollen oder wenn eine öffentliche Ausschreibung es verlangt. Soll dagegen eine Software für Ihren Ablauf entwickelt werden, ist der schrittweise Weg meist schneller und sicherer. So oder so gilt: Am Anfang steht nicht das Schreiben, sondern das Hinsehen, wie der Ablauf heute wirklich läuft.
