Wer mit Handel oder Lager zu tun hat, hört beide Begriffe ständig. Manche Anbieter nennen ihr Warenwirtschaftssystem inzwischen ERP, andere verkaufen ERP-Module einzeln wie eine Warenwirtschaft. Ein kurzer Überblick, was hinter den Begriffen steckt.
Was ein Warenwirtschaftssystem macht
Ein Warenwirtschaftssystem bildet den Weg der Ware ab: vom Einkauf über das Lager bis zum Verkauf. Typische Aufgaben sind:
- Artikel und Preise pflegen
- Bestellungen bei Lieferanten auslösen und den Wareneingang buchen
- Bestände führen und Inventur machen
- Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen schreiben
- Onlineshops und Marktplätze mit Beständen und Aufträgen versorgen
Was ein ERP zusätzlich abdeckt
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP will das ganze Unternehmen in einem System abbilden. Zur Warenwirtschaft kommen je nach Anbieter:
- Finanzbuchhaltung und Controlling
- Produktion und Materialplanung
- Projekte und Zeiterfassung
- Service und Wartung
- Personal
- Auswertungen über alle Bereiche
Der Unterschied auf einen Blick
| Warenwirtschaft | ERP | |
|---|---|---|
| Schwerpunkt | die Ware: Einkauf, Lager, Verkauf | das ganze Unternehmen |
| Buchhaltung | meist Übergabe an ein eigenes Programm, oft DATEV | häufig im System enthalten |
| Produktion | selten | je nach Anbieter |
| Einführung | überschaubar | ein Projekt über mehrere Abteilungen |
| Passt zu | Handel, Onlinehandel, kleineren Betrieben | Betrieben mit Produktion, mehreren Standorten oder vielen Abteilungen |
Wann eine Warenwirtschaft reicht
Eine Warenwirtschaft reicht, solange sich der Betrieb vor allem um Ware dreht und die übrigen Bereiche gut mit eigenen Programmen laufen: die Buchhaltung beim Steuerberater, die Lohnabrechnung im Lohnprogramm, die Angebote im Office. Viele Betriebe fahren damit lange gut.
Woran Sie merken, dass es nicht mehr reicht
- Zahlen aus Lager, Verkauf und Buchhaltung werden jeden Monat von Hand zusammengeführt.
- Es gibt Bereiche, die das System gar nicht kennt, etwa Montage, Service oder Projekte, und die deshalb in Excel laufen.
- Mehrere Standorte oder Lager lassen sich nur mit Tricks abbilden.
- Dieselben Kundendaten werden an drei Stellen gepflegt.
- Jede Auswertung braucht jemanden, der sie zusammenbaut.
Die Lücke zwischen beiden
Zwischen Warenwirtschaft und ERP liegt oft eine Lücke, die kein System schließt: die Excel-Liste für die Montageplanung, die Access-Datenbank für Reklamationen, das Postfach, in dem Aufträge abgestimmt werden. Diese Lücke ist selten ein Grund, das ganze System zu wechseln. Oft ist sie ein Grund, das Fehlende sauber zu ergänzen.
Wechseln oder ergänzen?
Ein ERP einzuführen ist ein großes Projekt. Alle Abteilungen stellen um, Daten müssen übernommen werden, und bis das neue System so rund läuft wie das alte, vergeht Zeit. Bevor Sie wechseln, lohnt sich deshalb die Frage, ob nicht ein kleinerer Schritt reicht:
- Anbinden: Warenwirtschaft, Shop, Versand und Buchhaltung über Schnittstellen verbinden, damit nichts mehr abgetippt wird.
- Ergänzen: Den fehlenden Ablauf als eigene Anwendung entwickeln, die mit der Warenwirtschaft zusammenarbeitet.
- Schrittweise ablösen: Wenn das alte System wirklich am Ende ist, Bereich für Bereich umziehen statt an einem Stichtag.
Für das Ergänzen nutzen wir ElbDesk, die Grundlage, auf der wir bauen. Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP bleibt, wo es gut ist - ElbDesk übernimmt den Ablauf, der fehlt. Ob Sie Ihr ERP dafür anpassen oder daneben erweitern sollten, beschreibt unser ERP-Leitfaden.
Fragen vor der Entscheidung
- Welche Abläufe laufen heute außerhalb des Systems?
- Wo werden Daten doppelt erfasst?
- Welche Zahlen fehlen Ihnen für Entscheidungen?
- Ist das bestehende System technisch am Ende, oder fehlt nur ein Teil?
Ergeben die Antworten ein klares Bild, ist die Entscheidung meist leicht. Wenn nicht, hilft ein Blick auf den tatsächlichen Ablauf, bevor Sie Angebote einholen.
