Ein neues ERP verspricht viel: alle Daten an einer Stelle, keine Listen mehr neben dem System, Auswertungen auf Knopfdruck. Die Einführung selbst ist aber eines der größten Vorhaben, die ein Betrieb sich vornimmt. Alle Bereiche sind betroffen, alle Mitarbeiter müssen umlernen, und die Daten aus dem alten System müssen sauber herüberkommen.

Der Ablauf ist bei fast jeder Einführung derselbe, egal ob es ein Standardsystem wird oder eine Lösung, die auf Ihre Abläufe zugeschnitten ist. Dieser Beitrag beschreibt die Schritte, die typischen Fehler und die Fragen, die Sie vor dem Start klären sollten.

Bestandsaufnahme

Am Anfang steht nicht die Auswahl eines Systems, sondern die Frage, was der Betrieb heute tut. Welche Abläufe gibt es, vom Auftragseingang bis zur Rechnung? Welche Sonderwege sind über die Zeit entstanden? Welche Listen, Postfächer und Zettel laufen neben dem alten System? Und welche anderen Programme hängen daran, etwa Shop, Buchhaltung oder Versand?

Am besten zeigt das der Blick am Arbeitsplatz: zusehen, wie ein echter Auftrag durch den Betrieb läuft. Wie man das aufschreibt, ohne dass ein dicker Ordner entsteht, beschreibt der Ratgeber Prozesse dokumentieren.

Manchmal zeigt die Bestandsaufnahme auch, dass gar kein neues ERP nötig ist. Ob Ihr System behalten, erweitert oder abgelöst werden sollte, ordnet unser System-Check in acht Fragen ein.

Auswahl und Konzept

Aus der Bestandsaufnahme wird eine Liste der Anforderungen: Was muss das neue System können, was ist wünschenswert, was darf wegfallen? Wichtig ist die Trennung zwischen dem, was jeder Betrieb Ihrer Branche braucht, und dem, was nur Ihr Betrieb so macht. Das Erste deckt ein Standard meist gut ab. Das Zweite entscheidet über die Wahl: Passt es in die Einstellungen eines Standardsystems, oder braucht es eigene Abläufe? Für den zweiten Weg gibt es neben der kompletten Eigenentwicklung auch Grundlagen, die das Übliche mitbringen und Platz für das Eigene lassen. ElbDesk, die Grundlage, auf der wir bauen, ist so eine.

Danach folgt das Konzept: wie die Abläufe im neuen System aussehen, welche Rollen es gibt, welche Systeme angebunden werden, nach Möglichkeit über Schnittstellen. Der Ratgeber Grobkonzept und Feinkonzept beschreibt, wie man dabei vom Groben ins Genaue kommt.

Datenübernahme

Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, offene Aufträge: Ohne diese Daten ist das neue System leer. Die Übernahme ist meist aufwendiger als erwartet, weil die Daten im alten System über die Zeit uneinheitlich geworden sind. Doppelte Kunden, veraltete Artikel und Felder, die jeder anders befüllt hat, kommen spätestens jetzt ans Licht.

Räumen Sie deshalb auf, bevor die Daten umziehen, nicht danach. Wie die Übernahme in Probeläufen vorbereitet wird, steht im Ratgeber zur Datenübernahme.

Test und Abnahme

Bevor das neue System in den Alltag geht, wird es mit echten Abläufen geprüft: ein typischer Auftrag, eine Reklamation, eine Gutschrift, der Monatsabschluss. Prüfen sollten die Mitarbeiter, die später damit arbeiten, nicht nur die Projektleitung. Sie kennen die Sonderwege, die in keinem Konzept stehen.

Für die Prüfung braucht es eine eigene Testfassung mit echten, übernommenen Daten. Wie eine Abnahme abläuft, beschreibt der Ratgeber Abnahme und Testfassung.

Schulung

Die beste Software hilft nicht, wenn die Mitarbeiter sie umgehen. Schulen Sie entlang der eigenen Abläufe, nicht entlang der Menüs. Wer im Lager arbeitet, muss nicht wissen, wie die Buchhaltung bucht, aber jeden Handgriff im eigenen Bereich sicher beherrschen.

Bewährt hat sich, in jedem Bereich eine Person zu benennen, die das System besonders gut kennt und Fragen der Kollegen zuerst beantwortet. Sie ist im Alltag die erste Anlaufstelle.

Umstellung

Für die Umstellung gibt es zwei Wege. Beim Stichtag wird das alte System an einem festen Tag abgeschaltet und das neue eingeschaltet, alle Bereiche auf einmal. Bei der schrittweisen Umstellung wandert ein Bereich nach dem anderen, und das alte System läuft für den Rest weiter. Welcher Weg passt, hängt von der Größe des Systems und vom Risiko ab, das der Betrieb tragen kann. Beide Wege vergleicht der Ratgeber Stichtag oder schrittweise.

Wir gehen bei der Ablösung eines Systems den schrittweisen Weg und entwickeln dafür auf ElbDesk.

Betrieb

Mit der Umstellung ist die Einführung nicht vorbei. Nach dem Start tauchen Fragen und kleine Fehler auf, die im Test niemand bemerkt hat. Legen Sie vorher fest, wer sie annimmt, wer entscheidet und wie schnell reagiert wird. Danach kommen neue Anforderungen dazu, und das System wächst mit dem Betrieb.

Typische Fehler

  • Das System wird vor dem Ablauf ausgewählt. Wer erst kauft und dann prüft, was der Betrieb braucht, passt am Ende den Betrieb an die Software an.
  • Die Daten werden zu spät angesehen. Fällt die Unordnung erst bei der Übernahme auf, fehlt die Zeit zum Aufräumen.
  • Die Mitarbeiter kommen erst zur Schulung dazu. Wer bei Konzept und Test nicht gefragt wurde, findet die Lücken erst im Alltag.
  • Alle Sonderwünsche werden umgesetzt. Nicht jeder alte Umweg verdient einen Platz im neuen System. Manche Abläufe werden besser, wenn man sie vereinfacht.
  • Der Betrieb nach dem Start ist nicht geplant. Ohne festen Ansprechpartner landen Fragen im Postfach von irgendjemandem.

Fragen vor dem Start

  • Welche Abläufe muss das neue System abdecken, und welche laufen heute neben dem alten?
  • Wer im Betrieb kennt die Sonderwege, und hat diese Person Zeit für das Projekt?
  • In welchem Zustand sind die Daten, die übernommen werden sollen?
  • Welche anderen Systeme müssen angebunden werden?
  • Stichtag oder Bereich für Bereich, und wie sieht der Rückweg aus, wenn etwas nicht läuft?
  • Wer ist nach der Umstellung Ansprechpartner im Alltag?

Wer diese Fragen beantworten kann, bevor er Angebote einholt, führt die Gespräche mit den Anbietern auf Augenhöhe und erkennt schnell, wer seinen Betrieb verstanden hat.