Die neue Software ist entwickelt, und der Entwickler sagt, sie ist fertig. Bevor Sie das glauben, sollten die Menschen sie ausprobieren, die damit arbeiten werden - mit echten Beispielen aus ihrem Betrieb, an einem Ort, an dem nichts passieren kann. Diesen Ort nennt man Testfassung oder Testumgebung, das Ausprobieren Abnahme.

Beides klingt nach Formalität. In der Praxis ist die Abnahme der Moment, in dem sich zeigt, ob die Software den Ablauf trifft und ob das Konzept richtig verstanden wurde. Wer sie überspringt, verlegt diese Erkenntnis in den Echtbetrieb - dorthin, wo jeder Fehler einen Kunden, eine Rechnung oder einen Lieferschein trifft.

Was eine Testfassung ist

Eine Testfassung ist eine zweite, vollständige Ausgabe der Software, getrennt vom Echtbetrieb: eigene Datenbank, eigene Adresse, eigene Zugänge. Was darin passiert, hat keine Folgen. Kein Kunde bekommt eine Rechnung, kein Lieferschein geht hinaus, kein Lagerbestand ändert sich. Man darf Dinge kaputt machen, löschen und dreimal denselben Auftrag anlegen.

Ohne diese Trennung wird jede Probe zum Risiko. Dann testet man vorsichtig, also zu wenig - oder mit Aufträgen, die hinterher jemand aus dem echten System löschen muss und dabei den falschen erwischt.

Die Testfassung bleibt auch nach dem Start bestehen. Jede spätere Änderung geht zuerst dorthin, wie in Software nach dem Start beschrieben.

Wer testet

Nicht der Entwickler, und nicht nur der Geschäftsführer. Es testen die Mitarbeiter, die später damit arbeiten: die Kollegin im Vertrieb, die Aufträge anlegt, der Lagerist, der den Wareneingang bucht, der Monteur, der den Bericht am Handy erfasst. Sie kennen die Ausnahmen, die in keinem Konzept stehen: den Kunden mit zwei Lieferadressen, den Artikel, der in Metern statt in Stück verkauft wird, die Rechnung, die ein Dritter bezahlt.

Der Entwickler ist dabei, aber er führt nicht vor - er sieht zu. Wo ein Mitarbeiter stockt, ist etwas zu lernen, auch wenn die Software richtig arbeitet.

Testdaten: echte Beispiele statt Fantasie

Mit „Testkunde 1“ und „Artikel A“ findet niemand etwas. Getestet wird mit echten Beispielen: dem letzten schwierigen Auftrag, der Reklamation, über die sich alle noch ärgern, dem Kunden mit den Sonderkonditionen. Am besten kommen die Stammdaten aus dem echten System in die Testfassung - Kunden, Artikel, Preise -, und die Vorgänge werden nachgespielt.

Personenbezogene Daten in der Testfassung gehören geprüft. Sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob sie unverändert übernommen werden dürfen oder verfremdet werden müssen. Sollen Altdaten übernommen werden, ist die Testfassung außerdem der Ort, an dem die Übernahme zuerst geprobt wird.

Wie eine Abnahme praktisch läuft

  1. Beispiele festlegen. Vor dem Termin sammeln Sie die Vorgänge, die die Software abbilden soll: einige typische, einige schwierige. Vorlage ist das Feinkonzept: Jede dort beschriebene Funktion bekommt mindestens ein Beispiel.
  2. Durchspielen. Die Mitarbeiter arbeiten die Beispiele in der Testfassung durch, von Anfang bis Ende: Auftrag anlegen, Lieferschein drucken, Rechnung erzeugen, an die Buchhaltung übergeben. Nicht Funktion für Funktion, sondern Vorgang für Vorgang.
  3. Abweichungen aufschreiben. Alles, was anders ist als erwartet, kommt auf eine Liste: was gemacht wurde, was herauskam, was hätte herauskommen sollen. Auch Kleinigkeiten - das Feld an der falschen Stelle, die Sortierung, die Beschriftung.
  4. Sortieren. Die Liste wird gemeinsam in drei Gruppen geteilt: was den Start blockiert (eine falsche Rechnung, ein fehlender Ablauf), was vor dem Start noch behoben werden soll, und was später kommt. Nicht jede Abweichung ist ein Fehler. Manches ist ein neuer Wunsch, der erst beim Ausprobieren entstanden ist - der gehört auf die Liste für später, nicht in die Abnahme.
  5. Nachbessern und erneut prüfen. Behobene Punkte werden in der Testfassung noch einmal durchgespielt, von denselben Mitarbeitern. Dann wird abgenommen, was auf der Liste steht - schriftlich, damit beide Seiten wissen, was gilt.

Schulung als Nebeneffekt

Wer bei der Abnahme mitgemacht hat, braucht kaum noch eine Schulung. Er hat die Software mit eigenen Vorgängen bedient, hat gesehen, wo sie anders arbeitet als die alte, und weiß, wen er fragt. Die Kollegen, die nicht dabei waren, lernen von denen, die dabei waren - das wirkt besser als jede Präsentation. Die Abnahme ist deshalb keine zusätzliche Arbeit neben der Einführung. Sie ist ein Teil davon.

Übernahme in den Echtbetrieb

Nach der Abnahme wird der geprüfte Stand in den Echtbetrieb übernommen. Dazu gehört: die echten Daten übernehmen oder die Testdaten löschen, Zugänge anlegen, Rechte prüfen, Schnittstellen zu ERP oder Buchhaltung auf die echten Systeme umstellen, Backups einrichten und einmal zurückspielen. Legen Sie fest, ab wann die alte Lösung nicht mehr benutzt wird, und wer in der ersten Zeit für Fragen da ist - am besten die Mitarbeiter, die getestet haben.

Woran Sie merken, dass die Abnahme zu kurz war

  • Kurz nach dem Start fehlen Felder, die „doch jeder gebraucht hätte“.
  • Rechnungen müssen im Echtbetrieb korrigiert werden.
  • Die Mitarbeiter arbeiten weiter mit der alten Liste, „bis das Neue läuft“.
  • Es gibt keine Liste der Abweichungen, nur die Erinnerung an ein Gespräch.
  • Nur der Geschäftsführer hat die Software vor dem Start gesehen.

Fragen vor der Abnahme

  • Gibt es eine Testfassung, die vom Echtbetrieb getrennt ist?
  • Welche Mitarbeiter testen, und haben sie dafür Zeit bekommen?
  • Welche echten Vorgänge werden durchgespielt, und stehen sie auf einer Liste?
  • Wer führt die Liste der Abweichungen, und wer entscheidet, was den Start blockiert?
  • Ist geklärt, wie Testdaten übernommen werden dürfen?
  • Wie kommt der abgenommene Stand in den Echtbetrieb, und wann wird die alte Lösung abgeschaltet?

Bei uns gibt es die Testfassung von Anfang an, und die Abnahme läuft mit Ihren Mitarbeitern und Ihren Beispielen - nicht mit unseren.