Die Datenübernahme ist der Teil eines Systemwechsels, der am häufigsten unterschätzt wird. Kurz vor dem Start stellt sich heraus, dass die Kundenliste aus dem alten System dreimal denselben Kunden enthält, dass die Artikelnummern zwei verschiedene Bedeutungen haben und dass niemand mehr weiß, was in dem Feld „Kennz2“ stand.

Deshalb lohnt es sich, die Übernahme früh zu planen und die Frage „Was nehmen wir mit?“ nicht mit „alles“ zu beantworten.

Was übernommen wird

Drei Gruppen von Daten kommen fast immer mit:

  • Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Mitarbeiter, Standorte.
  • Offene Aufträge: Bestellungen, die noch nicht geliefert sind, Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, Angebote, die noch offen sind. Sie müssen im neuen System weiterbearbeitet werden können.
  • Laufende Vorgänge: die Reklamation, die gerade bearbeitet wird, das Projekt, das zur Hälfte fertig ist, der Wartungsvertrag, der noch läuft.

Dazu kommen Bestände, wenn ein Lager beteiligt ist, und die offenen Posten der Buchhaltung, wenn sie mit umzieht - beides zum Zeitpunkt der Übernahme frisch gezählt und abgestimmt, nicht aus dem alten System kopiert.

Was besser nicht mitkommt

  • Abgeschlossene Vorgänge aus vielen Jahren. Jede Rechnung, jeder Lieferschein, jedes Angebot seit dem Start des alten Systems - das ist viel, und im neuen System wird es kaum jemand ansehen. Besser ist ein Archiv mit Lesezugriff: das alte System nur noch lesend, oder ein Export in Dateien, die sich durchsuchen lassen.
  • Dubletten. Der Kunde, der dreimal angelegt wurde, weil die Suche nichts fand. Der Artikel unter zwei Nummern. Wer sie übernimmt, hat sie im neuen System wieder - und das Vertrauen der Mitarbeiter ins neue System leidet.
  • Felder, die keiner mehr nutzt. Jedes alte System hat Felder, die vor langer Zeit für einen Zweck angelegt wurden, den niemand mehr kennt. Ein Feld, das fast überall leer ist oder in dem drei verschiedene Dinge stehen, wird nicht übernommen, sondern hinterfragt.
  • Notizfelder als Datenspeicher. In vielen Betrieben stehen die wichtigsten Informationen im Bemerkungsfeld: „Liefert nur dienstags“, „Rechnung an Zentrale“, „Rabatt wie Filiale Nord“. Im neuen System bekommen sie ein eigenes Feld - und werden dafür vorher gelesen und einsortiert.

Wie lange abgeschlossene Vorgänge aufbewahrt werden müssen und in welcher Form, ist keine Frage der Software. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor das alte System abgeschaltet wird.

Vorbereitung: bereinigen und zuordnen

Bereinigen, bevor übernommen wird

Bereinigt wird im alten System, nicht im neuen. Dubletten zusammenführen, inaktive Kunden kennzeichnen, Artikel ohne Bewegung aussortieren, Adressen prüfen. Das ist Arbeit der Fachabteilung, denn nur sie weiß, welche der drei „Müller GmbH“ der echte Kunde ist. Der Anbieter kann Listen mit auffälligen Einträgen liefern - entscheiden muss der Betrieb.

Ein Nebeneffekt: Wer bereinigt, sieht seinen Betrieb - wie viele Kunden aktiv sind, welche Artikel sich nicht verkaufen, welche Preise nicht mehr stimmen. Wie Stammdaten danach an einer Stelle bleiben, beschreibt der Beitrag zu Stammdaten.

Die Zuordnung der Felder

Für jedes Feld im alten System wird festgelegt, wohin es im neuen gehört. In Worten, nicht in Pfeilen: „Die Kundennummer aus dem alten System wird die Kundennummer im neuen. Das Feld Kennz2 bedeutet Zahlungsziel und wird zur Zahlungsbedingung. Das Bemerkungsfeld wird gelesen und auf Lieferhinweis, Rechnungsadresse und Rabattgruppe verteilt.“ Diese Liste ist das wichtigste Dokument der Übernahme. Sie zeigt auch, wo das neue System ein Feld braucht, das es noch nicht hat.

Probeübernahme und Prüfung

Bevor die Daten gelten, werden sie zur Probe übernommen - in eine Testfassung des neuen Systems, die genauso aussieht wie später das echte. Dann prüft die Fachabteilung mit Stichproben: zehn Kunden, die man gut kennt, mit allen Adressen und Ansprechpartnern. Zehn Artikel mit Preisen und Beständen. Fünf offene Aufträge. Ein laufender Vorgang mit seiner ganzen Historie.

Geprüft wird nicht, ob die Zahl der Datensätze stimmt - das ist die leichte Prüfung, die der Anbieter macht. Geprüft wird, ob der Sachbearbeiter mit den übernommenen Daten den Auftrag anlegen könnte, den er gestern im alten System angelegt hat. Findet sich etwas, wird die Zuordnung angepasst und die Probeübernahme wiederholt. Mehrere Durchgänge sind normal - dafür ist die Probe da.

Der Moment der Übernahme

Am Ende steht die echte Übernahme. Im alten System wird der letzte Beleg erfasst, dann wird es für Änderungen gesperrt. Die Daten werden übernommen, so wie es in den Probeläufen gelaufen ist - derselbe Weg, dieselbe Zuordnung, keine Änderung in letzter Minute. Die Fachabteilung prüft noch einmal ihre Stichproben. Dann wird das neue System für die Mitarbeiter freigegeben.

Bei einer schrittweisen Ablösung geschieht das je Bereich: erst die Reklamationen mit ihren Kunden und Vorgängen, später das Lager mit Artikeln und Beständen. Jeder Bereich hat seine eigene Probeübernahme und seinen eigenen Moment.

Was mit dem alten System passiert

Abgeschaltet wird das alte System nicht am Tag der Übernahme. Es läuft weiter, nur noch lesend, damit alte Vorgänge nachgeschlagen werden können und damit sich prüfen lässt, ob im neuen System etwas fehlt. Wann es nicht mehr gebraucht wird, merkt man daran, dass niemand mehr hineinschaut.

Bevor es endgültig abgeschaltet wird, braucht es einen Export in ein Format, das ohne das alte Programm lesbar ist, eine Sicherung davon an einem zweiten Ort und die Zusage des Steuerberaters, dass die Aufbewahrung damit erledigt ist.

Fragen vor der Übernahme

  • Welche Daten braucht der erste Morgen im neuen System wirklich?
  • Wer bereinigt die Stammdaten, und bis wann?
  • Ist für jedes alte Feld geklärt, wohin es gehört - oder ob es wegfällt?
  • Gibt es eine Testfassung, in der die Fachabteilung die übernommenen Daten prüfen kann?
  • Was bleibt im Archiv, wie kommt man hinein, und wer hat das mit dem Steuerberater besprochen?

Wie die Datenübernahme in eine schrittweise Ablösung eingebettet ist, zeigt unsere Seite zum Ablösen von Altsystemen.