Das alte System soll weg, das neue steht fest oder wird entwickelt. Jetzt kommt die Frage, die über den Erfolg mehr entscheidet als die Wahl des Systems: Wie kommt der Betrieb von hier nach dort? Alles auf einmal, an einem Tag - oder Stück für Stück, während das alte System noch läuft?
Beide Wege sind verbreitet, und beide haben Befürworter mit guten Argumenten. Der eine ist schnell vorbei und braucht keine Schnittstellen zwischen alt und neu. Der andere ist ruhiger und lässt den Weg zurück offen. Dieser Beitrag vergleicht sie, damit Sie die Frage mit dem Anbieter auf Augenhöhe besprechen können. Wer noch nicht sicher ist, ob das alte System überhaupt am Ende ist, beginnt dort.
Der Stichtag
Beim Stichtag wird das alte System an einem festen Tag abgeschaltet und das neue eingeschaltet. Am Abend der letzte Beleg im alten System, dazwischen die Datenübernahme, am nächsten Morgen der erste Beleg im neuen. Im Englischen heißt das „Big Bang“ - alles auf einmal, mit einem Knall. Der Begriff ist treffend: Es gibt danach kein Zurück, und was nicht vorbereitet war, fällt am nächsten Morgen auf.
Die schrittweise Ablösung
Bei der schrittweisen Ablösung wandert ein Bereich nach dem anderen ins neue System: erst die Reklamationen, dann die Auftragserfassung, dann das Lager. Das alte System läuft für die übrigen Bereiche weiter. Beide Systeme arbeiten eine Zeit lang nebeneinander, nach Möglichkeit über eine Schnittstelle verbunden, damit nichts doppelt erfasst wird. Ist der letzte Bereich umgezogen, wird das alte System abgeschaltet - und niemand vermisst es mehr.
Beide Wege im Vergleich
| Stichtag | Schrittweise | |
|---|---|---|
| Risiko | hoch: läuft etwas nicht, steht der ganze Betrieb | begrenzt: es klemmt höchstens ein Bereich, der Rest läuft im alten System weiter |
| Parallelbetrieb | keiner, dafür eine intensive Vorbereitung | ja, mit Schnittstelle oder Abstimmung zwischen alt und neu |
| Schulung | alle Mitarbeiter gleichzeitig, kurz vor dem Termin | Bereich für Bereich, die Erfahrung des ersten hilft dem zweiten |
| Datenübernahme | einmal, vollständig, unter Zeitdruck | je Bereich, in Ruhe, mit Probeläufen |
| Rückweg | praktisch keiner, das alte System ist abgeschaltet | offen: ein Bereich kann zurück, das alte System läuft noch |
| Zwischenlösungen | keine | Schnittstellen und Übergänge, die später wieder verschwinden |
Wann ein Stichtag doch passt
Der Stichtag hat einen schlechten Ruf, weil die großen Ausfälle, von denen man liest, fast immer Stichtage waren. Trotzdem gibt es Situationen, in denen er der bessere Weg ist:
- Das System ist klein. Eine Anwendung mit einem Ablauf und wenigen Masken lässt sich an einem Tag umstellen. Schrittweise wäre hier mehr Aufwand als Nutzen.
- Wenige Nutzer. Fünf Mitarbeiter, die alle im selben Raum sitzen, lernen das neue System gemeinsam und helfen sich gegenseitig.
- Die Buchhaltung. Buchhaltungssysteme wechselt man zum Jahreswechsel, mit Abschluss im alten und Eröffnung im neuen. Ein Geschäftsjahr, das in zwei Systemen liegt, macht niemandem Freude, auch dem Steuerberater nicht.
- Kein Weg für den Parallelbetrieb. Manche Altsysteme haben keine Schnittstelle und lassen keine an sich heran. Dann ist Parallelbetrieb doppelte Erfassung, und der Stichtag ist das kleinere Übel.
Wie die schrittweise Ablösung praktisch geht
- Den ersten Bereich wählen. Es ist der Bereich mit dem größten Druck: der, in dem heute am meisten in Excel läuft, der Kunde am längsten wartet oder das alte System am häufigsten hängt. Nicht der einfachste - der Betrieb muss spüren, dass es sich lohnt.
- Alt und neu verbinden. Solange beide Systeme laufen, brauchen sie eine Verbindung: Kundendaten aus dem alten System ins neue, Aufträge aus dem neuen zurück zur Abrechnung. Nach Möglichkeit über eine Schnittstelle, sonst über einen regelmäßigen Export. Das ist Aufwand, der später wieder verschwindet - und trotzdem gut angelegt.
- Bereich für Bereich umziehen. Jeder Bereich bekommt seine eigene Datenübernahme, seine Testfassung, seine Schulung. Was der erste Bereich gelehrt hat, macht den zweiten leichter.
- Das alte System nach und nach abschalten. Erst nur noch lesend, dann für einzelne Abteilungen gesperrt, am Ende ganz. Der Moment, in dem niemand mehr fragt, wo es geblieben ist, ist der richtige.
Bei Access-Datenbanken und anderen im Haus gewachsenen Anwendungen ist das fast immer der bessere Weg, weil die vielen kleinen Regeln so Bereich für Bereich sichtbar werden, statt an einem Tag alle auf einmal zu fehlen.
Was beide Wege brauchen
Der Weg entscheidet über Tempo und Risiko, nicht über die Hausaufgaben. Drei Dinge brauchen beide:
- Eine geplante Datenübernahme. Welche Daten kommen mit, welche bleiben in einem Archiv, wer bereinigt vorher? Beim Stichtag alles auf einmal, schrittweise je Bereich.
- Eine Testfassung. Ein Stand des neuen Systems mit echten, übernommenen Daten, in dem die Fachabteilung den Ablauf durchspielt, bevor er gilt. Wer ohne Testfassung umstellt, testet im laufenden Betrieb.
- Einen Ansprechpartner im Betrieb. Jemand, der den Ablauf kennt, Fragen entscheiden darf und nach der Umstellung erreichbar ist.
Fragen vor der Entscheidung
- Was passiert im Betrieb, wenn das neue System am ersten Morgen nicht läuft?
- Lässt sich das alte System mit dem neuen verbinden, oder wäre Parallelbetrieb doppelte Erfassung?
- Welcher Bereich hat heute den größten Druck - und ließe er sich allein umstellen?
- Wer schult die Mitarbeiter, und wie viele auf einmal?
- Gibt es einen Termin, der den Stichtag vorgibt, etwa den Jahreswechsel in der Buchhaltung?
Wir lösen Altsysteme schrittweise ab, weil der Rückweg offen bleibt und der Betrieb weiterläuft. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite zum Ablösen von Altsystemen.
