In fast jedem Betrieb gibt es das eine Programm, an dem alles hängt. Es wurde vor langer Zeit eingeführt oder von jemandem im Haus entwickelt, es kennt jeden Sonderweg, und niemand möchte es anfassen. Die Frage „Müssen wir das ablösen?“ kommt meist nicht aus Unzufriedenheit, sondern aus Sorge: Was passiert, wenn es eines Morgens nicht mehr startet?

Die Antwort ist nicht immer „ja“. Software altert anders als Maschinen. Ein Programm, das stabil läuft, gepflegt wird und mitwächst, kann sehr lange gut sein. Dieser Beitrag hilft beim Unterscheiden: zwischen alt und am Ende, und zwischen Anzeichen, die man beobachten sollte, und solchen, bei denen man handeln muss.

Alt ist nicht gleich am Ende

Ein System ist alt, wenn seine Oberfläche aus einer anderen Zeit stammt, wenn es Begriffe verwendet, die im Betrieb längst anders heißen, wenn die Mitarbeiter es aus Gewohnheit bedienen und Neue sich wundern. Nichts davon ist ein Grund zum Wechsel. Solange es tut, was der Betrieb braucht, jemand es pflegen kann und die Daten herauskommen, ist alt und stabil ein Vorteil: Es ist eingespielt, und die Kosten sind bekannt.

Am Ende ist ein System, wenn eine dieser drei Bedingungen kippt - wenn niemand es mehr pflegen kann, wenn es nicht mehr tut, was der Betrieb braucht, oder wenn die Daten nicht mehr herauskommen.

Woran Sie merken, dass es am Ende ist

  • Der Entwickler ist weg. Das Programm hat jemand im Haus oder ein kleines Büro entwickelt, und diese Person ist in Rente, hat gewechselt oder ist nicht mehr erreichbar. Der Quellcode liegt irgendwo oder nirgends.
  • Es läuft nur noch auf einem Rechner. Meist steht der im Büro in der Ecke, mit einer alten Windows-Version, die keine Updates mehr bekommt, und niemand traut sich, ihn neu zu starten.
  • Es gibt keine Updates mehr. Der Hersteller hat das Produkt eingestellt oder pflegt nur noch die Nachfolgeversion, auf die der Wechsel nie stattgefunden hat.
  • Daten kommen nur mit Tricks heraus. Der Export geht über einen Ausdruck, über Kopieren aus der Maske oder über eine Excel-Datei, die jemand mit einem Makro füllt.
  • Neue Anforderungen scheitern. Ein neuer Kunde braucht eigene Lieferscheine, die E-Rechnung muss verarbeitet werden, ein zweiter Standort kommt dazu - und das System kann es nicht, und niemand kann es ihm beibringen.
  • Die Mitarbeiter arbeiten drumherum. Neben dem System wachsen Excel-Listen, Zettel und Postfächer, in denen der eigentliche Ablauf stattfindet. Das System wird nur noch gefüttert, damit die Rechnung herauskommt.
  • Ausfälle häufen sich. Erst selten, dann immer öfter steht der Ablauf, weil das Programm hängt, die Datenbank voll ist oder der Drucker nicht mehr angesprochen wird.
  • Das Wissen liegt bei einer Person. Nur der langjährige Kollege weiß, welche Taste den Monatsabschluss auslöst und warum man das Feld nicht leer lassen darf. Ist er im Urlaub, wartet der Betrieb.

Ein oder zwei dieser Punkte kommen in vielen Betrieben vor und lassen sich einzeln beheben. Treffen vier oder mehr zu, ist das System am Ende, auch wenn es heute noch läuft.

Was zuerst zu tun ist

Bevor Sie ein neues System suchen, sichern Sie, was Sie haben. Drei Schritte, die keinen Anbieter brauchen:

  1. Bestandsaufnahme. Was macht das System heute? Welche Abläufe hängen daran, welche Belege kommen heraus, welche anderen Programme greifen darauf zu? Oft weiß das niemand vollständig, weil es über die Zeit gewachsen ist. Zusehen am Arbeitsplatz zeigt es.
  2. Daten sichern. Nicht nur die Sicherung, die vielleicht nachts läuft, sondern ein Export in ein lesbares Format: Kunden, Artikel, Aufträge, Belege. Prüfen Sie, ob der Export vollständig ist und sich öffnen lässt. Wenn Daten nur mit Tricks herauskommen, ist das der wichtigste Schritt.
  3. Wissen aufschreiben. Setzen Sie sich mit dem Kollegen, der das System kennt, an den Bildschirm und schreiben Sie auf, was er tut - jede Regel, jeden Handgriff, jede Ausnahme. Das ist die Grundlage für alles, was danach kommt, und es schützt vor dem Tag, an dem er nicht da ist.

Zwei Wege, ein System abzulösen

Steht fest, dass das System am Ende ist, gibt es zwei Wege.

Ein neues System einführen, mit Stichtag. Alle Daten werden übernommen, alle Mitarbeiter stellen an einem Tag um, das alte System wird abgeschaltet. Das passt, wenn das System klein ist, wenige Nutzer hat und ein Standardprogramm den Ablauf abdeckt.

Bereich für Bereich ablösen. Der Bereich mit dem größten Druck kommt zuerst ins neue System, das alte läuft für den Rest weiter, nach Möglichkeit über eine Schnittstelle verbunden. Nach und nach folgen die anderen Bereiche, bis das alte System nichts mehr zu tun hat. Das passt, wenn das System groß ist, viele Sonderwege kennt und der Betrieb sich keinen Stillstand leisten kann. Stichtag oder schrittweise vergleicht beide Wege im Einzelnen; bei Access-Datenbanken ist der zweite Weg fast immer der bessere.

Wir gehen bei der Ablösung den zweiten Weg und entwickeln dafür auf ElbDesk, unserem individuellen ERP: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Belege bringt ElbDesk mit, Ihre Abläufe und Sonderwege kommen Bereich für Bereich dazu. Haben Sie ein ERP, bleibt es - Buchhaltung und Lager bleiben aus. Was mit den Daten geschieht, beschreibt der Beitrag zur Datenübernahme.

Fragen vor der Entscheidung

  • Wer kann das System heute noch ändern - und wer, wenn diese Person ausfällt?
  • Kommen alle Daten in einem lesbaren Format heraus?
  • Welche neue Anforderung konnte das System zuletzt nicht erfüllen?
  • Wie viel läuft heute neben dem System, in Excel, auf Zetteln, im Postfach?
  • Was passiert im Betrieb, wenn das System morgen nicht startet?

Wer die letzte Frage nicht ruhig beantworten kann, hat seine Antwort. Wie eine Ablösung ohne Stichtag abläuft, zeigt unsere Seite zum Ablösen von Altsystemen.