FileMaker, heute Claris FileMaker, ist in vielen Betrieben das, was Access in anderen ist: eine Datenbank, die jemand im Haus oder ein freier Entwickler vor Jahren aufgebaut hat. Kunden, Aufträge, Projekte, Geräte, Prüfungen - oft deckt sie mehr ab als jedes gekaufte Programm, weil sie mit dem Betrieb gewachsen ist.

Genau das macht sie wertvoll. Und genau das macht die Ablösung heikel, denn in der Lösung stecken Jahre an Erfahrung, die nirgends sonst aufgeschrieben sind.

Warum FileMaker so verbreitet ist

FileMaker hat es Fachleuten ohne Programmierausbildung leicht gemacht, eigene Anwendungen zu entwickeln: Tabellen anlegen, Layouts zeichnen, Abläufe mit Scripts automatisieren. Mit einem FileMaker Server arbeiten mehrere Leute gleichzeitig, auf iPad und iPhone gibt es eine eigene App. Für viele Betriebe war das der schnellste Weg zu einer Software, die genau passt.

Die Lösung ist deshalb oft nicht schlecht. Sie ist nur an einem Punkt angekommen, an dem ihre Stärken nicht mehr reichen.

Woran Sie merken, dass es Zeit wird

  • Eine Person kennt die Lösung. Der Entwickler geht in den Ruhestand, hat kaum noch Zeit, oder die Mitarbeiterin, die sie aufgebaut hat, ist nicht mehr im Betrieb.
  • Änderungen werden riskant. Jede Anpassung hat Nebenwirkungen an Stellen, an die niemand gedacht hat.
  • Die Lösung passt nicht mehr zu den Geräten. Im Außendienst sind Android-Handys im Einsatz, oder Kunden und Partner sollen über den Browser zugreifen.
  • Andere Programme brauchen die Daten. Onlineshop, Buchhaltung oder ein Kundenportal sollen angebunden werden, und das wird mühsam.
  • Die Lizenzfrage kommt bei jeder Verlängerung wieder auf den Tisch, und niemand weiß, ob sich das noch lohnt.
  • Niemand weiß mehr genau, was die Scripts tun. Sie laufen, und alle hoffen, dass es so bleibt.

Keines dieser Anzeichen allein ist ein Grund für eine Ablösung. Treffen mehrere zu, lohnt sich ein genauer Blick. Weitere Anzeichen beschreibt der Ratgeber Woran Sie erkennen, dass Ihr System am Ende ist.

Was in einer FileMaker-Lösung steckt

Wer eine FileMaker-Lösung ablöst, übernimmt mehr als die Tabellen. Beim Aufnehmen lohnt es sich, auf diese Teile zu achten:

  • Tabellen und Beziehungen: Welche Daten gibt es, und wie hängen sie zusammen? Das ist meist der leichteste Teil.
  • Scripts: Hier stecken die Abläufe. Was passiert, wenn ein Auftrag abgeschlossen wird? Wann wird eine E-Mail verschickt? Welche Nummern werden wie vergeben?
  • Berechnete Felder: Preise, Rabatte, Fristen, Status. Oft stecken wichtige Geschäftsregeln in einer Formel, die niemand mehr ansieht.
  • Layouts: Nicht nur Bildschirme, sondern auch Druckvorlagen für Angebote, Lieferscheine, Prüfberichte. Sie zeigen, welche Angaben im Alltag wirklich gebraucht werden.
  • Rechte: Wer darf was sehen und ändern? In gewachsenen Lösungen ist das oft großzügiger, als es sein sollte.
  • Anbindungen: Exporte für die Buchhaltung, Importe aus dem Shop, Mails an Kunden. Oft laufen sie nebenbei und fallen erst auf, wenn sie fehlen.
  • Dokumente: Bilder, PDFs und Anhänge, die direkt in der Datenbank liegen.

Schritt für Schritt statt Stichtag

Der naheliegende Plan ist ein Stichtag: an einem Wochenende alles umstellen. Bei einer gewachsenen Lösung ist das riskant, weil erst im Betrieb auffällt, welche Regel vergessen wurde. Oft ist der schrittweise Weg sicherer, wenn sich Daten und Bereiche sinnvoll trennen lassen. Beide Wege vergleicht der Ratgeber Umstellung mit Stichtag oder schrittweise.

1. Aufnehmen, was die Lösung heute leistet

Gemeinsam mit den Leuten, die täglich damit arbeiten, wird aufgeschrieben, welche Bereiche es gibt, wer was nutzt und welche Regeln dahinterstecken. Scripts und berechnete Felder werden dabei gelesen, nicht erraten. Oft zeigt sich, dass manche Teile seit Jahren niemand mehr öffnet.

2. Den ersten Bereich wählen

Welcher Bereich macht heute den meisten Ärger oder bringt umgestellt den größten Nutzen? Mit diesem Bereich wird angefangen. Das kann der Außendienst sein, der endlich auf jedem Handy arbeiten soll, oder das Angebotswesen, das an den Shop angebunden werden soll.

3. Übergänge regeln

Solange beide Systeme laufen, muss klar sein, welches System welche Daten führt. Nach Möglichkeit tauschen beide Systeme in dieser Zeit Daten aus, etwa über einen Export oder eine Schnittstelle. FileMaker kann Daten in gängigen Formaten ausgeben, und für den Zugriff von außen gibt es verschiedene Wege. Welche davon Ihre Lösung nutzen kann, hängt von der Einrichtung ab.

4. Bereich für Bereich umziehen

Dann folgt der nächste Bereich. Ist der letzte umgezogen, wird die FileMaker-Lösung abgeschaltet, und eine schreibgeschützte Kopie bleibt als Archiv, solange sie gebraucht wird.

Was mit den Daten passiert

Daten aus FileMaker zu holen, ist technisch meist nicht das Problem. Schwieriger ist, was man dabei findet: doppelte Kunden, Freitext statt fester Auswahl, Felder, die über die Jahre ihre Bedeutung geändert haben. Die Übernahme sollte deshalb früh geprobt werden - einmal alles übertragen, prüfen, bereinigen, wiederholen. Wie das abläuft, steht im Ratgeber Altdaten ins neue System.

Womit ablösen?

Für die neue Lösung gibt es drei Wege: eine Standardsoftware, die den Prozess abdeckt, eine eigens entwickelte Anwendung oder eine Mischung aus beidem. Weil FileMaker-Lösungen meist sehr genau zum Betrieb passen, ersetzt eine Standardsoftware sie selten ohne Abstriche. Die Frage ist, auf welche Abstriche Sie sich einlassen können.

Wir lösen Altsysteme mit ElbDesk ab, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt ElbDesk mit, entwickelt wird nur, was Ihren Prozess ausmacht. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt unsere Seite zur Ablösung von Altsystemen. Ein ähnliches Vorgehen für Access beschreibt der Ratgeber Eine Access-Datenbank ablösen.

Checkliste vor dem Start

  • Wer kennt die Lösung am besten, und ist diese Person für die Aufnahme erreichbar?
  • Liegen alle Zugänge bei Ihnen: Server, Admin-Konto, Lizenzen?
  • Gibt es eine aktuelle Sicherung, die schon einmal zurückgespielt wurde?
  • Welche Scripts laufen automatisch, etwa nachts oder beim Speichern?
  • Welche anderen Programme lesen oder schreiben Daten?
  • Welcher Bereich macht heute den meisten Ärger?