Microsoft Access ist in vielen mittelständischen Betrieben eine stille Stütze. Irgendwann hat jemand, der sich gut mit Excel und ein wenig Programmierung auskannte, eine Datenbank entwickelt: für Reklamationen, Prüfberichte, Wartungsverträge oder Kalkulationen. Sie läuft seit Jahren, und inzwischen hängt ein wichtiger Teil des Betriebs daran.

Warum so viele Betriebe an Access hängen

Access war lange der einfachste Weg zu einer eigenen Anwendung. Es steckt in vielen Office-Paketen, man braucht keinen Server, und Formulare, Abfragen und Berichte lassen sich zusammenklicken. Genau das macht Access zur guten Lösung für den Anfang - und zum Problem, wenn die Anwendung wächst.

Woran Sie merken, dass es Zeit wird

  • Mehrere Leute arbeiten gleichzeitig darin, und es kommt zu Sperren oder beschädigten Dateien.
  • Die Datenbank liegt auf einem Netzlaufwerk und ist über VPN oder aus dem Homeoffice kaum noch nutzbar.
  • Die Datei wird groß. Eine Access-Datei darf höchstens 2 GB groß werden, und schon vorher wird es zäh.
  • Nur eine Person versteht, wie es funktioniert. Die Regeln stecken in Abfragen, Makros und VBA-Code, den sonst niemand liest.
  • Updates machen Ärger. Nach einem Office-Update funktioniert ein Formular nicht mehr, oder eine Erweiterung läuft nur in der 32-Bit-Fassung.
  • Unterwegs geht nichts. Auf Tablet oder Handy lässt sich Access nicht sinnvoll nutzen.

Warum der große Umstieg meist scheitert

Der naheliegende Plan: ein neues System suchen, alles auf einmal umstellen, an einem Stichtag die alte Datenbank abschalten. Dabei geht oft genau das verloren, was die Access-Anwendung wertvoll macht - die vielen kleinen Regeln, die über Jahre hineingewachsen sind. Welche Rabattstaffel für welchen Kunden gilt, wann ein Prüfbericht als erledigt zählt, welcher Sonderweg für einen Großkunden eingebaut wurde: Das steht in keinem Lastenheft, sondern nur in der Datenbank.

Dazu kommt das Risiko des Stichtags selbst. Läuft an diesem Tag etwas nicht, steht der Ablauf still, und der Weg zurück ist verbaut.

Schritt für Schritt statt Stichtag

Der sicherere Weg hat drei Schritte, und nach jedem entscheiden Sie neu.

1. Aufnehmen, was drinsteckt

Zuerst wird aufgeschrieben, was die Datenbank heute leistet: welche Tabellen es gibt, wer welche Formulare benutzt, welche Regeln in Abfragen und Code stecken, welche Berichte regelmäßig gebraucht werden. Dabei zeigt sich oft, dass ein Teil gar nicht mehr genutzt wird und ein anderer Teil täglich unverzichtbar ist.

2. Die Daten auf sicheren Boden stellen

Oft lohnt es sich, als Erstes die Daten aus der Access-Datei in eine richtige Datenbank auf einem Server zu verlagern, etwa Microsoft SQL Server. Access kann vorerst als Oberfläche weiterlaufen und greift dann auf die Daten im Server zu. Für die Mitarbeiter ändert sich wenig. Die Dateigröße spielt aber keine Rolle mehr, gleichzeitiges Arbeiten wird stabiler, und die Daten lassen sich sauber sichern.

3. Bereich für Bereich umziehen

Dann zieht ein Bereich nach dem anderen in die neue Anwendung um - zuerst der, der am meisten Ärger macht oder den meisten Nutzen bringt. Die alte Oberfläche und die neue Anwendung arbeiten so lange auf denselben Daten. Ist der letzte Bereich umgezogen, wird Access abgeschaltet. Nicht vorher.

Was mit den Daten passiert

Bei jeder Ablösung stellt sich die Frage, welche Daten mitkommen. Sinnvoll ist es, die Übernahme früh zu üben: einmal alle Daten probeweise übertragen, prüfen, was auffällt, bereinigen, wiederholen. Doppelte Kunden, leere Pflichtfelder und Freitext, wo eigentlich eine Auswahl stehen sollte, fallen so früh auf und nicht erst am letzten Tag.

Womit ablösen?

Für die neue Anwendung gibt es drei Wege: eine Standardsoftware, die den Ablauf abdeckt, eine eigens entwickelte Anwendung oder eine Mischung aus beidem. Welcher passt, beschreibt der Ratgeber Individualsoftware oder Standardsoftware?

Wir lösen Altsysteme mit ElbDesk ab, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt ElbDesk mit, entwickelt wird nur, was Ihren Ablauf ausmacht. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt unsere Seite zur Ablösung von Altsystemen.

Checkliste vor dem Start

  • Wer kennt die Datenbank am besten, und hat diese Person Zeit für die Aufnahme?
  • Gibt es eine aktuelle Sicherung, die schon einmal zurückgespielt wurde?
  • Welche Teile werden täglich genutzt, welche nie?
  • Welche anderen Programme lesen oder schreiben in die Datenbank?
  • Welcher Bereich macht heute den meisten Ärger?