Wer eine neue Software braucht, landet schnell bei der Grundsatzfrage: etwas Fertiges kaufen oder etwas Eigenes entwickeln lassen? Beide Wege haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist nicht, was allgemein besser ist, sondern was zu dem Ablauf passt, um den es geht.
Was Standardsoftware gut kann
Standardsoftware ist für viele Kunden entwickelt. Genau das ist ihre Stärke:
- Sie ist sofort da. Sie können sie ausprobieren, bevor Sie sich festlegen.
- Sie bildet das Übliche gut ab. Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail, Tabellen: Hier arbeiten alle Betriebe ähnlich, und die Anbieter haben viele Jahre Erfahrung eingebaut.
- Gesetzliche Änderungen kommen mit dem Update. Ändern sich Steuersätze oder Meldewege, zieht der Anbieter nach.
- Viele kennen sich damit aus. Neue Mitarbeiter kennen DATEV, Microsoft 365 oder ein verbreitetes ERP oft schon aus dem letzten Job.
Die Kehrseite: Standardsoftware bildet ab, wie sich der Anbieter Ihren Ablauf vorstellt. Passt Ihr Ablauf nicht dazu, passen Sie sich an die Software an - oder Sie arbeiten um sie herum.
Was Individualsoftware gut kann
Individualsoftware wird für einen Betrieb entwickelt. Ihre Stärken liegen genau dort, wo Standardsoftware schwach ist:
- Sie folgt Ihrem Ablauf. Masken, Freigaben und Auswertungen sehen so aus, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten.
- Sie enthält nur, was Sie brauchen. Keine hundert Menüpunkte, von denen fünf genutzt werden.
- Sie wächst mit. Kommt ein neuer Geschäftszweig dazu, wird die Software erweitert, statt ein weiteres Programm daneben zu stellen.
- Sie kann Ihnen gehören. Mit den Rechten am Quellcode hängen Sie nicht davon ab, was ein Anbieter mit seinem Produkt vorhat.
Die Kehrseite: Sie brauchen jemanden, der die Software entwickelt und sie danach betreut und weiterentwickelt. Und am Anfang steht Arbeit, die bei Standardsoftware wegfällt: Der Ablauf muss beschrieben werden, bevor jemand etwas entwickeln kann.
Der Vergleich auf einen Blick
| Standardsoftware | Individualsoftware | |
|---|---|---|
| Start | sofort, nach der Einrichtung | nach Konzept und Entwicklung |
| Passung | Sie passen sich an | die Software passt sich an |
| Laufende Kosten | Lizenz oder Abo je Nutzer | Betrieb und Weiterentwicklung |
| Änderungswünsche | beim Anbieter anfragen, oft ohne Erfolg | lassen sich umsetzen |
| Abhängigkeit | vom Anbieter und seiner Planung | vom Entwickler, abgefedert durch Quellcode und Dokumentation |
| Stärke | Abläufe, die überall gleich sind | Abläufe, die Sie besonders machen |
Die Frage hinter der Frage: Wie besonders ist Ihr Ablauf?
Die meisten Entscheidungen werden leichter, wenn Sie den Ablauf in zwei Teile trennen.
Der Teil, der überall gleich ist. Rechnungen buchen, Gehälter abrechnen, Termine verwalten. Hier gewinnt Standardsoftware fast immer. Eine eigene Buchhaltung zu entwickeln, lohnt sich für einen mittelständischen Betrieb nicht.
Der Teil, der Sie unterscheidet. Wie Sie Angebote kalkulieren, wie Aufträge durch die Fertigung laufen, wie Sie Ihre Kunden betreuen. Genau hier zeigen sich die typischen Zeichen, dass Standardsoftware nicht mehr reicht:
- Neben dem System läuft eine Excel-Liste, ohne die nichts geht.
- Daten werden von einem Programm ins andere abgetippt.
- Die Software wurde so oft angepasst, dass niemand mehr ein Update wagt.
- Mitarbeiter haben sich Umwege angewöhnt, die nur sie selbst kennen.
Der Mittelweg: Standard für das Übliche, eigene Software für das Besondere
In der Praxis ist es selten ein Entweder-oder. Oft ist die beste Lösung: Die Standardsoftware behält, was sie gut kann, und daneben entsteht eine eigene Anwendung für den Teil, der nicht hineinpasst. Beide sind über Schnittstellen verbunden, damit nichts doppelt erfasst wird.
Das hat zwei Vorteile. Die Standardsoftware bleibt updatefähig, weil niemand in ihrem Inneren herumbaut. Und die eigene Anwendung bleibt überschaubar, weil sie nur das Besondere abbildet.
Wir entwickeln solche Anwendungen in der Regel auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente sind dort schon vorhanden und entstehen nicht für jedes Projekt neu. Haben Sie ein ERP, bleibt es.
Worauf Sie bei Individualsoftware achten sollten
Eigene Software ist nur so gut wie die Bedingungen, unter denen sie entsteht. Klären Sie vor dem Start:
- Wem gehört der Quellcode? Sie sollten ihn bekommen oder jederzeit herausverlangen können.
- Wie wird dokumentiert? Ohne Beschreibung der Abläufe und der Technik kann später niemand anderes weiterentwickeln.
- Wer betreibt die Software? Server, Backups, Updates und Überwachung müssen geregelt sein, bevor der erste Mitarbeiter damit arbeitet.
- Wie wird entwickelt? Besser Schritt für Schritt mit einem ersten nutzbaren Stand als ein großes Paket am Ende einer langen Wartezeit.
- Wer ist Ihr Ansprechpartner? Eine Person, die Ihren Betrieb kennt, ist mehr wert als ein Ticketsystem.
Fünf Fragen für Ihre Entscheidung
- Machen alle Betriebe Ihrer Branche diesen Ablauf gleich - oder ist er ein Grund, warum Kunden zu Ihnen kommen?
- Wie viele Umwege und Nebenlisten gibt es heute rund um die bestehende Software?
- Wie oft ändert sich der Ablauf? Was sich ständig ändert, braucht Software, die mitgeht.
- Wie viele Mitarbeiter arbeiten täglich damit? Je mehr es sind, desto mehr zahlt sich eine passende Oberfläche aus.
- Wollen Sie in fünf Jahren noch davon abhängen, was ein Anbieter mit seinem Produkt vorhat?
Wenn Sie bei den ersten beiden Fragen zögern, lohnt sich ein genauer Blick auf den Ablauf, bevor Sie sich für eine Software entscheiden. Was dabei herauskommt, beschreibt der Ratgeber Grobkonzept und Feinkonzept.
