Fast jeder Betrieb arbeitet mit mehreren Programmen: einem Onlineshop, einer Warenwirtschaft, einem Versandprogramm, einer Buchhaltung. Ohne Verbindung zwischen ihnen tippt jemand die Daten von einem Programm ins nächste. Eine Schnittstelle nimmt ihm das ab.

Eine Schnittstelle in einem Satz

Eine Schnittstelle ist eine vereinbarte Stelle, an der ein Programm Daten an ein anderes übergibt oder von ihm abholt - in einer Form, die beide verstehen.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Ein Kunde bestellt im Onlineshop. Sind die Systeme verbunden, passiert Folgendes:

  1. Der Shop übergibt die Bestellung an die Warenwirtschaft.
  2. Die Warenwirtschaft prüft den Bestand und legt den Auftrag an.
  3. Das Versandprogramm bekommt die Lieferadresse und erzeugt das Etikett, zum Beispiel für DHL oder DPD.
  4. Die Sendungsnummer geht zurück an den Shop, der Kunde bekommt seine Versandmail.
  5. Die Rechnung landet in der Buchhaltung, etwa in DATEV.

Ohne Schnittstellen sind das fünf Stellen, an denen jemand Daten abschreibt - und fünf Stellen, an denen Fehler entstehen.

Die gängigen Arten

Programmierschnittstelle (API). Das Programm bietet feste Adressen an, über die ein anderes Programm Daten abfragen oder schicken kann. Die meisten neueren Systeme haben eine, etwa Shopify, Shopware oder die großen ERP-Systeme. Das ist heute der übliche Weg.

Dateiaustausch. Ein Programm legt eine Datei ab, meist CSV oder XML, und das andere holt sie ab. Einfach und robust, aber nicht sofort, und jemand muss darauf achten, dass keine Datei liegen bleibt.

EDI. Der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Dazu gleich mehr.

Direkter Zugriff auf die Datenbank. Ein Programm liest oder schreibt direkt in die Datenbank des anderen. Das funktioniert, ist aber empfindlich: Ändert der Hersteller seine Datenbank, bricht die Verbindung.

Die Notlösung: die Oberfläche bedienen. Hat ein älteres System gar keine Schnittstelle, kann ein Programm die Bedienung nachahmen und Daten so eintragen wie ein Mensch. Das ist der letzte Ausweg, wenn nichts anderes geht.

Was ist EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange, den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen gehen dabei nicht als PDF per E-Mail, sondern als strukturierte Daten direkt von System zu System.

Wichtig sind feste Formate, auf die sich alle Beteiligten einigen:

  • EDIFACT ist der internationale Standard und im Handel verbreitet. Viele große Handelsketten verlangen von ihren Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen so auszutauschen.
  • VDA ist der Standard der deutschen Automobilindustrie.
  • XRechnung und ZUGFeRD sind die Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland. Seit 2025 müssen Unternehmen solche E-Rechnungen empfangen können, das Versenden wird schrittweise Pflicht. Was davon wann für Sie gilt, klärt Ihr Steuerberater.

Oft läuft EDI über einen Dienstleister, der die Formate übersetzt und die Verbindung zu den Handelspartnern hält. Ihre Warenwirtschaft muss die Daten dann nur in einer Form liefern, die dieser Dienstleister versteht.

Woran Sie eine gute Schnittstelle erkennen

Dass Daten fließen, ist nur die halbe Arbeit. Eine gute Schnittstelle beantwortet auch die Fragen, die erst im Alltag kommen:

  • Was passiert bei einem Fehler? Ist ein System kurz nicht erreichbar, darf keine Bestellung verloren gehen. Die Schnittstelle versucht es später erneut.
  • Wird etwas doppelt angelegt? Kommt dieselbe Bestellung zweimal, darf es trotzdem nur einen Auftrag geben.
  • Merkt jemand, wenn es hakt? Eine Schnittstelle, die still stehen bleibt, fällt sonst erst auf, wenn sich Kunden beschweren.
  • Ist nachvollziehbar, was übertragen wurde? Ein Protokoll zeigt, welche Daten wann wohin gingen.
  • Ist sie beschrieben? Wer die Schnittstelle später anfassen muss, braucht eine Dokumentation.

Und wenn ein System keine Schnittstelle hat?

Gerade ältere Systeme haben oft keine oder nur eine sehr eingeschränkte Schnittstelle. Meist gibt es trotzdem einen Weg: einen Export, den das System ohnehin kann, einen Zugriff auf die Datenbank oder im Zweifel die Notlösung über die Oberfläche. Welcher Weg sich eignet, hängt vom System ab. Deshalb binden wir bestehende Systeme nach Möglichkeit an und sagen vorher, wo die Grenzen liegen.

Vor dem ersten Gespräch

Wenn Sie überlegen, Ihre Systeme zu verbinden, helfen diese Fragen:

  • Welche Programme sind beteiligt, und welche Daten sollen fließen?
  • In welche Richtung, und wie schnell muss es gehen?
  • Welches System gilt, wenn dieselbe Information an zwei Stellen steht?
  • Wer soll benachrichtigt werden, wenn etwas nicht klappt?