Für viele Betriebe war die Rechnung bisher eine PDF: im Programm erstellt, per E-Mail verschickt, beim Kunden ausgedruckt oder abgelegt. Diese Zeit geht zu Ende. Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland werden schrittweise auf die E-Rechnung umgestellt, und zwar in beide Richtungen: Sie müssen sie empfangen können und bald auch selbst ausstellen.

Dieser Beitrag erklärt, was sich ändert, und gibt den Stand von September 2026 wieder. Wie die Regeln für Ihren Betrieb im Einzelnen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Hier geht es darum, was Ihre Programme und Abläufe dafür können müssen.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat. Ein Programm kann sie lesen, ohne dass jemand etwas abtippt oder ein Texterkennungsprogramm raten muss. Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze und Beträge stehen in festen Feldern.

Eine PDF ist das nicht, auch wenn sie am Computer erstellt und per E-Mail verschickt wurde. Für das Finanzamt gilt sie seit 2025 als „sonstige Rechnung“. Dasselbe gilt für eine eingescannte Papierrechnung.

Welche Formate gelten

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

  • XRechnung: eine reine Datei im XML-Format, ohne Ansicht für das Auge. Sie ist aus Rechnungen an Behörden bekannt. Lesbar wird sie erst mit einem Programm, das sie darstellt.
  • ZUGFeRD: eine PDF, in die die Daten als XML-Datei eingebettet sind. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, das Programm liest die Daten. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügen die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht, weil darin Pflichtangaben fehlen.

Beide Formate folgen derselben europäischen Norm. Andere Formate sind möglich, wenn sie die Daten nach dieser Norm richtig wiedergeben. Im Alltag begegnen Ihnen aber fast immer diese beiden.

Die Termine

  • Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen im Inland empfangen können. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt dafür ein E-Mail-Postfach.
  • 2025 und 2026: Beim Versand gilt eine Übergangszeit. Papierrechnungen sind noch erlaubt, PDF-Rechnungen und andere elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls.
  • Ab 1. Januar 2027: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss für Leistungen an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis Ende 2027 noch wie bisher abrechnen. EDI-Rechnungen sind 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter möglich.
  • Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im Inland.

Mehr zum Stichtag 2027 steht in unserem Beitrag E-Rechnung ab 2027.

Was nicht betroffen ist

  • Rechnungen an Privatkunden: Hier bleibt es bei Papier oder PDF.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
  • Rechnungen von Kleinunternehmern: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen.

Empfangen müssen aber auch Betriebe, die fast nur an Privatkunden verkaufen, denn ihre Lieferanten schicken ihnen E-Rechnungen.

Was Ihre Software beim Versand können muss

Die Rechnung muss aus einem Programm kommen, das die Daten sauber führt. Eine Rechnung aus Word oder Excel lässt sich nicht in eine E-Rechnung verwandeln, ohne dass jemand die Felder noch einmal einträgt.

Die meisten aktuellen Warenwirtschaften, Rechnungsprogramme und ERP-Systeme können XRechnung und ZUGFeRD erzeugen. Prüfen Sie trotzdem genau:

  • Welches Format und welches Profil gibt das Programm aus?
  • Sind die Stammdaten vollständig? Eine E-Rechnung braucht zum Beispiel die Anschrift des Kunden in festen Feldern und bei Behörden eine Leitweg-ID. Lücken in den Stammdaten fallen jetzt auf.
  • Wie kommt die Rechnung zum Kunden? Per E-Mail an eine eigene Rechnungsadresse, über ein Portal oder per EDI?
  • Was passiert mit Gutschriften, Abschlagsrechnungen und Stornos? Auch sie brauchen das richtige Format.

Was Ihre Software beim Empfang können muss

Beim Empfang zeigt sich der Nutzen. Eine E-Rechnung bringt ihre Daten mit. Niemand muss sie abtippen, und kein Programm muss eine PDF auslesen. Das klappt aber nur, wenn der Ablauf danach mitspielt:

  • Die XML-Datei muss für Menschen lesbar dargestellt werden, damit jemand die Rechnung sachlich prüfen kann.
  • Die Rechnung sollte automatisch zugeordnet werden: zum Lieferanten, zur Bestellung, zum Wareneingang.
  • Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung sollten ohne Ausdruck laufen. Wer die E-Rechnung ausdruckt, abzeichnet und wieder einscannt, macht aus einer sauberen Datei ein Bild.

Wie das Schritt für Schritt aussieht, beschreibt der Beitrag Eingangsrechnungen automatisch erfassen.

Aufbewahren

Bei einer E-Rechnung gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung der strukturierte Teil, also die XML-Datei, als Original. Er muss unverändert und auffindbar aufbewahrt werden. Die Ansicht als PDF allein reicht nicht. Welche Aufbewahrung in Ihrem Betrieb genügt und was bei ZUGFeRD mit der PDF-Ansicht gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wo es in der Praxis hakt

  • Mehrere Programme schreiben Rechnungen: der Shop, die Warenwirtschaft, ein Programm für Serviceaufträge. Jedes muss E-Rechnungen können, oder die Rechnungen laufen künftig über ein Programm.
  • Rechnungen entstehen noch in Word. Oft für Ausnahmen wie Montage, Reparatur oder Nachberechnung. Genau diese Rechnungen brauchen jetzt einen eigenen Weg.
  • Die Eingangsrechnungen liegen verteilt in persönlichen Postfächern. Legen Sie eine zentrale Adresse fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
  • Die Übergabe an die Buchhaltung ist Handarbeit. Wie Belege digital zum Steuerberater kommen, steht im Beitrag Belege an DATEV übergeben.

Wo mehrere Programme Rechnungen schreiben oder empfangen und ihre Daten nicht zusammenpassen, kann eine Schnittstelle sie nach Möglichkeit zusammenführen, ohne dass Sie Ihre bestehenden Programme austauschen müssen.

Checkliste

  • Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz 2026, und ab wann müssen Sie E-Rechnungen ausstellen?
  • Welche Programme schreiben heute Rechnungen, und kann jedes davon XRechnung oder ZUGFeRD?
  • Gibt es Rechnungen, die noch in Word oder Excel entstehen?
  • Gibt es eine zentrale Adresse für Eingangsrechnungen?
  • Haben Sie ein Programm, das eine XRechnung lesbar anzeigt?
  • Hat Ihr Steuerberater bestätigt, wie E-Rechnungen aufbewahrt und übergeben werden?