Stand: September 2026. Die Fristen gelten wie geplant. Eine Änderung war Anfang September 2026 nicht beschlossen.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand galt bisher eine Übergangszeit: Papier und PDF waren weiter erlaubt. Für einen Teil der Betriebe endet sie jetzt.

  • Umsatz 2026 über 800.000 Euro: Ab 1. Januar 2027 müssen Sie Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen, also als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr.
  • Umsatz 2026 bis 800.000 Euro: Sie dürfen bis Ende 2027 noch Papier- und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen verschicken.
  • EDI: Wer Rechnungen per EDI austauscht, darf das 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter tun.
  • Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im Inland.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Viele Betriebe wissen erst nach dem Jahresabschluss genau, wo sie liegen. Wer in der Nähe der Grenze ist, sollte sich deshalb so vorbereiten, als läge er darüber.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Was Sie bis zum Jahreswechsel erledigen sollten

  1. Mit dem Steuerberater klären, ob Sie ab 2027 betroffen sind und wie E-Rechnungen aufbewahrt und übergeben werden.
  2. Alle Stellen auflisten, an denen Rechnungen entstehen: Warenwirtschaft, Shop, Serviceprogramm, und die Rechnungen, die noch in Word geschrieben werden. Jede davon braucht ab dem Stichtag einen Weg zur E-Rechnung.
  3. Prüfen, ob Ihre Programme das richtige Format ausgeben. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht.
  4. Eine Probe-Rechnung schicken. Am besten an einen Kunden, der E-Rechnungen schon verarbeitet, und mit der Bitte um Rückmeldung.
  5. Stammdaten nachziehen. Fehlende Anschriftsfelder, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Leitweg-IDs für Behörden fallen jetzt auf.
  6. Den Empfang ordnen. Eine zentrale Adresse für Eingangsrechnungen, und ein Programm, das XRechnungen lesbar darstellt.

Warum sich mehr als die Pflicht lohnt

Die E-Rechnung ist nicht nur eine Vorschrift. Sie bringt ihre Daten mit. Wer eingehende Rechnungen nicht mehr ausdruckt, sondern direkt zuordnet, prüft und freigibt, spart die Arbeit, die heute zwischen Postfach und Buchhaltung liegt. Wie das geht, steht im Beitrag Eingangsrechnungen automatisch erfassen.

Die Grundlagen zu Formaten, Terminen und Aufbewahrung finden Sie im Ratgeber E-Rechnung im Betrieb. Wenn mehrere Programme in Ihrem Betrieb Rechnungen schreiben und nicht alle E-Rechnungen können, sprechen Sie uns an. Manchmal reicht eine Schnittstelle, statt ein Programm auszutauschen.