In vielen Betrieben ist die Eingangsrechnung der Beleg mit den meisten Stationen. Sie kommt in irgendein Postfach, jemand leitet sie weiter, druckt sie aus, legt sie in eine Mappe. Der Einkauf prüft, ob die Ware da ist. Die Geschäftsführung zeichnet ab. Die Buchhaltung scannt sie wieder ein und schickt sie zum Steuerberater. Bezahlt wird, wenn alles durch ist, und manchmal erst nach der Mahnung.

Dieser Weg lässt sich fast vollständig digital abbilden. Dabei helfen zwei Dinge: die E-Rechnung, die ihre Daten mitbringt, und KI, die Rechnungen ohne diese Daten lesen kann. Beide ersetzen aber nicht die Prüfung, ob die Rechnung stimmt.

Der Weg einer Eingangsrechnung

Egal ob auf Papier oder digital, jede Eingangsrechnung durchläuft dieselben Schritte:

  1. Eingang: Die Rechnung kommt an, per E-Mail, Post oder Portal.
  2. Erfassung: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze werden festgehalten.
  3. Zuordnung: Zu welcher Bestellung, welchem Auftrag, welcher Kostenstelle gehört sie?
  4. Prüfung: Stimmen Menge und Preis? Ist die Ware angekommen, ist die Leistung erbracht?
  5. Freigabe: Jemand mit Befugnis gibt die Rechnung zur Zahlung frei.
  6. Buchung: Die Rechnung geht mit ihren Daten an die Buchhaltung oder den Steuerberater.
  7. Zahlung: Sie wird rechtzeitig bezahlt, möglichst mit Skonto.

Heute hängt an fast jedem dieser Schritte ein Mensch, der etwas abtippt, weiterleitet oder sucht. Das Ziel ist nicht, die Menschen herauszunehmen. Das Ziel ist, dass sie nur noch das tun, wofür man sie braucht: prüfen und entscheiden.

Schritt 1: Ein Eingang statt vieler Postfächer

Solange Rechnungen in persönlichen Postfächern landen, hilft keine Software. Der erste Schritt ist deshalb organisatorisch: eine zentrale Adresse wie rechnung@ihrbetrieb.de, die Sie allen Lieferanten mitteilen. Papierrechnungen werden an einer Stelle gescannt und landen im selben Eingang.

Schritt 2: Erfassen ohne Abtippen

Hier kommt es darauf an, in welcher Form die Rechnung ankommt.

E-Rechnung: Eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung bringt ihre Daten in festen Feldern mit. Ein Programm liest sie direkt, ohne Texterkennung und ohne Raten. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 und 2028 werden es immer mehr. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung im Betrieb.

PDF und Scan: Hier muss ein Programm die Daten aus dem Bild lesen. Früher ging das mit Texterkennung und festen Vorlagen je Lieferant. Heute können KI-Modelle auch Rechnungen lesen, die sie noch nie gesehen haben: Sie finden Rechnungsnummer, Beträge und Positionen, auch wenn jeder Lieferant sein Layout anders gestaltet. Das klappt meist gut, aber nicht immer. Deshalb gehört jede so gelesene Rechnung geprüft, bevor sie weiterläuft. Wie KI mit Dokumenten umgeht, beschreibt der Beitrag Wie KI Ihre Dokumente liest.

Schritt 3: Zuordnen

Das spart am meisten Zeit. Eine Rechnung, die automatisch der richtigen Bestellung zugeordnet wird, muss niemand mehr suchen. Dafür braucht es zwei Dinge:

  • Die Bestellung muss im System stehen. Wer per Telefon oder formloser E-Mail bestellt, hat später nichts, womit die Rechnung abgeglichen werden kann.
  • Der Lieferant muss eindeutig erkannt werden. Das gelingt über Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung oder Lieferantennummer, vorausgesetzt, die Stammdaten sind gepflegt.

KI kann hier Vorschläge machen: Diese Rechnung passt vermutlich zu jener Bestellung, diese Position gehört vermutlich auf jene Kostenstelle. Ein Vorschlag bleibt ein Vorschlag, bis ihn jemand bestätigt.

Schritt 4: Prüfen

Bei Material und Waren ist der bewährte Weg der Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Stimmen Mengen und Preise überein, kann die Rechnung ohne weiteres Zutun zur Freigabe. Weicht etwas ab, landet sie bei der Person, die bestellt hat, mit dem Hinweis, was nicht passt.

Bei Dienstleistungen, Reparaturen oder Beratung gibt es oft keinen Wareneingang. Hier bestätigt der Besteller, dass die Leistung erbracht wurde.

Schritt 5: Freigeben

Wer darf welche Rechnung freigeben? Das ist eine Frage für die Geschäftsführung, nicht für die Software. Typisch sind Betragsgrenzen: bis zu einem Betrag der Besteller, darüber zusätzlich die Abteilungsleitung, ab einem höheren Betrag die Geschäftsführung. Die Software setzt diese Regeln dann um, schickt die Rechnung an die richtige Person, erinnert, wenn eine Rechnung liegen bleibt, und hält fest, wer wann freigegeben hat. Wie solche Abläufe aufgebaut werden, steht im Beitrag Freigaben digital abbilden.

KI gibt nichts frei. Sie kann lesen, zuordnen und auf Auffälligkeiten hinweisen, zum Beispiel auf eine geänderte Bankverbindung beim Lieferanten. Die Entscheidung, Geld zu überweisen, trifft ein Mensch. Warum das so bleiben sollte, erklärt der Beitrag Was KI im Betrieb nicht kann.

Schritt 6: An die Buchhaltung übergeben

Die freigegebene Rechnung geht mit ihren Daten an die Buchhaltung, bei den meisten Betrieben an den Steuerberater über DATEV. Wie diese Übergabe funktioniert, beschreibt der Beitrag Belege an DATEV übergeben. Wie Rechnungen aufzubewahren sind, gerade E-Rechnungen im Original, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Womit Sie das umsetzen

Es gibt eigene Programme für den Rechnungseingang, und viele Warenwirtschaften und ERP-Systeme bringen einen Teil davon mit. Prüfen Sie zuerst, was vorhanden ist und nur nie eingerichtet wurde.

Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn der Weg der Rechnung in Ihrem Betrieb besonders ist: wenn Rechnungen gegen Aufträge oder Projekte geprüft werden, die in einem anderen System stehen, wenn mehrere Firmen oder Standorte mit eigenen Freigaberegeln zusammenkommen oder wenn die Rechnungsdaten in ein Programm müssen, das keinen fertigen Anschluss hat. Wo KI dabei wirklich Arbeit abnimmt und wo nicht, zeigt sich am besten an Ihren echten Rechnungen. Wie wir an solche Fragen herangehen, beschreibt unsere KI-Beratung.

Checkliste

  • Gibt es eine zentrale Adresse für Eingangsrechnungen, und kennen alle Lieferanten sie?
  • Wie viele Rechnungen kommen schon als E-Rechnung an?
  • Stehen Bestellungen im System, bevor die Rechnung kommt?
  • Sind Lieferanten mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung gepflegt?
  • Ist schriftlich festgelegt, wer bis zu welchem Betrag freigeben darf?
  • Wer prüft Rechnungen, die eine KI gelesen hat, bevor sie weiterlaufen?