„Das muss doch automatisch gehen“ - der Satz fällt in fast jedem Betrieb. Meist dann, wenn jemand zum dritten Mal am Tag dieselben Daten von einem Programm ins andere überträgt. Der Wunsch ist berechtigt. Aber Automatisierung ist kein Selbstzweck. Ein schlecht gewählter Ablauf wird automatisiert nicht besser, nur schneller falsch.

Dieser Ratgeber hilft beim Sortieren: welche Abläufe sich eignen, wo die Grenzen liegen, welche Werkzeuge es gibt und worauf Sie achten sollten.

Welche Abläufe sich eignen

Gute Kandidaten haben meist mehrere dieser Merkmale:

  • Sie wiederholen sich. Derselbe Ablauf läuft viele Male, jeden Tag oder jede Woche, immer nach demselben Muster.
  • Sie folgen festen Regeln. Wer etwas entscheidet, lässt sich in Sätzen beschreiben: Ist der Betrag unter einer Grenze, gibt die Teamleitung frei, sonst die Geschäftsführung.
  • Es wird viel abgetippt. Die Information existiert schon digital und wird von einem Menschen in ein zweites System übertragen. Mehr dazu im Ratgeber Doppelte Datenerfassung.
  • Daten wechseln zwischen Programmen. Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Versand: An jeder Übergabe kann eine Verbindung die Handarbeit ersetzen.
  • Jemand muss Bescheid bekommen. Ein Auftrag ist freigegeben, eine Lieferung verspätet, eine Frist läuft ab. Benachrichtigungen sind oft der einfachste Einstieg.
  • Belege entstehen nach Schema. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, die immer gleich aufgebaut sind.

Je mehr Merkmale zutreffen, desto eher lohnt sich der Aufwand.

Wo die Grenzen liegen

Nicht jeder Ablauf, der Zeit kostet, ist ein guter Kandidat:

  • Viele Ausnahmen. Läuft jeder zweite Vorgang anders, muss die Automatisierung jede Ausnahme kennen - oder sie landet am Ende doch wieder beim Menschen. Dann lohnt es sich oft, erst den Ablauf zu vereinfachen.
  • Unklare Regeln. Wenn niemand sagen kann, nach welchen Kriterien entschieden wird, kann es auch kein Programm. Das Aufschreiben ist dann der eigentliche Gewinn.
  • Schlechte Stammdaten. Doppelte Kunden, alte Artikel, falsche Adressen: Eine Automatisierung verteilt diese Fehler nur schneller. Wie Sie aufräumen, steht im Ratgeber Stammdaten an einer Stelle.
  • Seltene Abläufe. Was einmal im Jahr vorkommt, ist von Hand meist schneller erledigt, als es einzurichten und zu pflegen.

Welche Werkzeuge es gibt

Es gibt nicht das eine Werkzeug. Welches passt, hängt davon ab, wo der Ablauf läuft.

Schnittstellen zwischen Systemen. Zwei Programme tauschen Daten direkt aus, etwa Shop und Warenwirtschaft oder ERP und Buchhaltung. Das ist der richtige Weg, wenn derselbe Datenaustausch dauerhaft und zuverlässig laufen soll. Was eine Schnittstelle genau ist, erklärt der Ratgeber Was ist eine Schnittstelle.

Automatisierungsbaukästen. Werkzeuge wie Zapier, Make oder Power Automate verbinden verbreitete Dienste mit wenigen Klicks: Neue Mail mit Anhang, Datei ablegen, Kollegen benachrichtigen. Für kleine Abläufe zwischen bekannten Diensten sind sie oft genau richtig. Bei vielen Sonderregeln, sensiblen Daten oder Abläufen, an denen der Betrieb hängt, kommen sie an Grenzen. Der Ratgeber Low-Code: Was es kann beschreibt, wo.

Eine eigene Anwendung. Wenn der Ablauf nicht zwischen zwei Programmen liegt, sondern ganz neben ihnen - in Listen, Postfächern und Zetteln - hilft eine Anwendung, die ihn als Ganzes abbildet und nach Möglichkeit an Ihre Systeme angebunden ist.

KI für Unstrukturiertes. Klassische Automatisierung braucht feste Felder. Kommen Informationen als Freitext, PDF oder Scan, kann KI sie lesen und vorsortieren - etwa bei Eingangsrechnungen. Wie weit KI dabei selbst handeln sollte, beschreibt der Ratgeber KI-Agenten im Betrieb.

Worauf Sie achten sollten

Eine Automatisierung, die läuft, ist erst die halbe Arbeit. Wichtig ist, was passiert, wenn sie nicht läuft.

  • Fehlerbehandlung. Was geschieht, wenn ein Datensatz nicht passt, ein Programm nicht erreichbar ist oder ein Feld fehlt? Gute Automatisierungen halten an, statt Falsches weiterzugeben.
  • Jemand muss es merken. Bleibt ein Vorgang hängen, sollte eine bestimmte Person davon erfahren - nicht erst der Kunde, der sich nach seiner Lieferung erkundigt.
  • Dokumentation. Schreiben Sie auf, was automatisch passiert, nach welchen Regeln und wer es eingerichtet hat. Sonst versteht in einem Jahr niemand mehr, warum eine Mail verschickt wird.
  • Rechte. Eine Automatisierung handelt mit den Rechten eines Kontos. Geben Sie ihr nur, was sie braucht, und nicht das Konto der Geschäftsführung.
  • Verantwortung. Jede Automatisierung braucht jemanden, der sich zuständig fühlt, wenn sich Regeln oder Programme ändern.

Wie Sie anfangen

Fangen Sie mit einem Ablauf an, nicht mit allen.

  1. Sammeln. Fragen Sie im Team, wo am meisten abgetippt, weitergeleitet oder nachgefragt wird. Die Antworten kommen schnell.
  2. Einen Ablauf auswählen. Am besten einen, der oft vorkommt, klare Regeln hat und bei dem ein Fehler nicht gleich den Betrieb aufhält.
  3. Aufschreiben, wie er heute läuft. Mit allen Ausnahmen. Oft zeigt sich dabei schon, dass sich der Ablauf vereinfachen lässt.
  4. Den passenden Weg wählen. Schnittstelle, Baukasten, eigene Anwendung oder KI - je nachdem, wo die Daten liegen.
  5. Beobachten. Fragen Sie nach einiger Zeit die Beteiligten: Was ist leichter geworden, wo hakt es noch, wurde etwas übersehen? Diese Antworten sagen mehr als jede Zählung.

Ob die Handarbeit bei Ihnen eher zwischen den Programmen entsteht oder in Abläufen, die kein Programm kennt, ordnet der System-Check in acht Fragen ein.