Stammdaten sind die Dinge, die sich selten ändern und auf die sich alles andere bezieht: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter, Konten. Ein Auftrag verweist auf einen Kunden und auf Artikel. Eine Rechnung verweist auf denselben Kunden. Stimmen die Stammdaten nicht, stimmt nichts, was darauf aufbaut.

Die Frage kommt meist nicht wegen der Stammdaten selbst. Sie kommt, wenn eine Auswertung nicht aufgeht, weil „Müller GmbH“ und „Mueller GmbH“ zwei Kunden sind. Oder wenn eine Schnittstelle zum Shop geplant ist und niemand sagen kann, welche Artikelnummer gilt. Oder wenn eine Rechnung an die alte Adresse geht, obwohl der Kunde längst umgezogen ist.

Welche Stammdaten es gibt

Stammdaten Beispiele Wo sie heute meist liegen
Kunden Name, Adressen, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen ERP, Buchhaltung, Vertriebsliste, Shop
Artikel Nummer, Bezeichnung, Einheit, Preise, Lieferant Warenwirtschaft, Shop, Preisliste im Office
Lieferanten Adresse, Konditionen, Lieferbedingungen Einkauf, Buchhaltung
Mitarbeiter Name, Rolle, Qualifikationen Personal, Zeiterfassung, Anmeldung in jedem Programm

Die rechte Spalte ist das Problem: Fast jeder Stammdatensatz existiert an mehr als einer Stelle. Ein typisches Bild: Der Kunde wurde im ERP angelegt, als der erste Auftrag kam. Die Buchhaltung hat ihn ein zweites Mal angelegt, weil das Buchhaltungsprogramm eigene Debitoren führt. Der Vertrieb pflegt seine Ansprechpartner in einer Excel-Liste, weil das ERP dafür zu umständlich ist. Drei Stellen, drei Stände. Ändert der Kunde seine Adresse, wird sie dort geändert, wo der Anruf ankommt - und an den anderen beiden nicht.

Was ein führendes System ist

Die Lösung heißt nicht, alle Programme abzuschaffen. Sie heißt, für jede Art von Stammdaten festzulegen, welches System führt. Das führende System ist die Stelle, an der ein Datensatz angelegt und geändert wird. Alle anderen Systeme bekommen die Daten von dort - über eine Schnittstelle oder, wenn es nicht anders geht, durch eine feste Regel, wer wann abgleicht.

Für Artikel führt meist die Warenwirtschaft: Sie kennt Nummern, Bestände und Einkaufspreise. Der Shop bekommt Artikel von ihr, nicht umgekehrt. Für Kunden führt oft das ERP, die Buchhaltung übernimmt Debitoren von dort. Für Mitarbeiter führt das Personalsystem oder die zentrale Anmeldung.

Wichtig ist nicht, welches System führt, sondern dass es eines gibt und alle es kennen.

Dubletten und wie sie entstehen

Eine Dublette ist derselbe Kunde oder Artikel zweimal im selben System. Sie entsteht, wenn jemand einen Datensatz nicht findet und einen neuen anlegt: Der Suchbegriff war „Müller“, gespeichert war „Mueller“. Oder der Shop legt bei jeder Bestellung einen neuen Kunden an, weil die E-Mail-Adresse anders geschrieben ist.

Woran Sie merken, dass Sie Dubletten haben:

  • Ein Kunde bekommt zwei Mahnungen für eine Rechnung, oder keine.
  • Die Umsatzliste zeigt denselben Kunden zweimal, jeweils mit einem Teil des Umsatzes.
  • Ein Artikel liegt unter zwei Nummern im Lager, und der Bestand stimmt in keiner.
  • Vor jeder Serienmail muss jemand die Liste von Hand bereinigen.

Dubletten lassen sich zusammenführen, aber das ist Handarbeit, und jemand muss entscheiden, welcher Datensatz gewinnt. Besser ist, sie gar nicht entstehen zu lassen: mit einer Suche, die ähnliche Schreibweisen findet, und mit einer Prüfung beim Anlegen.

Nummernkreise

Wer Programme verbindet, braucht eine Nummer, die in allen dieselbe ist. Die Kundennummer aus dem ERP sollte auch die Debitorennummer in der Buchhaltung sein - oder es gibt eine feste Zuordnung. Die Artikelnummer der Warenwirtschaft sollte im Shop die Artikelnummer bleiben, auch wenn der Shop intern eine eigene führt. Sprechen Sie Debitoren- und Kreditorennummern mit dem Steuerberater ab, bevor Sie sie neu vergeben: Die Buchhaltung hat dort meist Vorgaben.

Wer die Pflege verantwortet

Stammdaten pflegen sich nicht selbst. In den meisten Betrieben funktioniert es so: Eine Person oder ein kleines Team darf Kunden und Artikel anlegen und ändern, alle anderen dürfen sie nur verwenden. Das klingt nach Bürokratie, spart aber die Dubletten. Wichtig ist, dass die Anlage schnell geht - sonst legt der Vertrieb den Kunden doch wieder in seiner Liste an. Und es braucht einen festen Weg für Änderungen: Wer eine neue Adresse erfährt, gibt sie an die Stelle weiter, die sie pflegt, statt sie nur im eigenen Programm zu ändern.

Warum das vor jeder Anbindung kommt

Wer einen Shop, eine Buchhaltung oder eine App an das ERP anbinden will, stößt als Erstes auf die Stammdaten. Eine Schnittstelle kann nur Daten übergeben, die eindeutig sind: Welcher Kunde ist gemeint, welcher Artikel? Dasselbe gilt für Auswertungen über mehrere Systeme. Deshalb steht am Anfang einer Anbindung oft eine Bereinigung. Das ist keine verlorene Zeit, sondern die Voraussetzung dafür, dass doppelte Erfassung wirklich verschwindet.

Wo die Warenwirtschaft führt und wo etwas fehlt

Für Artikel, Bestände und Lieferanten ist die Warenwirtschaft meist das richtige führende System. Für anderes fehlt ihr oft der Platz: Ansprechpartner mit Zuständigkeiten, Anlagen und Objekte beim Kunden, Verträge, Zertifikate von Mitarbeitern. Dann entsteht die Excel-Liste. Statt sie zu dulden, kann eine Ergänzung diese Stammdaten führen und nach Möglichkeit über eine Schnittstelle mit der Warenwirtschaft abgleichen. Für solche Ergänzungen nutzen wir ElbDesk, die Grundlage, auf der wir bauen. Haben Sie ein ERP, bleibt es - Buchhaltung und Lager bleiben aus.

Fragen vor der Entscheidung

  • Welches System führt heute Kunden, Artikel und Lieferanten - oder führt keines?
  • An wie vielen Stellen wird eine Adressänderung eingegeben?
  • Wer darf Stammdaten anlegen, und wie schnell geht das?
  • Sind Kunden- und Artikelnummern in allen Programmen dieselben?
  • Welche Stammdaten hat bisher gar kein System, sondern nur eine Liste?

Diese Fragen klären wir am Anfang jeder Anbindung, weil ohne Antwort keine Schnittstelle sauber läuft.