In vielen Betrieben sieht die Monatsauswertung so aus: Jemand zieht Listen aus dem ERP, kopiert sie in eine Excel-Mappe, ergänzt Zahlen aus dem Shop und aus der Buchhaltung, rechnet nach und verschickt das Ergebnis. Das dauert, es hängt an einer Person, und die Übersicht ist schon alt, wenn sie ankommt.

Dazu kommt ein zweites Problem, das oft schwerer wiegt: Die Zahlen passen nicht zusammen. Der Vertrieb meldet einen anderen Umsatz als die Buchhaltung, der Lagerbestand in der Auswertung weicht vom System ab, und die Besprechung dreht sich darum, welche Zahl stimmt, statt darum, was daraus folgt.

Warum die Zahlen nicht zusammenpassen

Selten ist eine der Zahlen einfach falsch. Meist meinen zwei Leute mit demselben Wort etwas anderes.

  • Umsatz: Zählt der Auftrag, die Lieferung oder die Rechnung? Mit oder ohne Gutschriften, mit oder ohne Fracht?
  • Auftragseingang: Zählt das Datum der Bestellung oder das der Auftragsbestätigung? Was passiert mit stornierten Aufträgen?
  • Marge: Mit welchem Einkaufspreis wird gerechnet, dem letzten, dem durchschnittlichen oder dem geplanten?
  • Stand: Ist die Auswertung von heute Morgen oder vom letzten Export vor drei Wochen?

Solange diese Fragen nicht beantwortet sind, hilft auch das schönste Dashboard nicht.

Was eine gute Auswertung braucht

Eine Quelle für jede Zahl

Jede Kennzahl kommt aus genau einem System. Umsatz aus der Rechnung kommt aus dem ERP, nicht aus einer Kopie in Excel, die jemand nachgepflegt hat. Wo Daten aus mehreren Systemen kommen, steht fest, welches System für welche Angabe führt. Mehr dazu im Ratgeber Stammdaten an einer Stelle.

Klare Begriffe

Für jede Kennzahl gibt es eine kurze, schriftliche Erklärung: was gezählt wird, was nicht, und ab welchem Datum. Das klingt nach Bürokratie, spart aber jede zweite Diskussion in der Besprechung.

Aktuelle Daten

Eine Auswertung, die sich selbst aus dem System füllt, ist immer aktuell. Eine, die von Hand zusammengestellt wird, ist so alt wie der letzte Export.

Rechte

Nicht jeder soll alles sehen. Margen, Einkaufspreise und Zahlen einzelner Mitarbeiter gehören nur zu denen, die sie brauchen. Wer Auswertungen aus dem System zieht, sollte dieselben Rechte haben wie im System selbst. Warum das wichtig ist, beschreibt der Ratgeber Rollen und Rechte.

Die Wege zur Auswertung

Berichte im ERP selbst

Die meisten ERP-Systeme bringen Berichte und Listen mit, oft mehr, als im Betrieb genutzt werden. Bevor etwas Neues entsteht, lohnt sich die Frage: Was kann das System schon, und warum nutzt es niemand? Manchmal fehlt nur ein Filter, eine Spalte oder jemand, der den Bericht einmal einrichtet.

Excel oder Power BI mit direkter Verbindung

Statt jeden Monat zu exportieren, lassen sich Excel oder Power BI nach Möglichkeit direkt mit dem ERP verbinden, etwa über Power Query oder eine Schnittstelle des Systems. Die Auswertung wird dann auf Knopfdruck oder automatisch aktualisiert. Ob und wie das geht, hängt davon ab, welche Zugänge Ihr ERP anbietet. Die Regeln für Rechte und Begriffe gelten hier genauso.

Daten aus mehreren Systemen zusammenführen

Schwieriger wird es, wenn eine Kennzahl Daten aus mehreren Systemen braucht: Aufträge aus dem ERP, Bestellungen aus dem Shop, Stunden aus der Zeiterfassung, Zahlungen aus der Buchhaltung. Dann müssen die Daten zusammenpassen, zum Beispiel über dieselbe Kundennummer in allen Systemen. Oft ist das der Moment, in dem sich zeigt, wie sauber die Stammdaten wirklich sind. Wie Systeme verbunden werden, erklärt der Ratgeber Was ist eine Schnittstelle?

Fragen in Alltagssprache

Ein neuer Weg sind KI-Assistenten, die dem ERP Fragen stellen können: „Welche Aufträge sind überfällig?“ oder „Welche Kunden haben dieses Quartal weniger bestellt als im letzten?“. Dafür braucht der Assistent einen geregelten Zugang zum System, heute oft über einen MCP-Server. Wie das funktioniert, beschreibt der Ratgeber Was ist ein MCP-Server?

Wichtig dabei: Die Zahlen kommen aus dem System, nicht aus dem Sprachmodell. Der Assistent stellt die Frage und formuliert die Antwort, gerechnet wird im ERP. Sprachmodelle rechnen unzuverlässig, und eine Zahl, die das Modell selbst ermittelt hat, gehört nicht in eine Entscheidung. Mehr dazu im Ratgeber Was KI im Betrieb nicht kann.

Wenige Kennzahlen statt einer Wand voller Diagramme

Ein Dashboard mit vierzig Diagrammen sieht beeindruckend aus und wird nach ein paar Wochen nicht mehr geöffnet. Besser sind wenige Kennzahlen, die jemand wirklich braucht, um etwas zu entscheiden:

  • Für die Geschäftsführung etwa Auftragseingang, Umsatz und offene Posten.
  • Für den Vertrieb offene Angebote und Kunden, die weniger bestellen.
  • Für das Lager Artikel unter Mindestbestand und Lieferungen, die heute raus müssen.
  • Für den Einkauf überfällige Bestellungen bei Lieferanten.

Fragen Sie bei jeder Kennzahl: Wer schaut darauf, und was tut er anders, wenn die Zahl steigt oder fällt? Gibt es darauf keine Antwort, kann die Zahl weg.

Checkliste

  • Welche Auswertungen entstehen heute von Hand, und wie viel Zeit kosten sie?
  • Welche Zahlen werden in Besprechungen regelmäßig angezweifelt?
  • Ist für jede Kennzahl aufgeschrieben, was sie zählt und aus welchem System sie kommt?
  • Was können die Berichte Ihres ERP schon, und wer nutzt sie?
  • Welche Auswertungen brauchen Daten aus mehreren Systemen?
  • Wer darf welche Zahlen sehen?

Wenn Ihre Zahlen in mehreren Systemen liegen und nicht zusammenpassen, liegt die Lösung selten im Diagramm, sondern in den Verbindungen dahinter. Wie wir Systeme nach Möglichkeit verbinden, zeigt unsere Seite zur ERP-Integration.