Derselbe Auftrag wird zweimal angelegt
Einmal im ERP, einmal im CRM - weil keines der beiden vom anderen weiß. Dass die Angaben auseinanderlaufen, fällt erst bei der Rechnung auf.
Einmal erfasst. Überall aktuell.
Der Auftrag steht im ERP. Trotzdem tippt ihn jemand im Versand noch einmal ab. Wir verbinden nach Möglichkeit Warenwirtschaft, Shop, Lager, Versand und Buchhaltung - und zwar so, dass unterwegs nichts verloren geht und nichts doppelt ankommt.
Ausschnitt eines Übergabe-Protokolls: fünf Zeilen mit Auftrag, Adresse, Sendungsnummer und Rechnung, jeweils mit dem Weg zwischen zwei Systemen und dem Stand „übergeben“. Eine Übergabe an den Versand ist hervorgehoben - sie wurde wiederholt.
Wann sich eine Schnittstelle lohnt
Anlässe
Eine Schnittstelle lohnt sich dort, wo heute jemand zwischen zwei Systemen sitzt und Daten überträgt. Meistens ist es einer dieser Punkte:
Shop, Lager und Buchhaltung kennen drei Bestände
Bis jemand geklärt hat, welcher davon stimmt, ist verkauft, was gar nicht da ist.
Ein großer Kunde verlangt EDI
Er will Bestellungen und Rechnungen elektronisch austauschen. Ihr System kann das nicht.
Jemand wartet auf eine Zahl aus einem anderen System
Das Nachfragen kostet mehr Zeit als die Arbeit selbst.
Jede Auswertung beginnt mit drei Exporten
Einen Tag später stimmt sie, eine Woche später ist sie veraltet.
Jede Schnittstelle funktioniert für sich
Sie sind über Jahre gewachsen, jede von jemand anderem gebaut. Inzwischen traut sich niemand mehr, etwas daran zu ändern.
Erkennen Sie Ihren Betrieb darin wieder? Gespräch vereinbaren
Was wir typischerweise verbinden
Beispiele
Was eine Schnittstelle (API) anbietet, lässt sich anbinden - nicht nur die großen Systeme, auch Spezialprogramme und Webportale. Und wo es keine gibt, nehmen wir den Weg, den Ihre Systeme sonst hergeben, bis hin zur geregelten Dateiübernahme.
Shop und Warenwirtschaft
Bestellungen, Kunden und Bestände kommen an, ohne dass jemand sie abtippt.
Warenwirtschaft und Versand
Die Aufträge gehen raus, Sendungsnummer und Status kommen zurück.
Warenwirtschaft und Buchhaltung
Rechnungen und Zahlungen laufen hin und her, ohne Export von Hand.
EDI mit Kunden und Lieferanten
Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen laufen elektronisch, in beide Richtungen.
Spezialprogramme und Portale
Branchensoftware, CRM, Kunden- und Lieferantenportale: Bietet ein Programm eine Schnittstelle, schließen wir es an.
Lager, Scanner und ERP
Gebucht wird dort, wo die Ware bewegt wird.
Ihre Systeme sind nicht dabei? Entscheidend ist nicht der Name, sondern welchen Zugang sie bieten. Das sehen wir uns an. Gespräch vereinbaren
Unser Vorgehen
Eine Anbindung nach der anderen.
Keine davon auf gut Glück.
Wir verbinden ein System nach dem anderen, und jeden Schritt beauftragen Sie einzeln. Es muss nicht alles gleichzeitig fertig werden, damit die erste Schnittstelle Arbeit spart.
Systeme aufnehmen
Wir sehen uns an, welche Daten wo entstehen, wer sie braucht und welchen Zugang Ihre Systeme tatsächlich bieten. Für jede Art von Daten legen wir gemeinsam fest, welches System sie führt - damit später klar ist, welcher Stand gilt.
Danach haben Sie
Eine Übersicht Ihrer Systeme und der Daten, die zwischen ihnen laufen - und die Reihenfolge, in der sich die Schnittstellen lohnen.
Verbinden und testen
Wir bauen eine Schnittstelle nach der anderen. Jede meldet sich, wenn etwas nicht ankommt, holt es nach und schreibt mit, was übergeben wurde. Getestet und in Betrieb genommen wird jede einzeln.
Danach haben Sie
Schnittstellen, die im Alltag laufen - und eine Dokumentation, die dazu passt.
Überwachen und erweitern
Bleibt eine Übergabe hängen, meldet sich das System und holt sie nach. Weitere Schnittstellen bauen dann auf derselben Grundlage auf.
Danach haben Sie
Eine Überwachung, die Störungen meldet, bevor der Kunde anruft - und einen festen Ansprechpartner dafür.
Sprechen wir darüber, welche Zugänge Ihre Systeme bieten.
Gespräch vereinbarenSchnittstellen von Leuten, die beide Seiten kennen
Warum wir
Beim Hersteller-Support endet eine Anfrage oft mit „das geht nicht“. Wir sehen uns vorher an, was Ihre Systeme wirklich hergeben - und sagen erst dann, was möglich ist.
Wir kennen beide Seiten
Mit ElbDesk bauen wir selbst ein individuelles ERP. Wir wissen, wie ein Auftrag entsteht, was ein Storno auslöst und woran eine Übergabe scheitert - auch bei fremden Systemen.
Schnittstelle für Schnittstelle
Wir bauen, testen und übergeben jede Schnittstelle für sich. So steht nicht Ihr halber Betrieb still, wenn an einer Stelle etwas klemmt.
Gibt es keinen Zugang, sagen wir das
Ältere Warenwirtschaften bieten oft keine Schnittstelle. Dann sehen wir uns an, ob eine Dateiübernahme oder ein Lesezugriff reicht. Geht auch das nicht, sagen wir es Ihnen, statt etwas zu versprechen.
Wenn zwischen den Systemen ein Ablauf fehlt
Oft fehlt nicht nur die Verbindung, sondern ein Ablauf, den keines Ihrer Systeme abbildet: die Freigabe, die Kalkulation, die Erfassung draußen. Der läuft in der Regel auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen - angebunden an Ihre Systeme. Anmeldung, Rechte und Zusammenarbeit bringt es mit, Buchhaltung und Lager bleiben in Ihrem ERP. Eine reine Schnittstelle zwischen zwei bestehenden Systemen bauen wir eigenständig. Dafür braucht es kein weiteres System.
- Ergänzen
- Schrittweise ersetzen
- Nur anbinden
Schnittstellen, die heute laufen
Aus der Praxis
DGD Deutscher Gutachter Dienst GmbH
Gutachten- und Abrechnungssystem
Die App der Gutachter und das Bürosystem hängen direkt zusammen: Gutschriften samt E-Rechnung entstehen, ohne dass jemand sie noch einmal erfasst.
- Vorher
- Gutachten und Abrechnung liefen getrennt von der App, mit der die Gutachter vor Ort arbeiten.
- Danach
- Ein System für Gutachten, Gutschriften und E-Rechnung - in Echtzeit mit der App der Gutachter verbunden.
- Echtzeit-Abgleich zwischen App und Bürosystem
- Gutschriften mit E-Rechnung
- Übernahme fremder Software
Gemeinsame OKRs, transparente Projektmanagement-Tools und ein klar strukturiertes Burndown-Board gaben uns jederzeit volle Kontrolle. So konnten wir Prioritäten flexibel anpassen - und haben selten so viel Vertrauen in einen externen Partner erlebt.
Daniel L. AguirreGeschäftsführer · DGD Deutscher Gutachter Dienst GmbHWirtschaftsprüfungsgesellschaft
Inventur-App für den Außeneinsatz
Draußen wird auch ohne Netz erfasst, die Übergabe ins Hauptsystem läuft über eine Schnittstelle.
- Vorher
- Erfassung beim Mandanten auf Papier, anschließend Übertragung ins Hauptsystem.
- Danach
- Mobile Erfassung mit Stichproben- und Fotodokumentation - offline nutzbar, mit Schnittstelle ins Hauptsystem.
- Erfassen ohne Netz, Abgleich später
- Schnittstelle zum Hauptsystem
Carl Ostermann Erben GmbH
ERP für einen Produktionsbetrieb
Die Spezialsoftware der Produktion ist angebunden, statt dass jemand dieselben Daten zweimal pflegt.
- Vorher
- Aufträge, Kalkulation und Produktionsdaten lagen in getrennten Systemen; die Spezialsoftware der Produktion war nicht angebunden.
- Danach
- Ein ERP auf Basis von ElbDesk, angepasst an die Abläufe des Betriebs und angebunden an die Spezialsoftware der Produktion.
- Anbindung der Branchensoftware der Produktion
- ERP entlang der eigenen Abläufe
Durch die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit entwickeln wir ein ERP-System, das genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Holger OstermannGeschäftsführer · Carl Ostermann Erben GmbH
Das fragen uns Inhaber am häufigsten
Einwände
Unsere Warenwirtschaft hat keine Schnittstelle.
Das ist häufig so. Dann sehen wir uns an, was das System hergibt: Export, Lesezugriff, Dateiübernahme. Ein Testlauf zeigt, ob der Weg im Alltag hält. Wenn nicht, sagen wir Ihnen das - und klären, ob sich wenigstens ein Teil herauslösen lässt.
Wenn die Schnittstelle ausfällt, steht alles.
Deshalb fällt jede Schnittstelle auf, wenn sie klemmt: Was nicht ankommt, bleibt sichtbar und wird nachgeholt, statt doppelt angelegt zu werden. Und wie Ihre Mitarbeiter in der Zwischenzeit weiterarbeiten, legen wir vorher fest.
Das macht der Hersteller auch.
Für sein eigenes System oft ja. Die Übergabe zwischen zwei Herstellern gehört aber keinem von beiden - und genau dort entstehen die Lücken. Wir bauen die Übergabe als Ganzes und bleiben dafür ansprechbar.
Warum Erweiterungen dem Eingriff ins ERP vorzuziehen sindWas kostet das?
Jeder Schritt hat seinen eigenen Preis, den Sie kennen, bevor Sie ihn beauftragen. Wie hoch er ist, hängt davon ab, welche Systeme beteiligt sind und welche Zugänge sie bieten.
Kontakt
Wo wird bei Ihnen noch abgetippt?
In 20 Minuten klären wir, welche Systeme sich wie verbinden lassen - ohne Präsentation, direkt zur Sache. Wenn sich etwas nicht verbinden lässt, sagen wir Ihnen das.
Tobias KietzmannGeschäftsführer
Ihr fester Ansprechpartner, vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.
Anfrage senden
Danke. Wir melden uns innerhalb eines Werktags persönlich bei Ihnen.