Der Auftrag steht im ERP, im Versand wird er noch einmal erfasst, und die Buchhaltung wartet auf einen Export. Solche Übergaben von Hand kosten jeden Tag Zeit, und sie sind eine der häufigsten Fehlerquellen im Betrieb. Eine Schnittstelle kann das ändern.

Bevor es so weit ist, stehen meist drei Fragen im Raum. Dieser Beitrag beantwortet sie. Was eine Schnittstelle grundsätzlich ist und welche Arten es gibt, erklärt der Beitrag Was ist eine Schnittstelle?.

Unser ERP hat keine Schnittstelle. Geht es dann überhaupt?

Das hören wir oft, und häufig stimmt es nur zum Teil. Viele ältere oder spezialisierte Programme bieten keine offizielle, dokumentierte Schnittstelle. Das heißt aber nicht, dass keine Daten herauskommen.

Wir prüfen, welche Wege das System tatsächlich bietet:

  • Export und Import: Viele Programme können Listen oder Dateien ausgeben und einlesen. Werden diese geregelt und regelmäßig übernommen, entsteht eine verlässliche Verbindung.
  • Lesender Zugriff: Manchmal lässt sich direkt auf die Daten zugreifen, ohne das System zu verändern. Das ist oft der schonendste Weg.
  • Dateiübergabe: Ein Programm legt eine Datei an einer vereinbarten Stelle ab, ein anderes holt sie ab. Einfach, aber im Alltag erstaunlich robust.

Welcher Weg passt, zeigt ein Testlauf mit echten Vorgängen. Erst wenn feststeht, dass der Weg im Alltag hält, wird die Verbindung ausgebaut. Eine Garantie, dass jedes System angebunden werden kann, gibt es nicht. Nach Möglichkeit findet sich aber ein Weg, und wenn nicht, sagen wir das früh.

Wenn die Schnittstelle ausfällt, steht dann alles still?

Eine berechtigte Sorge. Eine Verbindung, die niemand überwacht, fällt oft erst auf, wenn der Kunde anruft und fragt, wo seine Lieferung bleibt. Deshalb gehört zu jeder Schnittstelle ein vereinbarter Umgang mit Störungen. Den planen wir von Anfang an mit.

Dazu gehören vier Dinge:

  • Status sichtbar machen: Erfolgreiche, offene und fehlgeschlagene Übergaben werden nachvollziehbar festgehalten. Jeder kann sehen, was angekommen ist und was nicht.
  • Gezielt reagieren: Vorher ist festgelegt, wer bei welcher Meldung informiert wird und was von Hand geklärt wird.
  • Kontrolliert nachholen: Für jede Schnittstelle legen wir fest und testen, wie Übergaben wiederholt und doppelte Nachrichten erkannt werden. So entsteht kein Auftrag zweimal.
  • Weiterarbeiten können: Ist ein System einmal nicht erreichbar, weiß Ihr Team, wie es in der Zwischenzeit weiterarbeitet. Die Übergaben werden nachgeholt, sobald die Verbindung wieder steht.

Ein Ausfall lässt sich nicht immer verhindern. Entscheidend ist, dass er schnell bemerkt wird und keine Daten verloren gehen.

Der Hersteller bietet doch selbst Anbindungen an. Warum dann Sie?

Manche Hersteller bieten passende Anbindungen, und wenn eine davon Ihren Ablauf abdeckt, ist das oft die beste Wahl. Wir prüfen die vorhandenen Möglichkeiten deshalb zuerst.

In der Praxis zeigt sich aber häufig, dass die fertige Anbindung nur einen Teil erledigt. Sie überträgt etwa Bestellungen, aber keine Sendungsnummern zurück, oder sie kennt die Sonderregeln Ihres Betriebs nicht. Dann entwickeln wir die Verbindung dort, wo eine Lösung fehlt, und sorgen dafür, dass beides zusammenpasst.

Wie sich Shop und ERP verbinden lassen, zeigt der Beitrag Onlineshop und ERP verbinden.

Womit fängt man am besten an?

Mit der Übergabe, die heute die meiste Handarbeit verursacht. Oft ist das eine einzige Stelle, an der jeden Tag dieselben Angaben abgetippt werden. Wir nehmen die Systeme und Datenflüsse auf, verbinden diese eine Stelle und testen sie mit echten Vorgängen. Erst danach folgt die nächste Anbindung, eine nach der anderen.