Viele Betriebe haben den Shop nach der Warenwirtschaft bekommen - oder umgekehrt. Beide laufen für sich gut. Dazwischen sitzt jemand, der morgens die Bestellungen aus dem Shop in die Warenwirtschaft übernimmt, zwischendurch die Bestände nachpflegt und am Ende die Sendungsnummern zurückschreibt. Bei wenigen Bestellungen geht das. Wächst der Shop, wird es zum Engpass.

Die Frage, wie Shop und ERP zusammenkommen, hat selten eine Antwort für alle. Sie hängt davon ab, welche Systeme im Haus sind, wer welche Daten führt und wie viel sich bewegt. Ein Überblick, was hin und her muss und welche Wege es gibt.

Was zwischen Shop und ERP hin und her muss

Daten Richtung Wer führt
Artikel, Beschreibungen, Bilder Warenwirtschaft in den Shop; Texte und Bilder oft im Shop selbst geteilt
Preise und Preislisten Warenwirtschaft in den Shop Warenwirtschaft
Bestände Lager in den Shop, laufend Warenwirtschaft
Bestellungen Shop in die Warenwirtschaft Shop legt an, Warenwirtschaft verarbeitet
Kunden Shop in die Warenwirtschaft, Abgleich mit Bestandskunden Warenwirtschaft
Versandstatus, Sendungsnummer Warenwirtschaft in den Shop, von dort an den Kunden Warenwirtschaft
Rechnungen Warenwirtschaft in den Shop oder direkt an den Kunden Warenwirtschaft
Retouren und Gutschriften Shop in die Warenwirtschaft, Bestand zurück ins Lager beide
Zahlungen Zahlungsanbieter in die Warenwirtschaft oder Buchhaltung Zahlungsanbieter

Die Tabelle zeigt schon die wichtigste Regel: Für jede Datenart muss klar sein, welches System führt. Sonst überschreiben sich Shop und ERP gegenseitig, und niemand weiß mehr, welcher Preis gilt.

Konnektor des Anbieters oder eigene Schnittstelle

Für gängige Paare gibt es fertige Konnektoren. Warenwirtschaften, die aus dem Onlinehandel kommen, bringen Anbindungen an Shopware, Shopify und WooCommerce meist mit. Für Shopify und WooCommerce gibt es zahlreiche Erweiterungen, die Bestellungen an Buchhaltung oder Warenwirtschaft weitergeben. Und Dienste wie Zapier oder Make verbinden vieles ohne eigene Programmierung.

Ein fertiger Konnektor ist die erste Wahl, wenn er zu Ihren Abläufen passt. Prüfen Sie:

  • Deckt er alle Datenarten ab, die Sie brauchen - auch Retouren, Teillieferungen und Gutschriften?
  • Kann er mit Ihren Besonderheiten umgehen: Varianten, Staffelpreise, Kundengruppen, mehrere Lager?
  • Was passiert bei einem Fehler? Bleibt die Bestellung liegen, oder meldet er sich?
  • Wer pflegt ihn, wenn Shop oder Warenwirtschaft aktualisiert werden?

Eine eigene Schnittstelle wird nötig, wenn der Konnektor an Ihren Regeln scheitert: Preise, die aus Kundengruppe und Menge zusammen entstehen, Artikel, die aus Komponenten gebaut werden, Bestände über mehrere Lager mit Reservierungen. Oder wenn das ERP älter ist und keinen Konnektor kennt. Ob und wie sich Ihr ERP anbinden lässt, klären wir nach Möglichkeit vorab - nicht jedes System gibt seine Daten in brauchbarer Form heraus.

Marktplätze dazu

Wer auch über Amazon oder eBay verkauft, hat dieselben Fragen ein zweites Mal - plus die Eigenheiten der Marktplätze: eigene Artikelzuordnung, eigene Versandvorgaben, Gebühren, die in der Buchhaltung landen müssen. Viele Warenwirtschaften bringen Marktplatz-Anbindungen mit. Wichtig ist, dass alle Kanäle auf denselben Bestand zugreifen, sonst verkaufen Sie einen Artikel zweimal.

Typische Stolpersteine

  • Varianten: Ein Pullover in mehreren Größen und Farben ist im Shop ein Artikel mit Varianten, in der Warenwirtschaft eine ganze Reihe von Artikeln. Die Zuordnung muss in beide Richtungen sauber sein.
  • Preislisten: Der Shop kennt einen Preis, das ERP kennt Kundengruppen, Staffeln und Aktionen. Welche Logik gilt im Shop, und wo wird sie gepflegt?
  • Teillieferungen: Eine Bestellung, zwei Sendungen. Der Shop muss zwei Sendungsnummern und einen Zwischenstatus verstehen.
  • Bestände: Wie oft wird abgeglichen? Ein Bestand, der erst nachts übergeben wird, führt zu Verkäufen von Ware, die schon weg ist. Reservierungen aus dem Ladengeschäft gehören mit hinein.
  • Kunden: Der Gastkunde aus dem Shop und der Bestandskunde im ERP sind dieselbe Person. Der Abgleich über die E-Mail-Adresse allein reicht oft nicht - siehe den Beitrag zu Stammdaten.
  • Steuern: Verkauf ins Ausland, unterschiedliche Steuersätze, Kleinbetragsrechnungen - die Steuerlogik gehört mit dem Steuerberater abgestimmt.
  • Zahlungen: PayPal, Klarna oder Kreditkartenanbieter zahlen gesammelt aus und ziehen Gebühren ab. Die Zuordnung zur einzelnen Bestellung ist in der Buchhaltung Handarbeit, wenn sie niemand automatisiert. Wie die Belege zum Steuerberater kommen, steht im Beitrag zur DATEV-Anbindung.

Wer führt: Shop oder Warenwirtschaft

Meist ist die Antwort: Die Warenwirtschaft führt Artikel, Preise, Bestände und Kunden, der Shop führt Texte, Bilder und die Darstellung. Bestellungen entstehen im Shop und gehören ab dem Eingang der Warenwirtschaft. Wer noch keine Warenwirtschaft hat und alles im Shop pflegt, sollte vor der Anbindung klären, ob eine Warenwirtschaft oder ein ERP das Richtige ist - denn die Anbindung ist nur so gut wie das System dahinter.

Fragen vor der Entscheidung

  • Welche Datenarten aus der Tabelle laufen heute von Hand?
  • Gibt es für Ihr Paar aus Shop und Warenwirtschaft einen fertigen Konnektor, und deckt er Retouren und Teillieferungen ab?
  • Welche Besonderheiten haben Ihre Artikel und Preise?
  • Wie viele Kanäle verkaufen aus demselben Bestand?
  • Wer merkt es, wenn eine Bestellung nicht ankommt?

Passt kein fertiger Konnektor, entwickeln wir die Schnittstelle so, dass Shop und Warenwirtschaft bleiben, wie sie sind.