In den meisten mittelständischen Betrieben läuft die Buchhaltung beim Steuerberater, und der arbeitet mit DATEV. Der Betrieb liefert Belege: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbuch, Kontoauszüge. Lange hieß das: Ordner packen, zur Kanzlei bringen, und dort wurde alles erfasst. Heute geht viel digital - aber oft nur halb.
Die Frage nach der DATEV-Anbindung kommt, wenn der Steuerberater nach Belegen fragt, die eigentlich im System liegen. Oder wenn die Kanzlei die Ausgangsrechnungen aus dem Shop von Hand nachbucht und das auf ihrer Rechnung sichtbar wird. Oder wenn jemand im Betrieb anfängt, in Excel vorzukontieren, damit die Kanzlei weniger Arbeit hat.
Was DATEV für den Betrieb ist
DATEV ist die Genossenschaft der Steuerberater und zugleich das Programm, mit dem die meisten Kanzleien buchen. Für den Betrieb sind zwei Dinge wichtig: DATEV Unternehmen online, ein Portal, über das Belege an die Kanzlei gehen und Auswertungen zurückkommen, und die DATEV-Formate, in denen andere Programme Buchungen und Belege ausgeben können. Der Betrieb braucht dafür kein eigenes DATEV-Programm - er braucht Programme, die mit DATEV sprechen.
Belegbilder und Buchungsstapel
Zwei Begriffe, die in jedem Gespräch mit der Kanzlei fallen:
- Belegbild: die Rechnung als PDF oder Scan. In Unternehmen online wird jedes Belegbild hochgeladen, die Kanzlei bucht daraus. Programme können Belegbilder direkt dorthin übergeben, samt Angaben wie Betrag, Datum und Rechnungsnummer, damit die Kanzlei sie nicht mehr ablesen muss.
- Buchungsstapel: eine Liste fertiger Buchungen - Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuerschlüssel, Belegnummer - im DATEV-Format. Die Kanzlei liest sie ein, statt jede Rechnung einzeln zu erfassen. Viele Warenwirtschaften und Buchhaltungsprogramme können Buchungsstapel ausgeben.
Belegbilder reichen, wenn die Kanzlei buchen soll. Buchungsstapel sind sinnvoll, wenn das eigene System schon weiß, wie gebucht wird - bei Ausgangsrechnungen ist das meist so.
Was von wo zum Steuerberater geht
| Quelle | Was | Typischer Weg |
|---|---|---|
| Warenwirtschaft oder ERP | Ausgangsrechnungen, Gutschriften, offene Posten | Buchungsstapel plus Belegbilder, oft eingebaut |
| Onlineshop | Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften | über die Warenwirtschaft oder eine Shop-Erweiterung |
| Zahlungsanbieter wie PayPal, Klarna, Stripe | Auszahlungen, Gebühren, Rückerstattungen | Abrechnungen, die zugeordnet werden müssen |
| Bank | Kontoumsätze | holt die Kanzlei meist selbst ab |
| Lieferanten | Eingangsrechnungen | Scan oder PDF nach Unternehmen online, oft aus dem Postfach |
| Kasse | Kassenabschlüsse | oft noch Zettel oder Excel |
| Reisekosten, Firmenkreditkarte | Quittungen | Fotos, Apps, oft von Hand |
Was viele Systeme schon können
Bevor Sie etwas entwickeln lassen, lohnt der Blick in die vorhandenen Programme. Die meisten Warenwirtschaften, Rechnungsprogramme und ERP-Systeme können Ausgangsrechnungen als Buchungsstapel und Belegbilder im DATEV-Format ausgeben, oft mit direkter Übergabe an Unternehmen online. Für Shopify, WooCommerce und Shopware gibt es Erweiterungen, die Bestellungen als Rechnungen an DATEV weitergeben; wie Shop und Warenwirtschaft dafür zusammenkommen, steht im Beitrag zu Onlineshop und ERP. Häufig ist die Funktion da und nur nie eingerichtet worden - weil niemand wusste, welche Konten und Steuerschlüssel hinein müssen.
Wo noch abgetippt wird
- Ausgangsrechnungen aus Word: Für die Kanzlei sind sie ein Belegbild ohne Daten, jede wird einzeln erfasst. Sobald die Rechnung aus einem System kommt, entfällt das.
- Die Kasse: Der Kassenabschluss steht auf einem Zettel, im Büro wird er in eine Liste übernommen, die Kanzlei erfasst die Liste.
- Zahlungsanbieter: PayPal zahlt gesammelt aus, abzüglich Gebühren. Die Kanzlei muss die Auszahlung den einzelnen Rechnungen zuordnen - ohne Anbindung ist das Handarbeit, bei vielen kleinen Bestellungen viel Handarbeit.
- Eingangsrechnungen aus dem Postfach: Sie kommen als PDF, werden ausgedruckt, abgezeichnet, gescannt und hochgeladen. Ein Ablauf, der digital anfängt, digital endet und dazwischen aus Papier besteht.
Das ist doppelte Erfassung in Reinform: Die Daten sind da, ein Mensch gibt sie noch einmal ein.
Was eine Anbindung braucht
Technik ist hier selten das Problem. Die Vorarbeit liegt bei den Buchungsregeln:
- Kontenrahmen: SKR 03 oder SKR 04 - die Kanzlei sagt, welcher gilt und welche Erlöskonten für welche Artikelgruppen und Länder verwendet werden.
- Steuerschlüssel: Welcher Steuersatz gehört zu welcher Position, wie werden Auslandsumsätze und steuerfreie Lieferungen gekennzeichnet?
- Debitoren: Welche Kundennummer wird zur Debitorennummer, gibt es Sammeldebitoren für Shop-Kunden?
- Belegnummern: Sie müssen zur Rechnungsnummer im System passen, damit die Kanzlei Rechnung und Zahlung zusammenbringt.
- Zeitpunkt: Wird nach jeder Rechnung übergeben, laufend oder gesammelt zum Abschluss?
Alles davon gehört mit dem Steuerberater abgestimmt, bevor die erste Übergabe läuft. Wie Belege aufzubewahren sind und was die Kanzlei für eine ordnungsgemäße Buchführung braucht, klären Sie ebenfalls mit ihr - das ist ihr Gebiet, nicht das der Software. Ob sich Ihr ERP oder Ihr Zahlungsanbieter für eine Übergabe anbinden lässt, prüfen wir nach Möglichkeit vorab; nicht jedes System gibt seine Daten in brauchbarer Form heraus.
Wie Sie vorgehen
- Fragen Sie Ihren Steuerberater, was er heute von Hand erfasst und in welcher Form er Belege am liebsten bekommt.
- Prüfen Sie, welche Ihrer Programme bereits einen DATEV-Export haben - und ob er nur nie eingerichtet wurde.
- Klären Sie Kontenrahmen, Steuerschlüssel und Debitoren mit der Kanzlei.
- Fangen Sie mit der größten Menge an, meist den Ausgangsrechnungen, und ergänzen Sie Shop und Zahlungsanbieter danach.
Wo ein fertiger Export fehlt oder die Daten aus mehreren Systemen erst zusammengeführt werden müssen - Shop, Warenwirtschaft, Zahlungsanbieter -, entwickeln wir die Schnittstelle, die sie in der Form übergibt, die die Kanzlei erwartet.
