In fast jedem Betrieb gibt es Stellen, an denen dieselbe Information ein zweites Mal eingegeben wird. Der Vertrieb schreibt den Auftrag aus dem Postfach ins ERP. Das Lager führt den Lieferschein in einer Excel-Liste, weil das ERP die Kommissionierung nicht kennt. Der Monteur notiert seine Arbeitszeiten auf dem Zettel, und im Büro tippt sie jemand ab. Die Shop-Bestellung wird aus dem Shop in die Warenwirtschaft übernommen - von Hand.

Niemand hat das so geplant. Es ist entstanden, weil ein neues Programm dazukam, ein Bereich gewachsen ist oder eine Ausnahme zur Regel wurde. Und weil jeder nur seinen Teil des Weges sieht, fällt es lange nicht auf. Die Frage taucht meist dann auf, wenn Fehler häufiger werden oder eine Mitarbeiterin sagt, dass sie einen großen Teil ihrer Zeit mit Abtippen verbringt.

Wo doppelte Erfassung entsteht

Beispiele, die in Erstgesprächen immer wieder vorkommen:

  • Der Auftrag kommt per E-Mail oder als PDF und wird im ERP neu angelegt - Kunde, Positionen, Liefertermin.
  • Die Warenwirtschaft kennt keine Kommissionierung, also führt das Lager eine eigene Liste und schreibt den Lieferschein zweimal.
  • Der Außendienst erfasst Besuche und Aufmaße auf Papier oder im Handy, im Büro werden sie ins System übernommen.
  • Shop-Bestellungen kommen als E-Mail und werden in die Warenwirtschaft abgetippt, der Versandstatus geht den umgekehrten Weg zurück in den Shop.
  • Die Ausgangsrechnung entsteht im ERP, die Buchhaltung erfasst sie noch einmal im Buchhaltungsprogramm oder beim Steuerberater.
  • Die Arbeitszeiten der Monteure stehen auf Zetteln, und die Lohnabrechnung bekommt sie am Ende als Liste.

Gemeinsam ist allen: Die Information existiert bereits, digital oder auf Papier, und ein Mensch überführt sie in ein zweites System.

Was doppelte Erfassung kostet

Zahlen sind hier schwierig, weil kaum ein Betrieb misst, wie oft abgetippt wird. Die Kosten zeigen sich an anderen Stellen:

  • Fehler: Ein Zahlendreher in der Artikelnummer, eine falsche Menge, ein vergessener Nachlass. Jeder Fehler löst eine Rückfrage, eine Gutschrift oder eine zweite Lieferung aus.
  • Nachfragen: „Ist der Auftrag schon drin?“ Wer zwei Systeme hat, weiß nie sicher, welches den aktuellen Stand hat.
  • Wartezeit: Der Auftrag liegt im Postfach, bis jemand Zeit hat, ihn einzugeben. Das Lager wartet auf den Lieferschein, der Kunde auf die Bestätigung.
  • Zwei Wahrheiten: Der Bestand im Shop stimmt nicht mit dem Lager überein, die Adresse im ERP nicht mit der in der Buchhaltung. Welche gilt?
  • Abhängigkeit: Der Ablauf hängt an der Person, die weiß, was wo einzutragen ist. Ist sie nicht da, staut es sich.

Dazu kommt, dass Mitarbeiter eine Arbeit machen, die nichts Neues schafft - und sie wissen das.

Wie Sie die Stellen finden

Die beste Methode ist einfach: Gehen Sie den Weg eines einzelnen Auftrags einmal durch, von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Setzen Sie sich zu den Mitarbeitern, die ihn bearbeiten, und lassen Sie sich zeigen, was sie tun - nicht erzählen, zeigen.

Achten Sie auf:

  • jeden Moment, in dem jemand ein Fenster neben ein anderes legt und abliest
  • jede Excel-Liste, die es „nur zur Übersicht“ gibt
  • jeden Ausdruck, der später wieder eingegeben wird
  • jede E-Mail, deren Inhalt in ein Formular wandert

Schreiben Sie die Stellen auf, jeweils mit dem System, aus dem die Daten kommen, und dem, in das sie gehen. Meist stechen wenige Stellen heraus, an denen es besonders oft und besonders fehleranfällig ist. Dort lohnt der Anfang.

Drei Wege, sie abzustellen

Eine Schnittstelle

Wenn beide Systeme bleiben sollen, verbindet eine Schnittstelle sie: Die Shop-Bestellung landet ohne Umweg in der Warenwirtschaft, die Rechnung geht von dort an die Buchhaltung. Was eine Schnittstelle ist und welche Arten es gibt, erklärt der Beitrag Was ist eine Schnittstelle?. Voraussetzung: Beide Systeme müssen sich anbinden lassen - bei älteren Programmen geht das nach Möglichkeit, aber nicht immer.

Eine gemeinsame Anwendung

Wenn die zweite Erfassung entsteht, weil ein Bereich im System gar nicht vorgesehen ist - Kommissionierung, Montageplanung, Reklamationen -, hilft keine Schnittstelle zwischen ERP und Excel. Dann fehlt eine Anwendung, in der dieser Bereich läuft und die mit dem ERP Daten austauscht. Für solche Ergänzungen nutzen wir ElbDesk, die Grundlage, auf der wir bauen. Haben Sie ein ERP, bleibt es - Buchhaltung und Lager bleiben aus.

Den Ablauf ändern

Manchmal ist die einfachste Lösung keine Software. Wenn der Kunde seine Bestellung selbst im Portal eingibt statt per Mail, entfällt das Abtippen. Wenn der Monteur seine Zeiten direkt im Handy erfasst, entfällt der Zettel. Wenn das Lager Zugriff auf das ERP bekommt, entfällt die Liste. Oft ist es eine Frage von Rechten und Gewohnheit, nicht von Technik.

Woran Sie eine gute Lösung erkennen

  • Jede Information wird an genau einer Stelle erfasst und ist danach überall da, wo sie gebraucht wird. „Einmal erfasst, überall aktuell“ ist der Maßstab.
  • Es ist klar, welches System führt, wenn zwei Systeme dieselben Daten kennen. Mehr dazu im Beitrag zu Stammdaten.
  • Fehler werden gemeldet, nicht still übersprungen.
  • Der Ablauf funktioniert auch, wenn die eine Kollegin nicht da ist.

Wie Sie vorgehen

  1. Den Weg eines Auftrags durchgehen und jede doppelte Erfassung notieren.
  2. Die Stellen nach Häufigkeit und Fehlerfolgen sortieren.
  3. Für die größte Stelle prüfen: Schnittstelle, gemeinsame Anwendung oder Ablauf ändern?
  4. Mit einer Stelle anfangen und den Ablauf danach noch einmal durchgehen.

Wer nicht sicher ist, wo er anfangen soll, kann den Ablauf mit uns zusammen aufnehmen - das ist der erste Schritt unserer Prozessoptimierung.