Excel ist das am weitesten verbreitete Werkzeug im Betrieb, und das aus gutem Grund. Wer eine Auswertung braucht, eine Kalkulation oder eine Liste für die nächste Messe, hat sie schnell. Kein Antrag an die IT, kein Anbieter, kein Projekt.

Die Frage nach einer Ablösung kommt selten auf, weil Excel schlecht wäre. Sie kommt auf, weil die Liste gewachsen ist: Aus der Kalkulation für einen Auftrag wurde die Auftragsliste des ganzen Vertriebs, aus dem Terminplan eines Monteurs die Einsatzplanung für alle. Die Tabelle ist zur Datenbank geworden, ohne dass es jemand entschieden hat.

Wofür Excel gut ist

  • Rechnen: Kalkulationen, Preislisten, Provisionen
  • Auswerten: Zahlen aus dem ERP ziehen, sortieren, filtern, als Diagramm zeigen
  • Einmalige Listen: die Teilnehmer der Hausmesse, die Adressen für ein Mailing
  • Ausprobieren: eine Idee prüfen, bevor jemand Software dafür entwickelt

Das ist genau, wofür Excel gemacht ist: eine Person, eine Datei, eine Frage.

Wo die Tabelle an Grenzen stößt

Die Probleme beginnen, wenn aus der einen Person mehrere werden und aus der Frage ein Ablauf.

  • Mehrere Bearbeiter: Zwei öffnen die Datei, einer speichert über den anderen. Oder die Datei ist gesperrt, und der Kollege wartet.
  • Versionen: „Auftragsliste_final_v3_neu.xlsx“ auf dem Server, eine Kopie im Postfach, eine auf dem Laptop. Welche stimmt?
  • Rechte: Wer die Datei öffnen kann, sieht alles und kann alles ändern - auch die Einkaufspreise und die Formeln.
  • Historie: Niemand weiß, wer den Liefertermin geändert hat und was vorher dort stand.
  • Formeln: Die Tabelle rechnet richtig, solange niemand eine Zeile löscht. Was die Formel in Spalte AH macht, weiß nur, wer sie geschrieben hat - und der ist im Urlaub.
  • Verknüpfungen: Kunden, Artikel und Aufträge stehen in getrennten Blättern, verbunden über SVERWEIS. Ein Tippfehler im Kundennamen, und der Auftrag hängt in der Luft.

Woran Sie merken, dass die Liste ein System geworden ist

  • Mehrere Mitarbeiter tragen regelmäßig ein, nicht nur einer.
  • Andere Abläufe hängen davon ab: Ohne die Liste kann niemand Rechnungen schreiben oder Touren planen.
  • Neue Mitarbeiter bekommen eine Einweisung, wie die Liste zu bedienen ist.
  • Dieselben Daten stehen auch im ERP, in der Warenwirtschaft oder im Shop und werden dort noch einmal gepflegt.
  • Jemand hat angefangen, Makros zu schreiben, damit die Tabelle mehr kann.
  • Wäre die Datei beschädigt, stünde ein Bereich still.

Treffen drei Punkte zu, ist die Liste keine Liste mehr. Sie ist die Software eines Bereichs - nur ohne die Eigenschaften, die Software braucht.

Der Unterschied auf einen Blick

Excel-Liste Kleine Anwendung
Bearbeiter einer nach dem anderen mehrere gleichzeitig
Rechte alle sehen und ändern alles je Rolle
Historie keine jede Änderung protokolliert
Eingaben frei geprüft, mit Pflichtfeldern
Bezug zu Kunden und Artikeln SVERWEIS fester Verweis auf den Stamm
Änderung am Aufbau jeder kann, keiner traut sich geplant und getestet

Drei Wege

Aufräumen und behalten

Nicht jede gewachsene Liste muss ersetzt werden. Oft reicht: eine Datei statt fünf Kopien, ein Ablageort, Eingabeprüfungen für die Spalten, Blattschutz für die Formeln und ein Blatt, das erklärt, was die Spalten bedeuten. Liegt die Liste in Microsoft 365, können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, und der Versionsverlauf zeigt, wer was geändert hat. Das reicht, solange die Liste eine Liste bleibt.

In eine kleine Anwendung überführen

Werden mehrere Bearbeiter, Rechte und Historie gebraucht, ist eine kleine Anwendung der ehrlichere Weg: eine Eingabemaske statt Zeilen, Pflichtfelder, ein Kundenstamm, auf den jeder Auftrag verweist, Rechte je Rolle, und jede Änderung wird protokolliert. Das muss kein großes Projekt sein. Eine Anwendung, die eine Liste ersetzt, hat meist eine Handvoll Masken.

Wir entwickeln so etwas auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt ElbDesk mit, entwickelt wird nur der Ablauf, der in Ihrer Liste steckt. Haben Sie ein ERP, bleibt es - Buchhaltung und Lager bleiben aus. Ist die Liste in Wahrheit eine Access-Datenbank, gilt dasselbe: Access-Datenbank ablösen.

Ans ERP anbinden

Manchmal steht in der Excel-Liste nichts, was das ERP nicht schon kennt. Sie existiert, weil der Bericht im ERP umständlich ist oder weil dort ein Feld fehlt. Dann ist die Lösung keine neue Anwendung, sondern eine Auswertung aus dem ERP oder ein zusätzliches Feld darin. Und wo die Liste Daten enthält, die auch im ERP gepflegt werden, lohnt sich der Blick auf die doppelte Erfassung - sie ist meist der eigentliche Grund für die Liste.

Was aus der Liste wird

Die alte Liste ist die beste Vorlage für das, was sie ersetzt. Ihre Spalten sind die Felder, ihre Blätter die Bereiche, ihre Farben die Status. Wer eine Anwendung entwickelt, nimmt sie als Ausgangspunkt und fragt bei jeder Spalte, ob sie noch gebraucht wird. Die Daten werden übernommen; das Aufräumen von Dubletten und Schreibweisen ist dabei meist die größte Arbeit. Ob es für den Ablauf auch fertige Software gibt, prüfen Sie am besten vorher: Individualsoftware oder Standardsoftware.

Fragen vor der Entscheidung

  • Wie viele Personen arbeiten in der Liste?
  • Welche Abläufe stehen still, wenn die Datei nicht da ist?
  • Welche Daten stehen auch im ERP oder in der Warenwirtschaft?
  • Wer versteht die Formeln, und ist das aufgeschrieben?
  • Muss nachvollziehbar sein, wer was geändert hat?
  • Gibt es Standardsoftware, die genau diesen Ablauf abbildet?

Die Antworten zeigen meist schnell, welcher der drei Wege passt. Und die Liste selbst ist der beste Ausgangspunkt für das Gespräch - sie zeigt, wie der Bereich heute wirklich arbeitet.