Gespräch vereinbarenKontakt
Menü

Ihr System läuft seit zwanzig Jahren. Ablösen geht auch ohne Stichtag.

Kein Support, keine Schnittstellen, keine E-Rechnung - und irgendwo darin stecken Regeln, die niemand aufgeschrieben hat. Wir lösen es Bereich für Bereich mit ElbDesk ab, unserem individuellen ERP - das alte System läuft weiter, bis sich das Neue im Alltag bewährt hat.

Gespräch vereinbaren

Vier Bereiche mit je einer Spur für das alte und das neue System: Aufträge sind abgelöst, das Lager läuft im Parallelbetrieb und ist hervorgehoben, der Einkauf ist aufgenommen, die Buchhaltung arbeitet noch im Altsystem.

Wann es Zeit wird

Anlässe

Meistens ist die Lage seit Jahren bekannt, und es ist trotzdem dabei geblieben. Aus gutem Grund: Ein System, das jeden Tag läuft, ist das kleinere Risiko als ein Wechsel mit Stichtag. Das gilt aber nur, solange Sie die Wahl zwischen allem und nichts haben.

Für Ihr System gibt es keine Updates mehr

Der Hersteller ist verkauft, eingestellt oder antwortet nicht. Was läuft, läuft - bis es das nicht mehr tut.

Ihr System kann keine E-Rechnung

Empfangen müssen Betriebe sie schon seit 2025, und die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu stellen, greift stufenweise ab 2027. Bei vielen älteren Systemen lässt sich das nicht mehr nachrüsten.

Daten kommen nur über einen Export heraus

Jeden Morgen stößt ihn jemand von Hand an, kopiert die Zahlen in eine Tabelle und schickt sie per E-Mail weiter.

Preisstaffeln und Sonderkonditionen stehen in keinem Handbuch

Warum ein Auftrag anders berechnet wird, weiß das System - und zwei Ihrer Mitarbeiter.

Eine Person weiß, warum alles so eingestellt ist

Für Vertretung, Einarbeitung und Nachfolge ist das ein Risiko.

Zwei Angebote für einen Wechsel liegen im Schrank

Beide mit Stichtag. Beide setzen voraus, dass an einem Wochenende alles umgestellt wird.

Klingt das nach Ihrem System? Gespräch vereinbaren

Bereich für Bereich. Das alte System läuft mit.

Schrittweise Ablösung

Statt eines großen Umstiegs zieht ein Bereich nach dem anderen um - in der Reihenfolge, die Ihnen am meisten bringt.

  1. Heute

    Das alte System erledigt alles.

  2. Erster Bereich

    Der Versand läuft in ElbDesk, fest mit dem alten System verbunden.

  3. Weitere Bereiche

    Versand, Lager und Verkauf laufen in ElbDesk, das alte System hat immer weniger zu tun.

  4. Abgelöst - wenn Sie wollen

    Nur noch ElbDesk arbeitet, das alte System ist abgeschaltet.

Nach jedem Bereich entscheiden Sie, ob und wann der nächste folgt. Was bleiben kann, bleibt.

Unser Vorgehen

Aufnehmen. Anbinden.
Ablösen.

Jeden Schritt beauftragen Sie einzeln. Abgeschaltet wird zuletzt, nicht zuerst - und nur, wenn Sie es wollen.

  1. Aufnehmen, was drinsteckt

    Wir fangen an einer einzelnen Sache an, die weh tut: eine Excel-Liste, ein Bericht, den jemand jeden Montag von Hand zusammenbaut. Dabei schreiben wir auf, was Ihr System leistet, welche Regeln darin stecken und wie die Daten herauskommen.

    Danach haben Sie

    Eine Sache, die ab sofort besser läuft - und eine Dokumentation Ihrer Abläufe und der Regeln, die im alten System stecken.

  2. Anbinden, nicht abschalten

    Das alte System bleibt und wird nach Möglichkeit angebunden. ElbDesk stellen wir daneben - es muss sich erst im Alltag bewähren.

    Danach haben Sie

    Keinen Stichtag - und aus eigener Erfahrung ein Bild davon, wie die Zusammenarbeit mit uns läuft.

  3. Ablösen, was sich lohnt

    Ein Bereich nach dem anderen zieht nach ElbDesk um, mit abgestimmten Übergängen und Parallelbetrieb, soweit technisch möglich. Was bleiben kann, bleibt.

    Danach haben Sie

    Nach jedem Bereich eine neue Entscheidung - und den Überblick, um sie zu treffen.

Sprechen wir darüber, welcher Bereich bei Ihnen zuerst umziehen sollte.

Gespräch vereinbaren

Warum das Risiko bei jedem Schritt klein bleibt

Warum wir

Ein Systemwechsel mit Stichtag verlangt, dass an einem Wochenende alles passt. Bei uns fängt es klein an, und Sie entscheiden nach jedem Bereich neu.

  • Nichts wird abgeschaltet, bevor das Neue läuft

    Das alte System bleibt und wird nach Möglichkeit angebunden. Was neu dazukommt, muss sich im Alltag bewähren, bevor Ihnen etwas weggenommen wird.

  • Große Verträge kommen zuletzt, nicht zuerst

    Ob eine Zusammenarbeit funktioniert, zeigt sich in der Arbeit, nicht im Angebot. Passt es nicht, haben Sie trotzdem etwas, das läuft.

  • Das Wissen aus dem alten System geht nicht verloren

    Preisstaffeln, Sonderkonditionen, Fristen: Wir holen die Regeln aus dem System und den Köpfen, bevor irgendetwas umzieht - und prüfen, dass das Neue genauso rechnet.

Abgelöst wird mit ElbDesk, unserem individuellen ERP

Womit wir ablösen

Ein komplettes ERP von Grund auf bauen wir nicht - dafür gibt es ElbDesk. Was Ihr altes System an Standardarbeit erledigt, ist dort schon da: Stammdaten, Verkauf, Einkauf, Lager und die Buchhaltung bis zum Jahresabschluss, E-Rechnung eingeschlossen. Darauf bauen wir Ihre Abläufe so, wie Ihr Betrieb wirklich arbeitet - statt ihn in Standardmasken zu zwingen.

Lässt sich in Etappen einführen

ElbDesk läuft neben Ihrem alten System, bis der nächste Bereich an der Reihe ist.

Auf Anbindung ausgelegt

Die Schnittstellen zu Shop, Versand und Buchhaltung sind von Anfang an vorgesehen, nicht nachträglich angebaut.

Ihre Prozesslogik gehört Ihnen

Was für Ihren Betrieb entwickelt wird, dürfen Sie uneingeschränkt nutzen - unabhängig davon, wie es mit uns weitergeht.

Welcher Bereich zuerst nach ElbDesk umzieht, zeigt die Aufnahme. Soll es ein anderes ERP werden, führen Sie es mit dem Anbieter ein - wir bauen Schnittstellen und Software dazu.

Gespräch vereinbarenWie ElbDesk eingesetzt wird

So läuft es bei anderen Betrieben

Aus der Praxis

  • Carl Ostermann Erben GmbH

    ERP für einen Produktionsbetrieb

    Das neue ERP wird im laufenden Betrieb eingeführt - ohne Stichtag.

    Vorher
    Aufträge, Kalkulation und Produktionsdaten lagen in getrennten Systemen; die Spezialsoftware der Produktion war nicht angebunden.
    Danach
    Ein ERP auf Basis von ElbDesk, angepasst an die Abläufe des Betriebs und angebunden an die Spezialsoftware der Produktion.
    • Einführung im laufenden Betrieb
    • ERP entlang der eigenen Abläufe
    • Anbindung der Branchensoftware der Produktion

    Durch die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit entwickeln wir ein ERP-System, das genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.

    Holger OstermannGeschäftsführer · Carl Ostermann Erben GmbH

  • DGD Deutscher Gutachter Dienst GmbH

    Gutachten- und Abrechnungssystem

    Das Bürosystem wurde neu aufgebaut, die bestehende App haben wir übernommen statt ersetzt.

    Vorher
    Gutachten und Abrechnung liefen getrennt von der App, mit der die Gutachter vor Ort arbeiten.
    Danach
    Ein System für Gutachten, Gutschriften und E-Rechnung - in Echtzeit mit der App der Gutachter verbunden.
    • Übernahme und Weiterentwicklung fremder Software
    • Echtzeit-Abgleich zwischen App und Bürosystem
    • E-Rechnung aus dem eigenen System

    Gemeinsame OKRs, transparente Projektmanagement-Tools und ein klar strukturiertes Burndown-Board gaben uns jederzeit volle Kontrolle. So konnten wir Prioritäten flexibel anpassen - und haben selten so viel Vertrauen in einen externen Partner erlebt.

    Daniel L. AguirreGeschäftsführer · DGD Deutscher Gutachter Dienst GmbH

In keinem dieser Projekte gab es einen Tag, an dem alles umgestellt wurde.

Das fragen uns Inhaber am häufigsten

Einwände

  • Wenn wir das anfassen, stehen wir.

    Deshalb wird zuerst nichts angefasst. Erst aufnehmen, dann anbinden, abgeschaltet wird zuletzt. Soweit technisch möglich, läuft das alte System parallel, bis sich das Neue im Alltag bewährt hat.

  • Das System kann Dinge, die wir selbst nicht alle kennen.

    Genau deshalb fangen wir mit der Aufnahme an. Die Regeln aufzuschreiben ist der erste Schritt - ganz gleich, ob Sie danach etwas ablösen oder nicht.

  • Es kennt sich nur einer aus, und der geht bald.

    Dann ist es jetzt einfacher als in drei Jahren: Solange er da ist, kann er erklären, warum etwas so eingestellt ist. Kein Grund zur Eile - aber ein guter Zeitpunkt.

  • Wie lange dauert eine komplette Ablösung?

    Das hängt davon ab, wie viele Bereiche umziehen - und das entscheiden Sie. Weil jeder Bereich für sich läuft, gibt es keinen Punkt, an dem Sie auf das Ende warten müssen.

  • Was passiert mit unseren Altdaten?

    Wir klären, welche Daten übernommen werden und wie ältere Bestände lesbar bleiben - auch mit Blick auf Aufbewahrungspflichten. Ihren Steuerberater beziehen wir dabei ein.

  • Wir wollen lieber ein anderes ERP einführen.

    Dann führen Sie es mit dem Anbieter ein - ein ERP von Grund auf bauen wir nicht, dafür gibt es ElbDesk. Was dem neuen System fehlt, bauen wir dazu: Software für die Abläufe, die kein Standard abdeckt, und nach Möglichkeit die Schnittstellen zu Shop, Versand und Buchhaltung.

    ERP-Integration & Schnittstellen

Die Aufnahme lohnt sich - auch ohne uns

Was dabei entsteht, gehört Ihnen, auch wenn wir danach keine Zeile Code für Sie schreiben. Es hilft an drei Stellen:

Einarbeitung und Vertretung

Neue Mitarbeiter lernen nicht mehr nur durch Zuschauen. Fällt jemand aus, ist nachvollziehbar, was an seinem Platz passiert.

Nachfolge und Verkauf

Ein Betrieb mit dokumentierten Abläufen lässt sich prüfen - und ist damit mehr wert.

Systemauswahl

Wer ein neues System anschafft, braucht genau diese Unterlagen. Sonst kauft man am Ende das, was der Anbieter in der Vorführung zeigt.

Mehr zur Prozessanalyse

Kontakt

Welches System läuft bei Ihnen?

In 20 Minuten klären wir, wo Ihr System an Grenzen stößt - ohne Präsentation, direkt zur Sache. Danach wissen Sie, welcher erste Schritt sinnvoll ist.

Tobias KietzmannGeschäftsführer

Ihr fester Ansprechpartner, vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.

Anfrage senden

Oder direkt