Die meisten Altsysteme laufen seit vielen Jahren. Sie sind mit dem Betrieb gewachsen, und in ihnen steckt mehr, als eine Funktionsliste zeigt: Preisregeln, Freigaben, Ausnahmen, die irgendwann jemand eingebaut hat. Entsprechend groß ist der Respekt vor dem Wechsel.
Wir lösen Altsysteme mit ElbDesk ab, unserem individuellen ERP, und zwar Bereich für Bereich statt an einem einzigen Stichtag. Die folgenden Abschnitte beantworten die Fragen, die uns dabei am häufigsten gestellt werden.
Wie wird der Wechsel im laufenden Betrieb geplant?
Zuerst sehen wir uns an, was am alten System hängt: Welche Bereiche nutzen welche Daten? Welche Programme sind angebunden? Wo gibt es Abhängigkeiten, die man erst auf den zweiten Blick sieht?
Daraus entsteht eine Reihenfolge. Ein erster Bereich wechselt, während der Rest vorerst im alten System bleibt. Die benötigten Daten fließen über geprüfte Schnittstellen hin und her. Für jede Etappe legen wir Tests, Datenübernahme, Freigabe und, wo nötig, einen Parallelbetrieb fest. Warum dieser Weg meist sicherer ist als ein harter Umstieg, beschreibt der Beitrag Stichtag oder Schritt für Schritt.
Was, wenn das Wissen bei einzelnen Mitarbeitern liegt?
Das ist eher die Regel als die Ausnahme. Oft kennen nur zwei oder drei Personen die Regeln, nach denen das System wirklich arbeitet, und manches davon steht nirgends geschrieben.
Deshalb nehmen wir diese Regeln gemeinsam mit genau diesen Mitarbeitern auf, an konkreten Vorgängen statt in abstrakten Workshops. Was dabei herauskommt, wird dokumentiert. So hängt das Wissen am Ende nicht mehr an einzelnen Köpfen, sondern steht im neuen System und in der Dokumentation.
Was passiert mit unseren Altdaten?
Vor der Umsetzung klären wir, welche Daten übernommen werden, in welcher Form und wie gründlich sie vorher bereinigt werden. Nicht alles muss ins neue System: Manche Bestände braucht man nur noch zum Nachschlagen.
Für ältere Daten legen wir fest, wie sie lesbar und auffindbar bleiben. Wo Aufbewahrungspflichten eine Rolle spielen, beziehen wir Ihren Steuerberater ein. Mehr dazu steht im Beitrag Altdaten ins neue System.
Was bleibt vom alten System, was kommt neu?
Das legen wir gemeinsam fest. Systeme, die gut funktionieren und die Sie weiter nutzen möchten, planen wir im Übergangsplan mit ein und binden sie nach Möglichkeit an. Abgelöst wird, was den Betrieb bremst.
Mit ElbDesk beginnen wir dabei nicht bei null. Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt der Core mit, ERP-Bausteine wie Einkauf, Lager oder Buchhaltung kommen nach Bedarf dazu. Entwickelt wird vor allem das, was Ihren Betrieb ausmacht.
Begleiten Sie auch die Einführung anderer ERP-Systeme?
Unsere Ablöseprojekte setzen auf ElbDesk. Haben Sie sich für ein anderes ERP entschieden, ist das auch ein Weg, den wir unterstützen - nur anders.
Dann führen Sie das neue ERP mit dessen Anbieter ein, und wir kümmern uns um das, was darum herum gebraucht wird: Schnittstellen zu Ihren übrigen Programmen und eigene Anwendungen für Abläufe, die im Standard nicht vorgesehen sind. Wie das aussehen kann, zeigt unsere Seite zu ERP-Integration und Schnittstellen.
Wie geht es nach der Einführung weiter?
Mit der Umstellung ist das Projekt nicht vorbei. Wir legen fest, wer im Alltag Ihr Ansprechpartner ist und wie mit Störungen umgegangen wird. Neue Anforderungen und weitere Bereiche planen wir als eigene Etappen.
Dazu gehört auch, dass das Wissen im Team bleibt: Dokumentation und Schulung sind für Ihre Mitarbeiter gedacht und für die, die später neu dazukommen.
