Wenn der Anbieter das Ende des Supports ankündigt, ändert sich im Alltag zunächst nichts. Aufträge werden erfasst, Rechnungen gedruckt, das Lager bucht. Das macht die Nachricht tückisch: Es gibt keinen Tag, an dem man handeln muss, und deshalb wird oft gar nicht gehandelt. Bis eine neue Vorschrift kommt, ein Update des Betriebssystems etwas kaputt macht oder eine Störung niemand mehr beheben kann.

Dieser Ratgeber beschreibt, was das Ende des Supports tatsächlich bedeutet, was Sie zuerst tun sollten und welche Wege es danach gibt.

Was das Ende des Supports bedeutet

Hinter dem Wort „Support“ stecken mehrere Dinge, die alle wegfallen:

  • Sicherheitsupdates. Lücken in der Software werden nicht mehr geschlossen. Für ein System mit Kunden-, Lieferanten- und Bankdaten ist das kein theoretisches Risiko.
  • Anpassungen an neue Vorschriften. Ändern sich Formate oder Pflichten, etwa bei der E-Rechnung, liefert der Anbieter keine neue Version mehr. Das System kann dann etwas nicht, was der Betrieb muss.
  • Verträglichkeit mit der Umgebung. Neue Versionen von Betriebssystem, Datenbank oder Office werden nicht mehr geprüft. Irgendwann startet das Programm nach einem Update nicht mehr, oder der Export klappt nicht.
  • Hilfe bei Störungen. Steht der Ablauf, gibt es niemanden mehr, den Sie anrufen können - oder nur noch zu Bedingungen, die der Anbieter selbst festlegt.

Nichts davon passiert am Stichtag. Es passiert irgendwann danach, und meist zu einem ungünstigen Zeitpunkt.

Die ersten drei Schritte

Bevor Sie Angebote einholen, schaffen Sie sich eine Grundlage. Dafür brauchen Sie keinen Anbieter.

  1. Klären, was genau endet. Endet nur diese Version, und es gibt eine Nachfolgeversion? Endet das Produkt ganz? Bietet der Anbieter einen Umstieg an, und was wird dabei übernommen - nur die Daten, oder auch Ihre Anpassungen? Die Antworten stehen selten im Brief, fragen Sie nach.
  2. Aufnehmen, was das System heute leistet. Welche Abläufe hängen daran, welche Belege kommen heraus, welche anderen Programme greifen darauf zu, welche Sonderwege wurden über die Zeit eingebaut? Das weiß meist niemand vollständig. Zusehen am Arbeitsplatz zeigt es.
  3. Daten in einem lesbaren Format sichern. Kunden, Artikel, offene Aufträge, Belege. Prüfen Sie, ob der Export vollständig ist und sich öffnen lässt. Was mit den Daten beim Wechsel passiert, beschreibt der Ratgeber zur Datenübernahme.

Mit diesen drei Punkten wissen Sie, wovon Sie sich trennen müssen - und was keinesfalls verloren gehen darf.

Drei Wege nach dem Ende des Supports

Auf die Nachfolgeversion wechseln. Klingt nach dem kleinsten Schritt, ist aber oft eine Neueinführung: neue Oberfläche, neue Datenstruktur, und die Anpassungen der alten Version kommen nicht automatisch mit. Das passt, wenn das alte System kaum angepasst war und die Nachfolgeversion Ihre Abläufe abdeckt.

Ein anderes Standard-ERP einführen. Sinnvoll, wenn Ihre Abläufe weitgehend dem Standard Ihrer Branche folgen. Der Wechsel geschieht meist an einem Stichtag, mit allen Bereichen auf einmal. Was dafür und dagegen spricht, steht im Ratgeber Stichtag oder schrittweise.

Bereich für Bereich ablösen. Der Bereich mit dem größten Druck kommt zuerst ins neue System, das alte läuft für den Rest weiter, nach Möglichkeit über eine Schnittstelle verbunden. Das passt, wenn das System viele eigene Abläufe kennt und der Betrieb sich keinen Stillstand leisten kann. Diesen Weg gehen wir, auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen.

Was für welchen Weg spricht

  • Wie stark ist das alte System an Ihren Betrieb angepasst? Je mehr Sonderwege, desto weniger bringt ein Standardsystem von Haus aus mit.
  • Wer kennt die Anpassungen noch? Wenn es nur eine Person ist, gehört das Aufschreiben vor jede Entscheidung.
  • Welcher Bereich drückt am meisten - und könnte er zuerst umziehen?
  • Gibt es einen Termin, an dem etwas funktionieren muss, etwa eine neue Pflicht bei der Rechnungsstellung?

Woran Sie darüber hinaus erkennen, dass ein System nicht nur alt, sondern am Ende ist, beschreibt der Ratgeber Woran Sie erkennen, dass Ihr System am Ende ist. Wie eine Ablösung ohne Stichtag abläuft, zeigt unsere Seite zum Ablösen von Altsystemen.