Viele Excel-Dateien sind einfache Listen. Manche sind mehr: Sie haben Knöpfe, Eingabemasken und Abläufe, die auf Klick loslaufen. Die Kalkulation holt Preise aus einer anderen Datei, das Angebot entsteht als fertiges Dokument, die Wochenplanung verteilt Aufträge auf Mitarbeiter, die Auswertung geht jeden Montag per E-Mail an die Geschäftsführung. Dahinter stehen Makros, geschrieben in VBA, der Programmiersprache, die in Microsoft Office steckt.

Solche Arbeitsmappen sind Anwendungen, auch wenn niemand sie so nennt. Sie sind oft über Jahre gewachsen, erstaunlich leistungsfähig und passen genau zum Betrieb. Gerade deshalb ist es riskant, wenn niemand mehr weiß, wie sie funktionieren.

Wann eine Excel-Liste allgemein an ihre Grenzen kommt, beschreibt der Ratgeber Excel als Datenbank. Hier geht es um den nächsten Schritt: Arbeitsmappen, in denen Programmcode steckt.

Wo Makros im Betrieb stecken

  • Kalkulation: Material, Arbeitszeit, Zuschläge und Staffeln, am Ende ein Preis.
  • Angebote und Auftragsbestätigungen: Positionen auswählen, Knopf drücken, fertiges Dokument.
  • Planung: Schichten, Einsätze, Produktionsreihenfolge, Maschinenbelegung.
  • Auswertungen: Daten aus dem ERP einlesen, aufbereiten, als Bericht verschicken.
  • Kleine Schnittstellen: Eine Datei aus dem Shop oder vom Lieferanten einlesen und für ein anderes Programm umformen.

Woran Sie merken, dass es riskant wird

  • Eine Person kennt den Code. Sie hat ihn geschrieben, und nur sie traut sich, etwas zu ändern. Ist sie krank oder nicht mehr im Betrieb, wird aus jeder Änderung ein Wagnis.
  • Makros werden blockiert. Microsoft hat die Sicherheit bei Makros in den letzten Jahren verschärft. Dateien, die aus dem Internet oder per E-Mail kommen, öffnen sich in neueren Office-Fassungen oft mit gesperrten Makros. Wer die Arbeitsmappe an Kunden oder Außendienst verschickt, merkt das zuerst.
  • Updates machen Ärger. Ein Makro läuft nur in der 32-Bit-Fassung von Office, ein Verweis auf eine alte Erweiterung fehlt nach dem Umstieg, eine Funktion verhält sich in der neuen Fassung anders.
  • Kopien wandern herum. Jeder hat eine eigene Fassung der Datei, per E-Mail verschickt, auf dem Laptop gespeichert. Welche die aktuelle Preisliste enthält, weiß niemand genau.
  • Es gibt keine Rechte und kein Protokoll. Wer die Datei öffnen kann, kann auch den Code ändern. Wer wann welche Zahl verändert hat, lässt sich nicht nachvollziehen.
  • Unterwegs geht nichts. Makros laufen auf dem Handy und im Browser in der Regel nicht.

Keines dieser Anzeichen allein ist ein Grund für eine Ablösung. Treffen mehrere zu, lohnt sich ein genauer Blick. Weitere Anzeichen beschreibt der Ratgeber Woran Sie erkennen, dass Ihr System am Ende ist.

Was in der Arbeitsmappe steckt

Bevor irgendetwas ersetzt wird, gehört aufgeschrieben, was die Datei heute leistet. Dabei lohnt es sich, auf diese Teile zu achten:

  • Formeln: Wo wird gerechnet, und nach welchen Regeln? Oft stehen die wichtigsten Geschäftsregeln in einer langen Formel, die niemand mehr ansieht.
  • Makros: Was passiert bei welchem Knopf? Welche Makros laufen beim Öffnen oder Speichern von selbst?
  • Versteckte Blätter und Spalten: Hier liegen oft Preistabellen, Zwischenrechnungen und Nachschlagelisten.
  • Verknüpfungen zu anderen Dateien: Holt die Arbeitsmappe Daten aus einer zweiten Datei, einer Datenbank oder vom Netzlaufwerk? Diese Verbindungen brechen als Erstes.
  • Ausgaben: Welche Dokumente, E-Mails oder Dateien erzeugt die Mappe, und wer braucht sie?
  • Die Menschen: Wer arbeitet damit, wie oft, und wofür genau?

Die Aufnahme sollte mit der Person geschehen, die den Code geschrieben hat, solange sie erreichbar ist. Der Code wird dabei gelesen, nicht erraten. Oft zeigt sich, dass ein Teil längst nicht mehr gebraucht wird und ein anderer Teil täglich unverzichtbar ist.

Drei Wege

Aufräumen und in Excel lassen

Wenn die Mappe von wenigen Leuten genutzt wird und gut funktioniert, reicht oft Ordnung: eine zentrale Fassung an einem festen Ort, der Code kommentiert und gesichert, eine kurze Beschreibung, was jeder Knopf tut, und eine zweite Person, die sich auskennt. Das kostet wenig und nimmt das größte Risiko heraus.

Daten in eine Datenbank, Excel bleibt Oberfläche

Oft liegt das eigentliche Problem nicht im Rechnen, sondern in den Daten: Preislisten, Kunden, Aufträge, verteilt auf viele Kopien. Dann können die Daten zuerst in eine Datenbank umziehen, auf die alle zugreifen. Excel bleibt für Kalkulation und Auswertung, liest aber aus einer gemeinsamen Quelle. Für die Mitarbeiter ändert sich wenig, die Kopien verschwinden.

Den Ablauf in eine eigene Anwendung überführen

Arbeiten mehrere Leute im selben Ablauf, braucht es Rechte und ein Protokoll, oder soll der Ablauf auch unterwegs funktionieren, ist eine eigene Anwendung der ehrlichere Weg. Die Arbeitsmappe ist dafür die beste Vorlage: Ihre Blätter zeigen die Bereiche, ihre Formeln die Regeln, ihre Knöpfe die Arbeitsschritte.

Schrittweise statt auf einen Schlag

Eine gewachsene Arbeitsmappe an einem Stichtag abzuschalten, ist riskant, weil erst im Betrieb auffällt, welche Regel vergessen wurde. Sicherer ist es meist, Teil für Teil umzuziehen: zuerst der Bereich, der den meisten Ärger macht, etwa die Preisliste, die in zehn Kopien existiert. Die Mappe läuft so lange weiter, bis ihr letzter Teil ersetzt ist. Beide Wege vergleicht der Ratgeber Umstellung mit Stichtag oder schrittweise.

Wir lösen Altsysteme mit ElbDesk ab, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt ElbDesk mit, entwickelt wird nur, was Ihren Prozess ausmacht. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt unsere Seite zur Ablösung von Altsystemen. Ein ähnliches Vorgehen für Datenbanken beschreibt der Ratgeber Eine Access-Datenbank ablösen.

Checkliste vor dem Start

  • Welche Arbeitsmappen mit Makros sind im Betrieb im Einsatz, und wer nutzt sie?
  • Wer hat den Code geschrieben, und ist diese Person für die Aufnahme erreichbar?
  • Liegt eine zentrale, gesicherte Fassung jeder Mappe vor?
  • Welche Makros laufen beim Öffnen oder Speichern automatisch?
  • Welche anderen Dateien oder Programme liest oder beschreibt die Mappe?
  • Welcher Teil macht heute den meisten Ärger?