Ein ERP-Wechsel ist für einen Betrieb einer der größten Eingriffe überhaupt. Alle Bereiche sind betroffen, alle Mitarbeiter müssen umlernen, die Daten müssen umziehen, und für eine Weile läuft vieles langsamer als vorher. Er lohnt sich, wenn das System selbst das Problem ist. Er lohnt sich nicht, wenn das Problem dort liegt, wo das ERP aufhört - denn dann steht es nach dem Wechsel genau wieder da, nur in einem neuen Programm.

Dieser Ratgeber hilft beim Unterscheiden: fünf Gründe, die oft genannt werden und meist keine sind, vier, die es wirklich sind, und ein einfacher Weg, den Unterschied in Ihrem Betrieb zu finden.

Fünf Gründe, die keine sind

„Shop, Lager und Buchhaltung haben unterschiedliche Zahlen.“ Das klingt nach einem schlechten ERP, ist aber meist eine fehlende oder unzuverlässige Verbindung zwischen den Programmen. Bestellungen kommen aus dem Shop per Export, Bestände werden abends von Hand abgeglichen, Rechnungen gehen als Datei an die Buchhaltung. Ein neues ERP muss genauso angebunden werden, und wenn die Verbindung wieder fehlt, stimmen die Zahlen wieder nicht. Wie sich das sauber lösen lässt, beschreiben die Ratgeber Doppelte Datenerfassung und Onlineshop und ERP verbinden.

„Unsere Kalkulation läuft in Excel.“ Viele Betriebe kalkulieren, geben frei oder planen nach eigenen Regeln, die kein Standard kennt: Zuschläge je Kunde, Freigaben ab einer bestimmten Größe, eine Fertigung mit eigenen Schritten. Diese Abläufe landen neben dem ERP, in Listen und Postfächern. Ein anderes Standard-ERP kennt Ihre Regeln genauso wenig, und nach dem Wechsel liegt dieselbe Liste neben dem neuen System. Was hilft, ist eine eigene Anwendung für genau diesen Ablauf, nach Möglichkeit an das ERP angebunden.

„Keiner findet sich im System zurecht.“ Umständliche Masken, zu viele Felder, Rechte, die niemand versteht: Das liegt oft an der Einrichtung, nicht am System. Viele Programme lassen sich so einstellen, dass jede Rolle nur sieht, was sie braucht. Dazu kommt eine Einarbeitung, die mehr ist als ein Nachmittag am Anfang. Rollen, Ansichten und gute Schulung ändern mehr als ein neues Programm, in das sich wieder alle einarbeiten müssen.

„Wir bekommen keine vernünftigen Auswertungen.“ Die Daten sind meist da, sie kommen nur nicht in der Form heraus, die die Geschäftsführung braucht. Oft fehlt eine Auswertung, die jemand einmal sauber aufsetzt, oder ein Zugang, über den sich Fragen in Alltagssprache stellen lassen. Das lässt sich in den meisten Systemen lösen, ohne sie auszutauschen. Der Ratgeber Auswertungen aus dem ERP zeigt, wie.

„Die Stammdaten sind ein Durcheinander.“ Doppelte Kunden, alte Artikel, falsche Preise: Ein neues System übernimmt diese Daten - und damit das Durcheinander. Aufräumen müssen Sie so oder so, und vor einem Wechsel ist es am wichtigsten, weil sich die Fehler sonst im neuen System fortsetzen. Oft zeigt sich beim Aufräumen, dass das alte System gar nicht das Problem war. Mehr dazu im Ratgeber Stammdaten an einer Stelle.

Vier Gründe, die es sind

Es gibt aber auch Anzeichen, bei denen ein Wechsel richtig ist:

  • Der Anbieter stellt den Support ein. Keine Updates, keine Anpassungen an neue Vorschriften, keine Hilfe bei Störungen. Was dann zu tun ist, steht im Ratgeber ERP-Support endet.
  • Ihre Kernabläufe passen nicht hinein. Nicht ein Sonderweg am Rand, sondern das, womit Sie Ihr Geld verdienen, lässt sich im System nicht abbilden, und anpassen lässt es sich nicht mehr. Dann wächst die Arbeit daneben mit jedem Auftrag.
  • Nur noch eine Person kennt das System. Fällt sie aus, wartet der Betrieb. Das gilt besonders für Eigenentwicklungen, die über die Jahre gewachsen sind.
  • Neue Anforderungen scheitern immer wieder. Ein zweiter Standort, ein neuer Vertriebsweg, eine neue Pflicht wie die E-Rechnung - und jedes Mal heißt es, das kann das System nicht.

Weitere Anzeichen beschreibt der Ratgeber Woran Sie erkennen, dass Ihr System am Ende ist.

Wie Sie den Unterschied finden

Verfolgen Sie einen echten Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung. Notieren Sie jede Stelle, an der er das ERP verlässt: eine Liste, eine E-Mail, ein Anruf, ein zweites Programm. Dann fragen Sie bei jeder Stelle: Liegt es am ERP - oder an dem, was zwischen den Programmen passiert?

Liegen die meisten Stellen zwischen den Programmen, brauchen Sie Verbindungen, kein neues ERP. Liegen sie in eigenen Abläufen, die kein Standard kennt, hilft eine Erweiterung neben dem ERP. Nur wenn das ERP selbst nicht mehr mitkommt, ist der Wechsel der richtige Weg. Eine erste Einordnung in acht Fragen gibt der System-Check, eine ausführliche Entscheidungshilfe mit Vergleichstabellen unser ERP-Leitfaden.

Wenn gewechselt werden muss

Steht fest, dass das ERP nicht mehr mitkommt, muss der Wechsel nicht an einem einzigen Tag geschehen. Meist ist es besser, Bereich für Bereich umzuziehen: Der Bereich mit dem größten Druck kommt zuerst, das alte System läuft für den Rest weiter, nach Möglichkeit über eine Schnittstelle verbunden. So bleibt der Rückweg offen, und der Betrieb steht nie still.

Diesen Weg gehen wir mit ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt ElbDesk mit, Ihre eigenen Abläufe kommen Bereich für Bereich dazu. Wie das aussieht, zeigt unsere Seite zum Ablösen von Altsystemen. Welche Schritte eine Einführung allgemein durchläuft, beschreibt der Ratgeber Wie eine ERP-Einführung abläuft.