In jedem Betrieb gibt es Dinge, die jemand erlauben muss, bevor sie passieren: eine Bestellung über einem bestimmten Betrag, einen Urlaubsantrag, eine Eingangsrechnung, ein Angebot mit hohem Rabatt, eine Überstundenregelung. Meist läuft das über eine Unterschriftenmappe, eine E-Mail mit „Bitte freigeben“ oder ein kurzes Gespräch auf dem Flur.

Solange alle im Haus sind, geht das gut. Schwierig wird es, wenn der Freigebende unterwegs ist, wenn eine E-Mail untergeht oder wenn später niemand mehr weiß, wer eine Bestellung eigentlich genehmigt hat. Dann wartet die Arbeit, und der Lieferant ruft an, weil seine Rechnung noch immer offen ist.

Typische Freigaben

  • Bestellungen: ab einem Betrag, für bestimmte Warengruppen oder bei neuen Lieferanten
  • Eingangsrechnungen: sachlich richtig, rechnerisch richtig, dann zur Zahlung frei
  • Urlaub und Abwesenheiten: Antrag, Prüfung der Vertretung, Zusage
  • Angebote: bei hohem Rabatt, ungewöhnlichen Bedingungen oder großen Summen
  • Reisekosten und Auslagen: Beleg, Prüfung, Erstattung
  • Stammdaten: ein neuer Lieferant, eine geänderte Bankverbindung

Die letzte ist unscheinbar und wichtig. Eine geänderte Bankverbindung, die niemand prüft, ist ein beliebter Weg für Betrug.

Was eine digitale Freigabe leisten muss

Klare Regeln

Wer darf was bis zu welchem Betrag freigeben? Das klingt selbstverständlich, steht aber in vielen Betrieben nirgends. Die Regeln kennt man, oder man fragt. Vor jeder Software kommt deshalb die Frage: Wie sehen Ihre Freigaben heute wirklich aus? Der Beitrag Prozesse dokumentieren beschreibt, wie man so etwas aufschreibt.

Sichtbar, was wartet

Jeder sieht seine offenen Freigaben an einer Stelle, nicht verstreut über E-Mails. Wer einen Antrag stellt, sieht, bei wem er gerade liegt. Das allein spart viele Rückfragen.

Unterwegs freigeben

Eine Freigabe sollte auf dem Handy gehen: ansehen, zustimmen oder ablehnen, mit kurzer Begründung. Wer viel unterwegs ist, hält sonst den Betrieb auf.

Vertretung

Ist der Freigebende im Urlaub, geht die Freigabe an seine Vertretung. Ohne diese Regel bleiben Dinge liegen, bis er zurück ist.

Erinnerung und Eskalation

Bleibt eine Freigabe liegen, erinnert das System nach einer festgelegten Zeit. Passiert dann noch nichts, geht sie an die nächste Stelle. Wie lange gewartet wird, legen Sie fest.

Nachvollziehbar

Wer hat wann was freigegeben, mit welchem Kommentar? Das muss später nachzulesen sein, für die Buchhaltung, für die Prüfung durch den Steuerberater oder einfach für die Frage: Warum haben wir das damals bestellt?

Mehrere Stufen

Manche Freigaben brauchen mehr als eine Person. Bei einer Eingangsrechnung prüft der Einkauf, ob die Ware angekommen ist, und die Buchhaltung, ob der Betrag stimmt. Bei einer großen Bestellung zeichnet erst die Abteilungsleitung, dann die Geschäftsführung.

Halten Sie die Stufen so schlank wie möglich. Jede Stufe mehr heißt: mehr Wartezeit. Oft reicht eine Freigabe bis zu einem Betrag, darüber eine zweite. Wie das bei Rechnungen aussieht, beschreibt der Beitrag Eingangsrechnungen automatisch erfassen.

Wer was darf

Freigaben hängen eng mit Rechten zusammen. Wer darf Bestellungen bis zu welchem Betrag freigeben, wer darf die Regeln ändern, wer sieht Urlaubsanträge anderer? Diese Rechte gehören im System geprüft, nicht nur in der Oberfläche versteckt. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.

Ein wichtiger Grundsatz: Niemand gibt seinen eigenen Antrag frei. Das klingt selbstverständlich, muss aber im System so eingestellt sein.

Wo Freigaben hingehören

  • Im Fachprogramm selbst: Viele Programme für Einkauf, Buchhaltung oder Personal bringen Freigaben mit. Dann hängen sie direkt am Vorgang. Das ist meist der beste Weg.
  • In Microsoft 365: Mit Formularen, Listen und automatischen Abläufen lassen sich einfache Freigaben abbilden. Das passt für Urlaubsanträge oder kleine Bestellungen. Bei vielen Stufen und Ausnahmen wird es schnell unübersichtlich. Der Beitrag Low-Code beschreibt, wo solche Baukästen enden.
  • In einer eigenen Anwendung: Das lohnt sich, wenn Freigaben über mehrere Programme hinweg laufen oder Ihre Regeln besonders sind. Die Anwendung holt dann nach Möglichkeit die Daten aus den vorhandenen Programmen und schreibt das Ergebnis zurück.

Eine Freigabe, die neben dem Vorgang läuft, schafft neue Arbeit. Wird eine Bestellung im einen Programm freigegeben und im anderen ausgelöst, tippt wieder jemand ab.

Woran es scheitert

  • Die Regeln sind nicht klar. Dann bildet die Software den heutigen Zustand ab, einschließlich aller Unklarheiten.
  • Zu viele Stufen. Jede Freigabe braucht drei Unterschriften, also wird am System vorbei gearbeitet.
  • Die Chefin gibt weiter per Zuruf frei. Dann steht im System etwas anderes als in der Wirklichkeit.
  • Keine Vertretung. Das erste Urlaubsende zeigt, wie viel liegen geblieben ist.

Fragen vor der Entscheidung

  • Welche Freigaben gibt es bei Ihnen, und wer gibt was bis zu welchem Betrag frei?
  • Wo bleiben Dinge heute am längsten liegen?
  • Welche Programme bringen schon Freigaben mit, und werden sie genutzt?
  • Wer vertritt wen?
  • Wo müssen Sie später nachweisen, wer etwas freigegeben hat?

Beginnen Sie mit der Freigabe, über die heute am meisten geklagt wird. Wenn sie gut läuft, folgen die anderen fast von selbst.