Die Auftragsabwicklung ist der Ablauf, mit dem ein Betrieb sein Geld verdient. Trotzdem kennt ihn selten jemand ganz. Der Vertrieb sieht den Eingang, das Lager die Kommissionierung, die Buchhaltung die Rechnung. Was dazwischen passiert, liegt in Postfächern, Listen und Absprachen auf dem Flur.

„Digitalisieren“ heißt deshalb nicht, ein neues Programm zu kaufen. Es heißt, dafür zu sorgen, dass ein Auftrag einmal erfasst wird und danach ohne Abtippen, Nachfragen und Suchen bis zur Rechnung kommt.

Der Weg eines Auftrags

In den meisten Betrieben durchläuft ein Auftrag dieselben Stationen, auch wenn sie anders heißen:

  1. Eingang. Die Bestellung kommt per E-Mail, als PDF, am Telefon, über den Shop oder ein Kundenportal.
  2. Prüfung und Kalkulation. Ist der Kunde bekannt, stimmen die Preise, ist die Ware da, lässt sich der Termin halten? Bei Sonderanfertigungen wird gerechnet.
  3. Freigabe. Jemand entscheidet, ob der Auftrag so angenommen wird: wegen Rabatt, Kreditlimit, Liefertermin oder technischer Machbarkeit.
  4. Disposition. Der Auftrag geht ins Lager, in die Produktion oder an die Monteure. Material wird bestellt, Termine werden vergeben.
  5. Lieferung oder Leistung. Ware geht raus, ein Einsatz wird erledigt, ein Lieferschein oder ein Bericht entsteht.
  6. Rechnung. Aus Auftrag und Lieferung wird die Rechnung, die in die Buchhaltung wandert.

Auf dem Papier ist das eine gerade Linie. In der Praxis springt der Auftrag zwischen Abteilungen hin und her, und an jeder Übergabe kann etwas verloren gehen.

Wo der Auftrag das System verlässt

Typische Brüche, die wir in ersten Gesprächen immer wieder sehen:

  • Beim Eingang: Die Bestellung kommt als PDF und wird von Hand im ERP angelegt. Shop-Bestellungen landen als E-Mail im Postfach statt direkt im System.
  • Bei der Kalkulation: Gerechnet wird in einer Excel-Datei, das Ergebnis wird abgetippt. Wer die Datei pflegt, weiß als Einziger, wie sie funktioniert.
  • Bei der Freigabe: Die Entscheidung fällt per E-Mail oder auf Zuruf. Später weiß niemand mehr, wer was wann freigegeben hat. Wie das sauber geht, beschreibt der Ratgeber Freigaben digital abbilden.
  • In der Disposition: Lager oder Produktion führen eigene Listen, weil das System ihren Ablauf nicht kennt. Der Status geht per Telefon zurück.
  • Bei der Lieferung: Lieferscheine werden ausgedruckt, abgehakt und im Büro wieder eingegeben.
  • Bei der Rechnung: Die Rechnung entsteht im ERP, die Buchhaltung erfasst sie noch einmal in ihrem Programm.

Jeder dieser Brüche kostet Zeit, verursacht Fehler und sorgt dafür, dass auf die Frage „Wo steht der Auftrag?“ niemand sofort antworten kann. Mehr dazu, woher solche Doppelarbeit kommt, steht im Ratgeber Doppelte Datenerfassung.

Wie Sie die Brüche finden

Nehmen Sie einen echten Auftrag, keinen Musterauftrag, und verfolgen Sie ihn vom Eingang bis zur bezahlten Rechnung. Setzen Sie sich dazu an die Arbeitsplätze, an denen er bearbeitet wird, und lassen Sie sich zeigen, was passiert.

Notieren Sie an jeder Station:

  • In welchem Programm, welcher Liste oder welchem Postfach liegt der Auftrag gerade?
  • Woher kommt die Information, und wird sie neu eingegeben?
  • Wer entscheidet hier, und wo wird die Entscheidung festgehalten?
  • Worauf wartet der Auftrag, und wer merkt, dass er wartet?

Am Ende haben Sie eine Liste der Stellen, an denen der Auftrag das System verlässt. Diese Liste ist mehr wert als jede Anforderungsliste aus dem Bauch heraus. Wie man so etwas festhält, ohne dass ein Ordner entsteht, den keiner liest, zeigt der Ratgeber Prozesse dokumentieren. Genau diesen Schritt gehen wir mit Ihnen in der Prozessanalyse.

Drei Wege, die Brüche zu schließen

Nicht jeder Bruch braucht dieselbe Lösung. Meist sind es drei Wege:

Verbinden. Die Programme sind an sich in Ordnung, aber sie reden nicht miteinander. Shop, ERP und Buchhaltung werden nach Möglichkeit über Schnittstellen verbunden, damit der Auftrag einmal erfasst wird und überall ankommt. Ein häufiges Beispiel beschreibt der Ratgeber Onlineshop und ERP verbinden.

Erweitern. Das ERP deckt den Standard ab, aber Ihre eigene Kalkulation, Ihre Freigaben oder Ihre Disposition passen nicht hinein. Dann hilft eine eigene Anwendung für genau diesen Teil, angebunden an das ERP, statt einer weiteren Excel-Liste daneben.

Ablösen. Das System selbst kommt nicht mehr mit: keine Updates, kaum anpassbar, nur eine Person kennt es. Dann geht es um eine Ablösung, am besten Bereich für Bereich, damit der Betrieb weiterläuft. Für eigene Abläufe entwickeln wir auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen.

Welcher Weg bei Ihnen am ehesten passt, ordnet unser System-Check in acht Fragen ein.

Was zuerst kommt

Versuchen Sie nicht, alle Brüche auf einmal zu schließen. Beginnen Sie dort, wo es am meisten wehtut:

  • Wo entstehen die meisten Fehler oder Rückfragen?
  • Wo wartet der Auftrag am häufigsten?
  • Wo hängt der Ablauf an einer einzelnen Person?

Oft ist das der Eingang, denn was dort sauber erfasst wird, muss später niemand korrigieren. Manchmal ist es die Freigabe, weil Aufträge dort liegen bleiben. Wichtig ist, dass nach dem ersten Schritt der ganze Weg noch einmal angesehen wird. Ein geschlossener Bruch verschiebt das Problem gern an die nächste Station.

Ein digitalisierter Auftrag ist am Ende einer, den jeder im Betrieb an derselben Stelle findet, mit demselben Stand. Das klingt einfach. Es ist die Grundlage für alles, was danach kommt.