„Was kostet so eine Software?“ ist eine berechtigte Frage. Sie hat nur dieselbe Antwort wie „Was kostet ein Haus?“: Es kommt darauf an, was hineinsoll. Der Unterschied ist, dass man bei einem Haus die Räume zählen kann. Bei Software sind die Räume Ihre Abläufe, und die sind am Anfang selten vollständig bekannt.

Dieser Ratgeber hilft Ihnen, die Gesamtkosten im Blick zu behalten: was neben der Entwicklung dazukommt, wo sich sparen lässt und wie Sie Angebote vergleichen.

Was den Preis bestimmt

Den Preis bestimmt das, was die Software können soll: wie viele Abläufe und Bereiche beteiligt sind, wie viele eigene Regeln es gibt, mit welchen Systemen Daten getauscht werden und welche Altdaten mitkommen. Wie ein Anbieter daraus eine Schätzung macht und warum Kleinigkeiten oft mehr Arbeit sind als gedacht, beschreibt der Ratgeber Wie eine Aufwandsschätzung entsteht ausführlich.

Für die Frage nach den Kosten zählt aber mehr als die Entwicklung. Wer nur den Preis für die erste Version vergleicht, vergleicht den kleineren Teil.

Was oft vergessen wird

Der Preis für die erste Version ist nur ein Teil der Rechnung. Diese Kosten kommen dazu und gehören von Anfang an in den Vergleich:

  • Betrieb. Die Software läuft auf einem Server, in der Cloud oder bei Ihnen. Das kostet laufend, auch wenn niemand etwas ändert.
  • Wartung. Betriebssysteme, Browser und angebundene Systeme ändern sich. Damit die Software weiter funktioniert, muss sie gepflegt werden. Was dazugehört, beschreibt der Ratgeber Software nach dem Start.
  • Änderungen. Nach dem Start fallen den Mitarbeitern Dinge auf, die anders besser wären. Das ist gut so, aber es ist Arbeit. Planen Sie dafür von Anfang an etwas ein.
  • Einarbeitung. Mitarbeiter brauchen Zeit, um umzustellen. Diese Zeit fehlt im Tagesgeschäft, und sie fällt umso kleiner aus, je besser die Software zum Ablauf passt.
  • Ihre eigene Zeit. Ohne Menschen aus dem Betrieb, die Fragen beantworten, Zwischenstände ansehen und testen, wird keine Software gut. Diese Zeit taucht in keinem Angebot auf.

Wie Sie die Kosten senken

Die wirksamsten Hebel liegen nicht beim Stundensatz, sondern beim Zuschnitt des Vorhabens.

Klein anfangen. Statt das ganze Unternehmen auf einmal abzubilden, beginnen Sie mit dem Bereich, in dem es am meisten klemmt. Der Nutzen kommt früher, und was Sie dabei lernen, macht die nächsten Bereiche günstiger.

Bereich für Bereich vorgehen. Jeder Bereich ist ein eigener, überschaubarer Auftrag mit eigener Schätzung. Sie können nach jedem Bereich entscheiden, ob und wie es weitergeht.

Nicht alles neu bauen. Anmeldung, Rechte, Dokumente, Zusammenarbeit: Das braucht fast jede Anwendung, und es muss nicht jedes Mal neu entwickelt werden. Wir entwickeln deshalb in der Regel auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen. Der Aufwand fließt dann in Ihre Abläufe, nicht in Dinge, die jede Software ohnehin braucht.

Was gut läuft, behalten. Ein bestehendes System, das seine Aufgabe erfüllt, muss nicht ersetzt werden. Oft reicht es, es anzubinden und nur das zu ergänzen, was fehlt.

Sonderwege prüfen. Nicht jede Ausnahme muss in die Software. Manchmal ist es günstiger, einen seltenen Sonderweg im Ablauf zu vereinfachen, als ihn abzubilden.

Für manche Vorhaben gibt es außerdem Zuschüsse. Welche Programme es gibt, beschreibt der Ratgeber Förderung für Digitalisierung.

Warum es erst nach dem Konzept eine belastbare Zahl gibt

Am Anfang steht meist eine Idee: „Wir brauchen ein Werkzeug für die Auftragsabwicklung.“ Auf dieser Grundlage kann ein Anbieter nur eine grobe Größenordnung nennen. Wer mehr verspricht, hat entweder Reserven eingerechnet oder wird später nachverhandeln.

Belastbar wird eine Zahl erst, wenn der Ablauf beschrieben ist: im Grobkonzept für das Ganze und die Reihenfolge der Bereiche, im Feinkonzept für den ersten Bereich. Was in beiden steht, erklärt der Ratgeber Grobkonzept und Feinkonzept. Ob danach ein fester Preis oder eine Abrechnung nach Aufwand besser passt, vergleicht Festpreis oder Aufwand.

Angebote vergleichen

Zwei Angebote mit unterschiedlichen Summen beschreiben oft nicht dieselbe Leistung. Vergleichen Sie deshalb nicht nur die Summe, sondern auch das, was dahintersteht:

  • Ist beschrieben, welche Abläufe und Sonderregeln enthalten sind - oder steht dort nur ein Stichwort?
  • Sind Anbindungen, Datenübernahme und Tests enthalten oder als „optional“ ausgelagert?
  • Was kosten Betrieb und Wartung nach dem Start?
  • Wie werden Änderungen abgerechnet, die im Projekt auftauchen?
  • Was gehört Ihnen am Ende, und was kostet ein späterer Wechsel? Mehr dazu im Ratgeber Wem gehört die Software.
  • Womit fangen Sie an, und was kostet nur dieser erste Schritt?
  • Wie viel Zeit Ihrer Mitarbeiter ist eingeplant?

Ein Anbieter, der diese Punkte ruhig und konkret beantwortet, hat Ihr Vorhaben verstanden. Welche Fragen Sie zur Schätzung selbst stellen sollten, steht im Ratgeber zur Aufwandsschätzung. Einer, der ohne Gespräch über Ihre Abläufe eine genaue Zahl nennt, hat es nicht.