Der Start ist geschafft: Die neue Software läuft, die Mitarbeiter arbeiten damit, die alte Excel-Liste ist abgeschaltet. Viele Projekte werden so geplant, als wäre damit alles erledigt. Tatsächlich beginnt jetzt der längste Abschnitt im Leben der Software - der, in dem sie im Einsatz ist.

Die Frage „Und wer kümmert sich danach?“ kommt im Erstgespräch oft erst auf Nachfrage. Sie gehört an den Anfang, denn die Antwort entscheidet, ob die Software später noch passt oder zum nächsten Altsystem wird.

Warum Software ohne Pflege altert

Software verändert sich nicht von selbst - alles um sie herum tut es. Das Betriebssystem des Servers bekommt Updates, der Browser ändert sich, das ERP, an das sie angebunden ist, bekommt eine neue Version, ein Steuersatz ändert sich, ein Kunde verlangt ein neues Format für den Lieferschein. Bleibt die Software stehen, während alles andere weitergeht, entstehen Risse: Erst funktioniert ein Ausdruck nicht mehr, dann eine Schnittstelle, dann findet sich niemand mehr, der die alte Grundlage kennt. Genau so entstehen die Altsysteme, die später mit viel Aufwand abgelöst werden.

Was nach dem Start anfällt

Updates der Grundlage

Jede Software steht auf Grundlagen, die andere pflegen: Betriebssystem, Datenbank, die Bausteine, aus denen sie zusammengesetzt ist, der Browser der Nutzer. Diese Grundlagen bekommen regelmäßig neue Versionen, alte laufen aus. Wer sie nicht mitzieht, bleibt irgendwann auf einer Version stehen, die niemand mehr pflegt - und jeder spätere Sprung wird größer. Bei Software, die wir entwickeln, ist ein Teil dieser Grundlage ElbDesk, die Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte und Zusammenarbeit werden dort gepflegt, nicht in jeder Anwendung einzeln.

Sicherheitslücken

In allen Grundlagen werden immer wieder Lücken gefunden und geschlossen. Die geschlossene Lücke kommt aber nur bei Ihnen an, wenn jemand das Update einspielt. Besonders wichtig, wenn die Software von außen erreichbar ist: Kundenportal, Außendienst, Homeoffice.

Backups

Ein Backup, das läuft, ist die halbe Sache. Die andere Hälfte: Es wurde einmal zurückgespielt, und es hat geklappt. Wer das nie probiert hat, weiß nicht, ob er ein Backup hat oder nur eine Datei, die so heißt.

Änderungswünsche aus dem Betrieb

Nach dem Start kommen die Wünsche: das Feld hier, der Ausdruck dort, eine andere Sortierung, eine Auswertung für die Leitung. Das ist ein gutes Zeichen - die Software wird benutzt. Es braucht aber einen Weg, wie Wünsche gesammelt, bewertet und umgesetzt werden. Sonst versanden sie, oder sie werden zwischen Tür und Angel umgesetzt, und niemand weiß später, warum die Software so aussieht, wie sie aussieht.

Neue Anforderungen von außen

Ein Gesetz ändert sich, etwa bei der E-Rechnung. Ein neuer Großkunde verlangt elektronische Lieferavise. Ein zweiter Standort kommt dazu, ein neues Produkt braucht andere Felder. Solche Anforderungen kommen von außen und bringen einen Termin mit, den Sie nicht bestimmen.

Wer kümmert sich?

Die Frage hat drei mögliche Antworten, und alle drei sind in Ordnung, solange sie vor dem Start gegeben werden:

  • Ihr eigener Betrieb. Ein Mitarbeiter oder Ihr IT-Dienstleister übernimmt Server, Updates und Backups; Änderungen am Programm gehen an den Entwickler. Das setzt voraus, dass Quellcode, Zugänge und Dokumentation bei Ihnen liegen - siehe Wem gehört die Software?
  • Der Entwickler. Wer die Software entwickelt hat, betreut sie weiter: Updates, Sicherheit, Änderungen. Klären Sie, wie Sie ihn erreichen, was die Betreuung umfasst und was nicht, und wie Änderungswünsche beauftragt werden.
  • Aufgeteilt. Der Hoster kümmert sich um Hardware und Betriebssystem, der Entwickler um die Anwendung, Ihr Betrieb um Rechte und Stammdaten. Wichtig ist, dass jede Aufgabe genau einen Zuständigen hat und alle wissen, wer das ist.

Was nicht geht: dass die Frage offen bleibt. Dann kümmert sich, wer gerade Zeit hat - bis niemand mehr Zeit hat.

Ansprechpartner und Dokumentation

Zwei Dinge machen die Pflege leichter als alles andere. Erstens ein fester Ansprechpartner auf beiden Seiten: bei Ihnen jemand, der Wünsche sammelt und entscheidet, beim Entwickler jemand, der die Software kennt und nicht bei jeder Frage von vorn anfängt. Zweitens eine Dokumentation: was die Software tut, wie sie aufgebaut ist, wo sie läuft, welche Zugänge es gibt, wie ein Backup zurückgespielt wird. Kein dickes Handbuch, sondern so viel, dass ein fremder Entwickler nach dem Lesen weitermachen könnte.

Jede Änderung geht zuerst in die Testfassung

Jede Änderung nach dem Start trifft Menschen, die mit der Software arbeiten - mitten im Auftrag, mitten in der Rechnung. Deshalb bleibt die Testfassung aus der Einführung bestehen: Änderungen werden dort geprüft, bevor sie zu allen kommen, so wie bei der ersten Abnahme. Was für den Start galt, gilt für jede Erweiterung.

Woran Sie merken, dass die Pflege fehlt

  • Beim letzten Update hat sich niemand getraut, es einzuspielen.
  • Ein Mitarbeiter führt eine eigene Liste, weil „das Feld in der Software fehlt“ - und das schon lange.
  • Niemand weiß, wann das Backup zuletzt geprüft wurde.
  • Den Entwickler kennt man nur noch über eine alte E-Mail-Adresse.
  • Die Zugangsdaten für den Server hat genau einer, und der ist gerade nicht da.
  • Die Software läuft auf einem Rechner, den niemand mehr anfassen will.

Fragen vor dem Start

  • Wer spielt Updates ein, und woher weiß er, dass eines fällig ist?
  • Wer prüft die Backups, und wann wurde zuletzt eines zurückgespielt?
  • Wie kommt ein Änderungswunsch aus dem Betrieb zum Entwickler, und wer entscheidet, ob er umgesetzt wird?
  • Wo läuft die Software, und wer betreut diesen Ort? Dazu Cloud oder eigener Server.
  • Liegen Quellcode, Zugänge und Dokumentation bei Ihnen?
  • Was ist vereinbart, wenn der Entwickler ausfällt oder aufhört?

Für uns endet ein Projekt nicht mit dem Start. Wir begleiten die Software weiter und legen vor dem Start gemeinsam fest, wer welche Aufgabe übernimmt.