Irgendwann im ersten oder zweiten Gespräch kommt die Frage: Machen Sie das zum Festpreis? Dahinter steht ein verständlicher Wunsch. Sie wollen wissen, was auf Sie zukommt, und nicht am Ende eine Rechnung bekommen, die niemand erwartet hat.
Ob ein Festpreis diesen Wunsch erfüllt, hängt aber weniger vom Preis ab als von der Beschreibung dahinter. Dieser Beitrag erklärt die üblichen Modelle, was jedes voraussetzt und woran Sie faire Bedingungen erkennen. Wie der Aufwand selbst geschätzt wird, steht im Beitrag Wie eine Aufwandsschätzung entsteht.
Festpreis
Beim Festpreis vereinbaren Sie eine Leistung und einen Preis dafür. Wird die Leistung erbracht, wird der vereinbarte Betrag fällig, egal ob der Anbieter mehr oder weniger Arbeit hatte als gedacht.
Das funktioniert gut, wenn genau feststeht, was geliefert wird: jede Maske, jede Regel, jede Ausnahme, jede Anbindung. Dann ist der Festpreis für beide Seiten klar.
Schwierig wird es, wenn die Beschreibung Lücken hat. Und bei Software hat sie fast immer welche, weil sich vieles erst zeigt, wenn die ersten Bildschirme zu sehen sind. Dann passiert eines von zwei Dingen:
- Der Anbieter rechnet einen Aufschlag für das Risiko ein. Er weiß, dass Unbekanntes kommt, und legt einen Puffer auf den Preis. Den bezahlen Sie auch, wenn er nicht gebraucht wird.
- Es wird über jede Änderung gestritten. Gehört diese Ausnahme noch zur vereinbarten Leistung, oder ist sie eine Änderung, die extra kostet? Diese Frage kostet beide Seiten Zeit und Vertrauen.
Ein Festpreis verschiebt das Risiko also nicht einfach zum Anbieter. Er macht es teurer, oder er verlagert es in die Diskussion über den Umfang.
Abrechnung nach Aufwand
Bei der Abrechnung nach Aufwand bezahlen Sie die tatsächlich geleistete Arbeit, zu den im Angebot vereinbarten Sätzen. Grundlage ist eine Aufwandsschätzung, die zeigt, womit Sie rechnen müssen. Die Schätzung ist aber kein Festpreis.
Das passt, wenn noch nicht alles feststeht oder wenn sich unterwegs etwas ändern soll. Und das ist bei Software die Regel: Wer die ersten Masken ausprobiert, merkt, was fehlt, was überflüssig ist und was anders laufen sollte. Nach Aufwand kann darauf eingegangen werden, ohne dass jedes Mal ein Nachtrag verhandelt wird.
Die berechtigte Sorge dabei: Wer hält den Aufwand im Zaum? Faire Bedingungen beantworten das mit drei Dingen:
- Nachweise. Die Arbeit wird nachvollziehbar erfasst, und Sie sehen, wofür abgerechnet wird.
- Regelmäßige Abrechnung. Monatlich oder nach Abschluss eines vereinbarten Abschnitts, nicht erst am Ende.
- Warnung vor der Überschreitung. Zeichnet sich ab, dass die Schätzung deutlich überschritten wird, erfahren Sie das, bevor weitere Kosten entstehen, und entscheiden selbst, wie es weitergeht.
Mischformen
Zwischen den beiden Modellen gibt es Wege, die ihre Stärken verbinden:
| Modell | Wie es funktioniert | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Festpreis je Abschnitt | Ein klar beschriebener Abschnitt, etwa die Prozessanalyse oder der erste Bereich, bekommt einen festen Preis. | ein Teil schon genau feststeht, der Rest noch nicht |
| Aufwand mit Obergrenze | Es wird nach Aufwand abgerechnet, aber ein vereinbartes Budget wird ohne Ihre Freigabe nicht überschritten. | Sie Beweglichkeit wollen und trotzdem eine feste Grenze brauchen |
| Fester Rahmen je Abschnitt | Für jeden Abschnitt gibt es ein Budget. Innerhalb davon legen Sie gemeinsam fest, was zuerst entsteht. | sich die Prioritäten unterwegs verschieben dürfen |
Allen gemeinsam ist der Entscheidungspunkt am Ende eines Abschnitts. Sie sehen, was entstanden ist, und entscheiden, ob und wie es weitergeht. Das begrenzt das Risiko auf den Abschnitt, der gerade läuft.
Wer welches Risiko trägt
| Festpreis | Aufwand | Aufwand mit Obergrenze | |
|---|---|---|---|
| Unbekanntes taucht auf | Anbieter, meist über einen Aufschlag im Preis | Sie | Sie bis zur Grenze, dann Ihre Entscheidung |
| Sie ändern etwas | Sie, über einen Nachtrag | Sie, ohne Nachverhandlung | Sie, innerhalb des Budgets |
| Es geht schneller als gedacht | Anbieter profitiert | Sie profitieren | Sie profitieren |
Kein Modell ist ohne Risiko. Die Frage ist, wo es liegt, und ob Sie jederzeit sehen, wie es steht.
Änderungen während des Projekts
Änderungen kommen in jedem Projekt, und das ist gut so. Sie zeigen, dass jemand die Software ernsthaft ausprobiert. Wichtig ist nur, wie mit ihnen umgegangen wird:
- Änderungen werden aufgeschrieben, mit dem geänderten Umfang, den Kosten oder der Berechnungsgrundlage und den Folgen für den Zeitplan.
- Sie entscheiden, bevor die Änderung umgesetzt wird.
- Nützlich ist nicht gleich beauftragt. Was der Anbieter für sinnvoll hält, wird nicht ohne Ihre Zustimmung berechnet.
Beim Festpreis ist das der Punkt, an dem es oft hakt. Je genauer die Beschreibung am Anfang, desto seltener muss gestritten werden. Wie eine solche Beschreibung aussieht, zeigen die Beiträge Grobkonzept und Feinkonzept und Lastenheft oder Pflichtenheft.
Der Weg, der sich bewährt hat
Viele Vorhaben fahren gut mit einer Reihenfolge, die beides nutzt:
- Zuerst den Prozess aufnehmen. Ein überschaubarer, klar beschriebener Abschnitt, der sich gut zu einem festen Preis vereinbaren lässt.
- Grob über das Ganze, genau über den ersten Bereich. Ein Grobkonzept zeigt die Richtung, ein Feinkonzept beschreibt den ersten Bereich so genau, dass der Aufwand dafür belastbar geschätzt werden kann.
- Dann Bereich für Bereich. Jeder Bereich mit eigener Schätzung und eigenem Entscheidungspunkt, abgerechnet nach Aufwand, auf Wunsch mit Obergrenze.
So wissen Sie vor jedem Schritt, worauf Sie sich einlassen, und niemand muss so tun, als stünde am ersten Tag schon alles fest.
Werkvertrag oder Dienstvertrag
Hinter den Abrechnungsmodellen stehen auch rechtliche Fragen, etwa ob ein Werk geschuldet ist, das abgenommen wird, oder eine Dienstleistung. Ein Vertrag kann Teile von beidem enthalten. Was das für Abnahme, Gewährleistung und Zahlung bedeutet, klären Sie mit Ihrem Anwalt. Für die Planung reicht es zu wissen, dass die Bezeichnung im Angebot allein nicht entscheidet, sondern das, was tatsächlich vereinbart ist.
Checkliste
- Wie genau ist heute beschrieben, was entwickelt werden soll?
- Welcher Teil steht schon fest, welcher noch nicht?
- Wer trägt im angebotenen Modell welches Risiko?
- Wie werden Änderungen beschrieben, bepreist und freigegeben?
- Erhalten Sie Nachweise über die geleistete Arbeit, und wie oft wird abgerechnet?
- Werden Sie gewarnt, bevor eine Schätzung deutlich überschritten wird?
- Gibt es Abschnitte, nach denen Sie entscheiden, ob es weitergeht?
