„Was kostet so etwas ungefähr?“ ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch, und sie ist berechtigt. Die ehrliche Antwort zu diesem Zeitpunkt lautet aber fast immer: Das hängt davon ab. Nicht, weil der Anbieter sich drücken will, sondern weil noch nicht bekannt ist, wovon es abhängt.

Dieser Beitrag beschreibt, wie eine Aufwandsschätzung entsteht. Konkrete Zahlen finden Sie hier nicht - die gehören in Ihr Angebot, nicht in einen Ratgeber.

Was der Anbieter wissen muss

Eine Schätzung ist nur so gut wie die Fragen, die ihr vorausgingen. Vier Dinge muss der Anbieter kennen:

  • Den Ablauf: Was passiert vom Auslöser bis zum Ergebnis? Ein Auftrag kommt herein, wird geprüft, freigegeben, kommissioniert, geliefert, abgerechnet.
  • Die Beteiligten: Wer arbeitet damit, an welchem Platz, mit welchem Gerät?
  • Die Anbindungen: Welche Systeme sind beteiligt? Das ERP, der Shop, die Buchhaltung beim Steuerberater, ein Lieferant. Jede Verbindung ist ein eigenes Stück Arbeit, und ob sie geht, zeigt sich erst am fremden System - deshalb steht sie in jedem Angebot „nach Möglichkeit“.
  • Die Ausnahmen: Was passiert, wenn der Kunde storniert, die Ware fehlt, die Rechnung zurückkommt? Die Ausnahmen machen die Arbeit.

Das meiste davon steht in einer guten Prozessdokumentation. Fehlt sie, muss der Anbieter raten oder nachfragen. Gute Anbieter fragen.

Idee, Grobkonzept, Feinkonzept

Auf welcher Grundlage geschätzt wird, entscheidet über die Genauigkeit:

Grundlage Was bekannt ist Was die Schätzung leisten kann
Idee „Wir brauchen ein Auftragstool“ eine Größenordnung: Passt das Vorhaben überhaupt zum Budget?
Grobkonzept die Bereiche, ihre Reihenfolge, die groben Anbindungen eine Bandbreite je Bereich und die Entscheidung, wo begonnen wird
Feinkonzept jeder Schritt, jede Maske, jede Ausnahme des ersten Bereichs eine belastbare Schätzung für diesen Bereich

Deshalb schätzen wir den ersten Bereich erst nach dem Feinkonzept und die weiteren Bereiche nur grob. Eine genaue Zahl für das Ganze, bevor jemand den Ablauf gesehen hat, wäre eine Zahl ohne Grundlage. Was in Grobkonzept und Feinkonzept steht, beschreibt ein eigener Beitrag.

Wovon der Aufwand vor allem abhängt

Die Größe des Betriebs ist es nicht. Ein Betrieb mit dreißig Mitarbeitern kann einen komplizierteren Auftragsablauf haben als einer mit dreihundert. Was den Aufwand treibt:

  • Die Anzahl der Sonderwege. Jede Ausnahme, die die Software kennen soll, ist eine eigene Regel mit eigener Prüfung.
  • Anbindungen an fremde Systeme. Jede Schnittstelle bedeutet Absprache, Test und Fehlerbehandlung. Ein System ohne dokumentierte Schnittstelle kostet mehr als drei mit guter.
  • Altdaten. Sollen Kunden, Artikel und offene Aufträge aus dem alten System übernommen werden, müssen sie bereinigt und zugeordnet werden.
  • Rechte und Rollen. „Jeder sieht alles“ ist einfach. „Der Außendienst sieht nur seine Kunden, der Auszubildende darf nichts freigeben, die Buchhaltung sieht Preise, das Lager nicht“ ist Arbeit.
  • Bildschirme und Belege. Jede Maske, jede Liste, jeder Ausdruck - Angebot, Lieferschein, Rechnung, Etikett - muss gestaltet, gefüllt und geprüft werden.

Warum Kleinigkeiten groß sind und Großes klein

Was dem Betrieb groß erscheint, ist für die Software oft klein: tausend Kunden statt hundert ändern am Programm nichts.

Umgekehrt ist manches, was wie eine Kleinigkeit klingt, viel Arbeit. „Die Rechnung soll aussehen wie bisher“ heißt: einen Beleg mit allen Sonderregeln nachbilden, die über die Zeit hineingewachsen sind. „Das soll auch offline gehen“ heißt: Daten auf dem Gerät speichern, später abgleichen und Konflikte auflösen. „Der Kunde soll den Status sehen“ heißt: ein Zugang für Fremde mit eigenen Rechten und eigener Sicherheit.

Ein guter Anbieter sagt Ihnen, welche Ihrer Wünsche in welche Gruppe gehören.

Bandbreite statt Punktzahl

Eine ehrliche Schätzung ist eine Spanne, keine einzelne Zahl. Der untere Wert gilt, wenn alles so läuft wie beschrieben. Der obere Wert deckt die Ausnahmen ab, die bei der Entwicklung noch auftauchen - und die tauchen immer auf. Je besser die Grundlage, desto enger die Spanne.

Eine einzelne Zahl ist kein Zeichen von Sicherheit. Sie zeigt eher, dass der Anbieter entweder viel Puffer eingebaut hat oder hofft, dass die Ausnahmen nicht kommen.

Was Sie tun können, damit die Schätzung hält

  • Entscheidungen treffen. Offene Fragen, die im Feinkonzept stehen bleiben, werden bei der Entwicklung entschieden - dann teuer und in Eile. „Klären wir später“ ist der häufigste Grund für Mehraufwand.
  • Einen Ansprechpartner benennen. Jemand aus dem Betrieb, der den Ablauf kennt und Fragen zügig beantwortet.
  • Beispiele liefern. Echte Belege, echte Listen, echte Datensätze aus dem alten System, anonymisiert, wo nötig.
  • Den ersten Bereich klein halten. Was im ersten Schritt nicht gebraucht wird, kommt in den zweiten.

Warnzeichen bei Schätzungen

  • Eine Schätzung ohne Rückfragen. Wer nach dem ersten Gespräch eine Zahl nennt, hat Ihren Betrieb nicht gesehen.
  • „Alles inklusive“. Anbindungen, Altdaten und Sonderwege in einer Pauschale bedeuten, dass irgendwo Puffer steckt oder dass später Nachträge kommen.
  • Keine Annahmen im Angebot. Eine gute Schätzung schreibt auf, wovon sie ausgeht: Anzahl der Masken, der Anbindungen, der Rollen.
  • Der Aufwand hängt nur von der Zahl der Nutzer ab. Das ist ein Lizenzmodell, keine Schätzung.
  • Kein Wort zu dem, was nicht enthalten ist. Schulung, Datenübernahme, Betrieb nach dem Start - das gehört irgendwo hin, sonst kommt es als Überraschung.

Woran Sie einen passenden Anbieter darüber hinaus erkennen, beschreibt der Beitrag zur Anbieterauswahl.

Fragen an den Anbieter

  • Auf welcher Grundlage haben Sie geschätzt - Gespräch, Grobkonzept oder Feinkonzept?
  • Welche Annahmen stecken in der Zahl?
  • Was ist nicht enthalten?
  • Was passiert, wenn bei der Entwicklung eine Ausnahme auftaucht, die niemand kannte?
  • Wie eng ist die Spanne, und was würde sie enger machen?

Wer diese Fragen beantwortet bekommt, kann die Schätzung einordnen. Wer keine Antworten bekommt, hat immerhin schon etwas über den Anbieter gelernt.