Das erste Gespräch mit einem Softwareanbieter läuft oft gleich ab: Der Anbieter zeigt, was er kann, Sie nicken, und am Ende liegt ein Angebot auf dem Tisch, das Sie mit den anderen Angeboten vergleichen sollen. Vergleichbar sind sie selten, weil jeder Anbieter etwas anderes verstanden hat.
Das erste Gespräch ist wertvoller, wenn Sie die Fragen stellen. Nicht, um den Anbieter zu prüfen wie in einem Vorstellungsgespräch, sondern um herauszufinden, wie die Zusammenarbeit aussehen würde, wenn es ernst wird: nach dem Start, bei der ersten Störung, wenn sich Ihr Betrieb verändert. Hier sind die Fragen, die sich in Erstgesprächen bewährt haben, mit dem, worauf Sie bei der Antwort achten können.
Vor dem Gespräch
Klären Sie zwei Dinge für sich, bevor Sie einladen. Erstens: Suchen Sie ein fertiges Programm oder etwas, das für Ihren Ablauf entwickelt wird? Die Unterschiede beschreibt der Beitrag Individualsoftware oder Standardsoftware. Zweitens: Was klemmt heute konkret? Ein Satz reicht: „Unsere Monteure schreiben Aufträge auf Papier, und im Büro werden sie abgetippt.“ Mit diesem Satz beginnt das Gespräch besser als mit einer Anforderungsliste, denn Sie sehen, was der Anbieter daraus macht.
Fragen zu den Menschen
Wer ist mein Ansprechpartner, und bleibt er es?
In vielen Häusern übernimmt nach dem Start ein anderes Team. Das kann gut funktionieren, wenn Sie wissen, wer es ist. Fragen Sie, wer nach dem Start Ihre Anrufe entgegennimmt, wer die Änderungen macht und ob das dieselbe Person ist, die Ihren Betrieb kennengelernt hat. Bei uns ist der Geschäftsführer der Ansprechpartner, vom ersten Gespräch bis in den laufenden Betrieb.
Wie lernt der Anbieter meinen Ablauf kennen?
Schickt er einen Fragebogen, bittet er um ein Lastenheft, oder kommt er vorbei und schaut zu, wie ein Auftrag durch den Betrieb läuft? Ein Fragebogen erfasst, was Sie wissen. Zuschauen erfasst, was Sie nicht mehr sehen, weil es schon immer so gemacht wird. Fragen Sie auch, wer zuschaut: die Person, die später entwickelt, oder jemand, der es weitergibt. Wir gehen dafür in den Betrieb, ein Vormittag pro Station, und schreiben den Ablauf so auf, dass die Mitarbeiter ihn wiedererkennen.
Fragen zu Eigentum und Zugängen
Wem gehört die Software, und wo liegen die Zugänge?
Bei individueller Software: Gehört Ihnen der Quellcode, und bekommen Sie ihn? Bei Standardsoftware: Was gehört Ihnen an der Anpassung, und was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie kündigen? In beiden Situationen: Auf wessen Namen laufen Server, Domain und die Konten der Dienste, die die Software nutzt? Wer die Zugänge hat, hat die Software. Ausführlich dazu: Wem gehört die Software?
Was passiert, wenn der Anbieter aufhört?
Die Frage ist unangenehm, und ein guter Anbieter hat eine Antwort darauf: Wo liegt der Code, wo die Dokumentation, wer außer ihm könnte die Software weiterpflegen? Geben Sie sich nicht mit „das passiert nicht“ zufrieden. Auch Anbieter, denen es gut geht, werden verkauft, und Ansprechpartner wechseln die Stelle.
Fragen zu Betrieb und Kosten
Wie sieht der Betrieb nach dem Start aus?
Wer kümmert sich um Updates, Backups und Störungen? Wie melde ich einen Fehler, und wer meldet sich dann? Wie kommt eine Änderung ins System: Gibt es eine Testfassung, oder landet alles sofort bei den Mitarbeitern? Wie oft und in welcher Form hört man voneinander? Ein Anbieter, der über den Start hinaus denkt, beantwortet das ohne Zögern.
Wie wird geschätzt, und wie wird abgerechnet?
Fragen Sie, wie der Anbieter zu seiner Schätzung kommt und was passiert, wenn sie nicht hält. Fragen Sie, ob nach Aufwand oder zum Festpreis abgerechnet wird, was im Festpreis enthalten ist und wie Änderungswünsche behandelt werden. Es geht hier nicht darum, welches Modell besser ist, beide haben ihren Platz. Es geht darum, dass Sie es vorher wissen. Wie eine ehrliche Schätzung entsteht, beschreibt der Beitrag Wie eine Aufwandsschätzung entsteht.
Fragen zum Einstieg
Darf ich Referenzen anrufen?
Logos auf der Website sind das eine, ein Telefonat mit einem Kunden das andere. Fragen Sie nach einem Betrieb, der Ihrem ähnlich ist, und nach einem, bei dem es schwierig wurde. Wie ein Anbieter über ein Projekt spricht, das nicht glatt lief, sagt mehr als drei gelungene.
Wie klein kann der erste Schritt sein?
Muss es die ganze Lösung sein, oder gibt es einen ersten Schritt, der für sich allein nützlich ist: die Auftragserfassung auf dem Handy, die Schnittstelle zur Buchhaltung, die Ablösung eines Bereichs? Ein Anbieter, der einen kleinen ersten Schritt vorschlagen kann, hat Ihren Betrieb verstanden. Einer, der nur das Ganze anbietet, hat den ersten Schritt vielleicht noch nicht gefunden.
Warnzeichen im Gespräch
- Der Anbieter präsentiert, statt zu fragen. Am Ende wissen Sie viel über ihn und er wenig über Sie.
- „Das ist alles möglich.“ Alles ist möglich, die Frage ist, was es kostet und ob es sinnvoll ist. Ein Anbieter, der nie Nein sagt, hat noch nicht nachgedacht.
- Fachwörter ohne Erklärung. Wer im Erstgespräch vor allem die Technik erklärt, hat Ihren Ablauf noch nicht im Blick.
- Ein Angebot, ohne den Betrieb gesehen zu haben.
- Kein Wort zum Betrieb nach dem Start.
- Ausweichen bei Eigentum und Zugängen.
Die Fragen auf einen Blick
- Wer ist mein Ansprechpartner, und bleibt er es?
- Wie lernen Sie meinen Ablauf kennen?
- Wem gehört die Software, und wo liegen die Zugänge?
- Was passiert, wenn Sie aufhören?
- Wer kümmert sich nach dem Start um Betrieb, Updates und Störungen?
- Wie kommen Sie zu Ihrer Schätzung, und wie rechnen Sie ab?
- Welchen Kunden darf ich anrufen?
- Wie klein kann der erste Schritt sein?
Nehmen Sie die Liste mit ins Gespräch. Ein Anbieter, der sich über diese Fragen freut, ist meist der richtige.
