Es gibt viele Wege dorthin: Der freie Entwickler geht in den Ruhestand. Die kleine Agentur wird aufgelöst oder verkauft. Der Kollege aus der eigenen IT, der die Anwendung nebenher entwickelt hat, wechselt die Firma. Oder der Anbieter antwortet einfach nicht mehr.

Die Software läuft trotzdem weiter, oft noch jahrelang. Das Problem zeigt sich erst, wenn etwas geändert werden muss: Ein Gesetz verlangt eine neue Angabe auf der Rechnung, ein Update des Servers bricht eine Funktion, oder ein Fehler taucht auf, den niemand beheben kann.

Was Sie sofort sichern sollten

Solange noch ein Kontakt zum bisherigen Entwickler besteht, ist jetzt der beste Zeitpunkt. Später wird es mühsamer oder unmöglich.

  • Der Quellcode. Der lesbare Bauplan der Software, möglichst vollständig und in der Fassung, die gerade läuft. Fragen Sie ausdrücklich nach der aktuellen Fassung, nicht nach irgendeiner.
  • Die Zugänge. Server, Hosting, Datenbank, Domain, E-Mail-Versand, Konten bei Drittdiensten, gegebenenfalls App-Store-Konten. Jedes Konto, ohne das die Software nicht läuft, sollte auf Ihren Namen laufen.
  • Kennwörter und Schlüssel. Zugangsdaten für Schnittstellen, Zertifikate, Lizenzschlüssel. Sie liegen oft nur beim Entwickler.
  • Die Anleitung zum Erstellen und Einspielen. Wie wird aus dem Quellcode die laufende Software? Ohne diese Anleitung ist der Code ein Puzzle ohne Bild.
  • Eine Datensicherung. Eine aktuelle Sicherung der Datenbank, die schon einmal zurückgespielt wurde.
  • Was im Kopf steckt. Wenn möglich, ein ausführliches Gespräch: Wo sind die heiklen Stellen? Was läuft nachts automatisch? Was sollte man nie anfassen?

Welche Rechte Sie an der Software haben, steht im Vertrag. Was dabei zu beachten ist, beschreibt der Ratgeber Wem gehört die Software? Ob Sie den Quellcode verlangen können, wenn der Vertrag schweigt, ist eine Frage für Ihren Anwalt.

Wenn es keinen Kontakt mehr gibt

Manchmal ist der Entwickler nicht mehr erreichbar, und niemand hat den Quellcode. Dann ist die Lage schwieriger, aber selten aussichtslos:

  • Suchen Sie im eigenen Haus. Liegt eine Kopie auf einem alten Rechner, auf dem Server oder in einer Datensicherung? Oft liegt der Code näher, als man denkt.
  • Prüfen Sie den Server. Bei manchen Techniken liegt der Code auf dem Server in lesbarer Form vor. Bei anderen liegt nur das fertige Programm dort.
  • Retten Sie die Daten. Selbst wenn der Code verloren ist, sind die Daten meist in einer Datenbank, die sich auslesen lässt. Die Daten sind das Wertvollste.

Ohne Quellcode lässt sich die Software nicht mehr sinnvoll weiterentwickeln. Dann bleibt der Weg, sie abzulösen, und die Aufnahme dessen, was sie heute tut, beginnt bei den Bildschirmen, Berichten und den Leuten, die täglich damit arbeiten.

Die Bestandsaufnahme

Liegen Code und Zugänge vor, sollte sich ein neuer Entwickler die Software gründlich ansehen, bevor er etwas ändert. Eine gute Bestandsaufnahme beantwortet diese Fragen:

  • Läuft die Software aus dem vorliegenden Quellcode? Lässt sich daraus eine Fassung erstellen, die genauso funktioniert wie die laufende? Das ist der erste und wichtigste Test.
  • Wie alt sind die Bausteine? Software besteht aus vielen Bausteinen anderer Anbieter. Werden sie noch gepflegt und mit Sicherheitsupdates versorgt?
  • Wie ist der Zustand des Codes? Ist er verständlich aufgebaut, oder hat sich über die Jahre ein Flickwerk gebildet?
  • Gibt es Tests? Automatische Tests zeigen, ob eine Änderung etwas anderes kaputt macht. Fehlen sie, wird jede Änderung riskanter.
  • Wo liegen die Risiken? Fehlende Sicherheitsupdates, Kennwörter im Code, ungesicherte Zugänge von außen.

Das Ergebnis sollte eine klare Einschätzung sein, keine Liste von Fachbegriffen. Sie sollten danach wissen, wie es um die Software steht und was als Nächstes zu tun ist.

Weiterentwickeln oder ablösen?

Nach der Bestandsaufnahme bleiben zwei Wege.

Weiterentwickeln passt, wenn der Code verständlich ist, die Bausteine sich auf einen aktuellen Stand bringen lassen und die Software fachlich noch zum Betrieb passt. Dann übernimmt ein neuer Entwickler die Pflege, bringt die Sicherheit auf Stand und setzt die ausstehenden Änderungen um. Was zur laufenden Pflege gehört, steht im Ratgeber Software nach dem Start.

Ablösen passt, wenn der Code kaum zu retten ist, die Bausteine veraltet sind oder die Software fachlich an ihre Grenzen gekommen ist. Das muss nicht auf einen Schlag geschehen. Die alte Software kann weiterlaufen, während Bereich für Bereich in ein neues System umzieht. Die Anzeichen dafür beschreibt der Ratgeber Woran Sie erkennen, dass Ihr System am Ende ist.

Oft ist es auch eine Mischung: Die Software wird erst stabilisiert und sicher gemacht, damit sie weiterläuft, und dann schrittweise abgelöst.

Wir lösen Altsysteme mit ElbDesk ab, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt ElbDesk mit, entwickelt wird nur, was Ihren Prozess ausmacht. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt unsere Seite zur Ablösung von Altsystemen.

Damit es nicht wieder passiert

Die wichtigste Lehre ist einfach: Eine Software darf nicht an einer Person hängen. Für die neue oder weiterentwickelte Software heißt das:

  • Der Quellcode liegt in einem Konto, auf das Sie selbst zugreifen können.
  • Alle Konten laufen auf Ihren Namen.
  • Es gibt eine Dokumentation, mit der ein anderer Entwickler weitermachen kann.
  • Mehr als eine Person kennt die Software.
  • Das alles steht im Vertrag.

Welche Fragen Sie einem neuen Anbieter dazu stellen sollten, zeigt der Ratgeber Einen Softwareanbieter auswählen.

Checkliste für heute

  • Haben Sie den aktuellen Quellcode, und wo liegt er?
  • Laufen Server, Domain und alle Dienste auf Ihren Namen?
  • Gibt es eine Datensicherung, die schon einmal zurückgespielt wurde?
  • Wer außer dem bisherigen Entwickler weiß, wie die Software erstellt und eingespielt wird?
  • Welche Änderung steht als Nächstes an, und bis wann muss sie fertig sein?