Lotus Notes, heute HCL Notes mit dem Server HCL Domino, war über viele Jahre in größeren und mittleren Unternehmen gesetzt. Die meisten kennen es als E-Mail-Programm. Seine eigentliche Stärke lag aber woanders: Mit Notes ließen sich Anwendungen entwickeln, in denen Dokumente, Abläufe und Rechte zusammenkommen.

Deshalb ist die Ablösung oft nur halb erledigt. Die E-Mail ist zu Microsoft 365 umgezogen, aber auf einem Domino-Server laufen noch Dutzende Datenbanken, die im Alltag gebraucht werden: Urlaubsanträge, Investitionsfreigaben, Vertragsverwaltung, Reklamationen, Besuchsberichte, Wissenssammlungen.

Warum die Anwendungen so lange bleiben

Notes-Anwendungen sind unauffällig. Sie laufen, sie brauchen wenig Pflege, und wer sie nutzt, hat sich an sie gewöhnt. Solange niemand etwas ändern will, gibt es wenig Anlass, sie anzufassen.

Zum Problem werden sie meist aus einem dieser Gründe:

  • Die Leute, die sie entwickelt haben, sind nicht mehr da. Änderungen traut sich niemand mehr zu.
  • Der Notes-Client ist die letzte Ausnahme. Er muss auf jedem Rechner installiert und gepflegt werden, nur für ein paar Anwendungen.
  • Mobil und im Browser geht wenig. Freigaben von unterwegs oder ein Zugang für Partner sind schwer umzusetzen.
  • Die Daten sind abgeschottet. Andere Programme kommen nur mühsam an die Inhalte heran.
  • Lizenzen und Betrieb des Servers laufen weiter, obwohl nur noch ein Teil gebraucht wird.

Was in einer Notes-Anwendung steckt

Eine Notes-Datenbank ist anders aufgebaut als eine klassische Datenbank mit Tabellen. Wer sie ablöst, sollte die Eigenheiten kennen:

  • Dokumente statt Datensätze. Ein Antrag, ein Vertrag oder ein Bericht ist ein Dokument mit Feldern, Fließtext und Anhängen. Oft steckt ein Teil der Information im formatierten Text, nicht in festen Feldern.
  • Masken und Ansichten. Masken bestimmen, wie ein Dokument aussieht und welche Felder es hat. Ansichten sortieren und filtern die Dokumente. Beide zeigen, wie die Leute mit der Anwendung arbeiten.
  • Abläufe über Agenten und Mails. Freigaben laufen oft so: Ein Dokument wird eingereicht, der Vorgesetzte bekommt eine Mail mit einem Link, gibt frei oder lehnt ab, und ein Agent schickt das Dokument weiter. Diese Abläufe sind die eigentliche Arbeit der Anwendung.
  • Feine Rechte bis aufs Dokument. Notes kann festlegen, dass ein einzelnes Dokument nur für bestimmte Personen lesbar ist. Diese Rechte müssen im neuen System genauso gelten, sonst sieht plötzlich jemand, was er nicht sehen soll.
  • Verknüpfungen. Dokumente verweisen auf andere Dokumente, auch in anderen Datenbanken. Beim Umzug brechen diese Verweise, wenn niemand sie plant.
  • Anhänge. Verträge, Zeichnungen und Belege hängen als Dateien direkt im Dokument.

Nicht alles muss umziehen

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme aller Datenbanken auf dem Server. Dabei zeigt sich fast immer, dass ein großer Teil nicht mehr genutzt wird. Für jede Datenbank lohnt sich eine von drei Entscheidungen:

Entscheidung Wann sie passt
Abschalten seit Langem nicht genutzt, keine Aufbewahrungspflicht
Archivieren wird nicht mehr bearbeitet, muss aber nachschlagbar bleiben
Neu umsetzen wird täglich gebraucht, Abläufe und Rechte sind wichtig

Für das Archiv reicht oft ein Export der Dokumente mit Anhängen in eine lesbare Form, etwa als PDF mit Metadaten, abgelegt an einem Ort mit passenden Rechten. Welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Rechtsabteilung.

Die wichtigen Anwendungen schrittweise umsetzen

1. Abläufe aufnehmen, nicht Masken abmalen

Wer eine Notes-Anwendung eins zu eins nachbaut, übernimmt auch alle Umwege, die sich über die Jahre eingeschlichen haben. Besser ist es, mit den Nutzern aufzuschreiben, wie der Ablauf wirklich läuft: Wer reicht ein, wer prüft, wer gibt frei, was passiert bei Ablehnung? Die Masken zeigen dabei, welche Angaben gebraucht werden. Wie eine solche Aufnahme aussieht, beschreibt der Ratgeber Prozesse dokumentieren.

2. Mit einer Anwendung anfangen

Beginnen Sie mit der Anwendung, die am meisten genutzt wird oder am meisten Ärger macht. Oft ist das ein Freigabeablauf, bei dem Mitarbeiter von unterwegs zustimmen wollen.

3. Daten übernehmen und prüfen

Die Übernahme sollte früh geprobt werden: Dokumente mit Feldern, Anhängen und Rechten übertragen, stichprobenweise mit dem Original vergleichen, nachbessern. Besonders der formatierte Text und die Rechte auf einzelne Dokumente brauchen Aufmerksamkeit. Mehr dazu im Ratgeber Altdaten ins neue System.

4. Eine nach der anderen

Dann folgt die nächste Anwendung. Ist die letzte umgezogen und das Archiv eingerichtet, wird der Domino-Server abgeschaltet.

Wohin mit den Anwendungen?

Für einfache Listen und Formulare reichen manchmal SharePoint und die Werkzeuge von Microsoft 365. Wo Abläufe mit Freigaben, feinen Rechten und Anbindungen an andere Programme gebraucht werden, stoßen diese Baukästen schnell an Grenzen. Was sie können und wo sie enden, beschreibt der Ratgeber Low-Code. Für Dokumente ohne Ablauf hilft Dokumente zentral ablegen.

Wir lösen Altsysteme mit ElbDesk ab, der Grundlage, auf der wir bauen: Anmeldung, Rechte, Zusammenarbeit und Dokumente bringt ElbDesk mit, entwickelt werden nur die Abläufe, die Ihre Anwendungen ausmachen. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt unsere Seite zur Ablösung von Altsystemen.

Checkliste vor dem Start

  • Gibt es eine Liste aller Datenbanken auf dem Server, mit dem Datum der letzten Nutzung?
  • Wer ist für jede genutzte Anwendung fachlich zuständig?
  • Welche Abläufe verschicken Mails oder laufen automatisch über Agenten?
  • Wo gelten Rechte auf einzelne Dokumente?
  • Welche Dokumente müssen nachschlagbar bleiben, und wie lange?
  • Wer hat heute noch Zugang zum Server als Administrator?