Dokumente zentral ablegen: Netzlaufwerk, SharePoint oder am Vorgang

In fast jedem Betrieb gibt es die Frage: „Wo liegt eigentlich …?“ Das unterschriebene Angebot, die letzte Version der Zeichnung, das Prüfprotokoll vom Frühjahr. Meistens gibt es eine Antwort, aber sie lautet: „Frag mal Petra.“ Das Dokument existiert, nur weiß niemand genau, wo.

Das kostet jeden Tag ein paar Minuten, und manchmal mehr: wenn nach einer alten Version gearbeitet wird, wenn ein Kunde eine Unterlage anfordert, die niemand findet, oder wenn die Person, die alles wusste, den Betrieb verlässt.

Warum Dokumente verstreut liegen

Dokumente landen dort, wo sie gerade entstehen. Ein Angebot wird am Rechner geschrieben und im eigenen Ordner gespeichert. Die Antwort des Kunden kommt per E-Mail und bleibt im Postfach. Der Lieferschein wird eingescannt und liegt im Scan-Ordner. Das Foto vom Schaden macht der Monteur mit dem Handy und schickt es per Messenger.

Jeder Schritt ist für sich vernünftig. Zusammen ergibt das vier oder fünf Orte für einen einzigen Auftrag - und keiner davon ist der richtige.

Die vier üblichen Orte

Das Netzlaufwerk

Die gemeinsame Ordnerstruktur auf dem Server ist in vielen Betrieben der Standard. Sie ist einfach und jeder versteht sie. Ihre Grenze: Ein Ordner weiß nichts über den Inhalt. Ob ein Dokument ein Entwurf oder die gültige Fassung ist, zu welchem Auftrag es gehört und wer es zuletzt geändert hat, steht höchstens im Dateinamen. Von unterwegs ist das Laufwerk oft nur über VPN erreichbar.

SharePoint, OneDrive und Teams

Wer mit Microsoft 365 arbeitet, hat SharePoint schon im Paket. Dokumente liegen dann online, mehrere Leute können gleichzeitig daran arbeiten, und frühere Fassungen bleiben erhalten. Das ist ein großer Schritt gegenüber dem Laufwerk. Aber die Ordnung entsteht auch hier nicht von selbst. Ohne Regeln wächst in SharePoint dasselbe Durcheinander wie auf dem Laufwerk, nur verteilt auf viele Teams und Kanäle.

Ein Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist auf Ablage spezialisiert: Dokumente bekommen Merkmale wie Kunde, Belegart oder Datum, werden über Volltext gefunden und können nach festen Regeln aufbewahrt werden. Für Betriebe mit vielen eingehenden Belegen ist das oft sinnvoll. Die Frage ist, wie das DMS zu den übrigen Programmen steht. Liegt der Auftrag im einen System und der Lieferschein im anderen, sucht man wieder an zwei Stellen.

Direkt am Vorgang im Fachsystem

Die vierte Möglichkeit: Das Dokument hängt dort, wo auch der Vorgang steht. Das Angebot hängt am Angebot, die Zeichnung am Auftrag, das Foto am Serviceeinsatz. Wer den Auftrag öffnet, sieht alles, was dazugehört. Diese Ablage ist die natürlichste, weil niemand überlegen muss, in welchen Ordner etwas gehört. Sie setzt voraus, dass Ihre Software Dokumente am Vorgang überhaupt ablegen kann.

Welcher Ort wofür

In der Praxis wird es meist eine Mischung. Eine brauchbare Faustregel:

Wichtig ist nicht, dass es nur einen Ort gibt. Wichtig ist, dass für jede Art von Dokument feststeht, wo die gültige Fassung liegt.

Eine Ablageordnung, die im Alltag hält

Eine Ablageordnung muss keine dicke Richtlinie sein. Eine Seite reicht, wenn sie diese Fragen beantwortet:

• Welche Dokumentarten gibt es? Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Zeichnung, Prüfprotokoll, Vertrag.
• Wo liegt jede davon? Ein Ort je Dokumentart, nicht zwei.
• Wie heißen die Dateien? Ein einfaches Schema mit Datum, Kunde und Belegart hilft auch dort, wo es keine Merkmale gibt.
• Was ist gültig, was Entwurf? Entwürfe bleiben beim Bearbeiter, die gültige Fassung kommt an den festen Ort.
• Wer räumt auf? Ohne jemanden, der zuständig ist, verwildert jede Ordnung.

Am besten entsteht die Ordnung mit den Leuten, die täglich ablegen. Wenn Innendienst, Werkstatt und Buchhaltung sagen, wo sie heute suchen, liegt die neue Ordnung meist schon auf dem Tisch.

Wer was sehen darf

Eine zentrale Ablage macht Dokumente leichter zugänglich - auch die, die nicht jeder sehen soll: Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Verträge mit Konditionen. Rechte gehören deshalb von Anfang an dazu. Auf dem Laufwerk sind sie oft über Jahre gewachsen und niemand weiß mehr genau, wer wo hineinkommt. Wie Sie Rechte nach Rollen ordnen, beschreibt der Ratgeber Rollen und Rechte.

Das gilt besonders, wenn später eine KI in den Dokumenten suchen soll. Sie findet alles, worauf sie zugreifen darf. Liegt ein vertrauliches Dokument in einem Ordner, der für alle offen ist, taucht es auch in ihren Antworten auf. Mehr dazu in Wie KI Ihre Dokumente liest.

Aufbewahrung nicht vergessen

Für Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, und für die Art der Ablage gibt es Vorgaben. Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten und was Ihre Ablage dafür leisten muss, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Für die Planung reicht eine Frage: Kann Ihre Ablage Dokumente so lange unverändert aufbewahren, wie es nötig ist, und danach gezielt löschen?

Bei E-Rechnungen kommt hinzu, dass die Rechnung selbst eine Datei mit strukturierten Daten ist. Was das für Empfang und Ablage bedeutet, steht im Ratgeber E-Rechnung im Betrieb.

So gehen Sie vor

1. Bestand aufnehmen. Wo liegen heute welche Dokumente? Fragen Sie in jeder Abteilung, wo zuletzt gesucht wurde und wie lange es gedauert hat.
2. Dokumentarten festlegen. Welche Arten gibt es, und zu welchem Vorgang gehören sie?
3. Orte zuordnen. Für jede Art einen Ort, an dem die gültige Fassung liegt.
4. Rechte klären. Wer darf was sehen, wer darf ändern?
5. Klein anfangen. Mit einer Dokumentart oder einer Abteilung beginnen, die Ordnung im Alltag prüfen, dann erweitern.
6. Altbestand entscheiden. Nicht alles muss umziehen. Oft reicht es, alte Ordner schreibgeschützt aufzubewahren und ab einem Stichtag neu abzulegen.

Wo Dokumente am Vorgang liegen sollen, braucht es eine Software, die das kann. In ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen, bringt der Core die Dokumentenablage bereits mit: Dateien hängen am Kunden, am Auftrag oder am Gerät, mit Rechten und Suche. Microsoft 365 kann daneben weiterlaufen.