Heizungsbauer, Aufzugsfirmen, Elektrobetriebe, Hersteller von Maschinen, Dienstleister für Brandschutz: Sie alle haben Kunden, deren Anlagen regelmäßig gewartet oder geprüft werden. Das Geschäft ist planbar und wertvoll. Es hängt aber daran, dass kein Termin vergessen wird.

In vielen Betrieben steht das in einer Excel-Liste: Kunde, Anlage, letzter Termin, nächster Termin. Einmal im Monat geht jemand die Liste durch und plant, was fällig ist. Die Berichte liegen als Papier im Ordner oder als PDF in einem Netzlaufwerk. Das funktioniert, bis die Liste zu lang wird, die zuständige Person krank ist oder ein Kunde nach dem Bericht von vor drei Jahren fragt.

Was zusammengehört

Eine Wartungsverwaltung hat vier Teile, die eng zusammenhängen:

  • Die Anlage: was steht wo, mit Typ, Seriennummer, Baujahr und Besonderheiten
  • Der Vertrag: welche Leistungen wie oft, zu welchen Bedingungen
  • Der Termin: wann ist die nächste Wartung oder Prüfung fällig
  • Der Nachweis: was wurde gemacht, was ist aufgefallen, wer hat unterschrieben

Stehen diese vier Dinge in verschiedenen Listen, gehen Informationen verloren. Der Monteur weiß nicht, was beim letzten Mal aufgefallen ist. Das Büro weiß nicht, ob der Vertrag noch läuft.

Was eine gute Verwaltung leisten muss

Anlagen mit Geschichte

Jede Anlage hat eine eigene Seite: Standort, technische Daten, alle bisherigen Einsätze, Berichte und Mängel, Fotos. Wer hinfährt, sieht vorher, was ihn erwartet. Wer anruft, bekommt eine Antwort ohne Suchen im Ordner.

Termine aus dem Vertrag

Der nächste Termin wird aus dem Vertrag und dem letzten Einsatz berechnet, nicht von Hand eingetragen. Ein Vertrag mit jährlicher Wartung erzeugt jedes Jahr den nächsten Termin, und zwar mit dem Zeitraum, in dem er fällig ist. Ändert sich der Vertrag, ändern sich die Termine mit.

Rechtzeitig sichtbar

Was im nächsten Monat fällig ist, sehen Sie heute. Dann bleibt Zeit, Termine mit Kunden abzustimmen, Material zu bestellen und die Einsätze sinnvoll zu bündeln. Die Übergabe an die Einsatzplanung beschreibt der Beitrag Einsatzplanung für Monteure.

Prüfprotokolle nach Vorlage

Viele Prüfungen folgen festen Vorgaben, etwa die Prüfung elektrischer Geräte und Anlagen nach DGUV Vorschrift 3 oder die Wartung von Heizungs- und Lüftungsanlagen nach Herstellervorgaben. Das Protokoll sollte diese Punkte als Vorlage kennen. Der Prüfer hakt ab, erfasst Messwerte und vermerkt Mängel. Welche Prüfungen für Ihre Kunden und Anlagen vorgeschrieben sind und wie oft, klären Sie mit Ihrem Verband oder dem zuständigen Sachverständigen. Die Software bildet diese Regeln ab, sie legt sie nicht fest.

Erfassung vor Ort

Das Protokoll entsteht auf dem Handy oder Tablet, mit Fotos, Messwerten und der Unterschrift des Kunden. Dann ist es nicht erst im Büro abzutippen. Was die mobile Erfassung dafür braucht, steht im Beitrag Aufträge auf dem Handy erfassen.

Mängel und Folgeaufträge

Wird bei der Prüfung ein Mangel gefunden, sollte daraus direkt ein Angebot oder ein Folgeauftrag entstehen. Sonst steht der Mangel im Bericht, und niemand kümmert sich darum, bis der Kunde nachfragt.

Nachweise auffindbar

Jeder Bericht ist der Anlage zugeordnet und wiederzufinden, auch nach Jahren. Viele Kunden brauchen die Nachweise für eigene Prüfungen oder ihre Versicherung. Wer sie sofort liefern kann, gewinnt Vertrauen.

Der Kunde als Mitleser

Manche Betriebe geben ihren Kunden Zugriff auf ihre Anlagen: Welche Termine stehen an, welche Berichte liegen vor, welche Mängel sind offen? Das spart Rückfragen und bindet Kunden. Was ein solcher Zugang braucht, beschreibt der Beitrag Kundenportal. Er lebt davon, dass Anlagen, Termine und Berichte sauber gepflegt sind.

Abrechnung von Wartungsverträgen

Wartungsverträge werden oft pauschal abgerechnet, jährlich oder quartalsweise, dazu kommen Material und Zusatzarbeiten nach Aufwand. Die Rechnungen sollten aus dem Vertrag entstehen und nicht jedes Mal neu geschrieben werden. Ob das in Ihrer vorhandenen Software geht, hängt davon ab, ob sie Verträge und wiederkehrende Rechnungen kennt, oder ob sie die Daten nach Möglichkeit aus der Wartungsverwaltung übernehmen kann.

Standardlösung oder eigene Verwaltung

Für viele Branchen gibt es fertige Programme zur Wartungsverwaltung, oft zusammen mit Einsatzplanung und mobiler App. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Auftragssoftware Anlagen und Verträge kennt. Das ist der einfachste Weg.

Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihre Prüfungen besonders sind: eigene Protokolle mit vielen Messwerten, Anlagen, die aus vielen Teilen mit eigener Geschichte bestehen, Kunden mit eigenen Vorgaben oder Nachweise, die in einer bestimmten Form geliefert werden müssen.

Woran es scheitert

  • Die Anlagendaten sind unvollständig. Bevor eine Software hilft, müssen die Anlagen einmal sauber erfasst werden. Das ist Arbeit, lohnt sich aber.
  • Die Excel-Liste bleibt. Wird sie parallel weitergepflegt, gibt es zwei Stände, und irgendwann stimmt keiner.
  • Die Protokolle sind zu lang. Wenn der Prüfer vor Ort mehr tippt als früher schreibt, wird abgekürzt.
  • Mängel versanden. Ohne klaren Weg vom Bericht zum Folgeauftrag bleibt das Geschäft liegen.

Fragen vor der Entscheidung

  • Wie viele Anlagen und Verträge betreuen Sie, und wo stehen sie heute?
  • Welche Prüfungen und Protokolle gibt es, und wer gibt die Inhalte vor?
  • Wie erfahren Sie heute, dass ein Termin fällig ist?
  • Wo liegen die Berichte der letzten Jahre?
  • Was passiert heute mit einem Mangel, der bei der Prüfung auffällt?

Nehmen Sie eine Anlage, die Sie seit Jahren betreuen, und suchen Sie alles zusammen, was es dazu gibt. Die Zeit, die das dauert, zeigt Ihnen, was eine gute Verwaltung einspart.