In vielen Betrieben mit Monteuren, Servicetechnikern oder Kolonnen plant eine Person die Einsätze. Sie kennt die Kunden, die Leute und die Fahrzeuge. Geplant wird auf einem Whiteboard, in einer Excel-Liste oder im Outlook-Kalender. Die Monteure erfahren ihre Termine morgens am Telefon oder per WhatsApp.
Das funktioniert, solange diese Person da ist und sich nichts ändert. Wird ein Monteur krank, kommt ein Notfall dazwischen oder fehlt ein Ersatzteil, beginnt das Umplanen: Anrufe, neue Nachrichten, Radiergummi. Wer im Urlaub vertreten muss, versteht die Tafel nicht. Und was am Ende tatsächlich gemacht wurde, erfährt das Büro erst, wenn die Zettel zurückkommen.
Was eine Einsatzplanung leisten muss
Aufträge und Leute auf einen Blick
Links die offenen Aufträge, rechts die Monteure mit ihren Tagen. Ein Auftrag wird auf einen Monteur und einen Termin gezogen. Wer schon ausgelastet ist, sieht man sofort. Das ist die Plantafel, nur ohne Magnete.
Wer kann was
Nicht jeder Monteur kann jede Arbeit. Der eine hat die Schulung für Gasanlagen, der andere den Führerschein für den großen Wagen, die dritte kennt den Kunden seit Jahren. Die Planung sollte das wissen und passende Leute vorschlagen, statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen.
Abwesenheiten
Urlaub, Krankheit, Schulung, Berufsschule. Wer nicht da ist, darf nicht verplant werden. Die Abwesenheiten sollten an einer Stelle stehen und nicht zusätzlich in einer zweiten Liste.
Material und Fahrzeuge
Ist das Ersatzteil da? Ist der Transporter mit der Hebebühne frei? Oft scheitert ein Einsatz nicht am Monteur, sondern an dem, was er mitbringen muss.
Umplanen ohne Telefonkette
Ändert sich ein Termin, sieht der Monteur es auf dem Handy. Der Kunde bekommt nach Möglichkeit eine Nachricht mit dem neuen Termin. Niemand muss fünf Leute anrufen.
Rückmeldung vom Einsatz
Nach dem Einsatz meldet der Monteur zurück: erledigt, nicht erledigt, Folgetermin nötig, Material verbraucht. Dann weiß das Büro am selben Tag, was offen ist. Wie das auf dem Handy aussieht, beschreibt der Beitrag Aufträge auf dem Handy erfassen.
Die Verbindung zu Auftrag und Rechnung
Eine Plantafel, die neben der Auftragsverwaltung steht, schafft neue doppelte Arbeit. Der Auftrag wird im einen System angelegt, der Termin im anderen, der Bericht kommt als Zettel zurück. Der Nutzen entsteht erst, wenn alles zusammenläuft:
- Der Auftrag kommt aus Ihrer Auftragsverwaltung in die Planung.
- Die Planung vergibt Monteur und Termin.
- Der Monteur sieht den Einsatz auf dem Handy.
- Die Rückmeldung mit Zeiten und Material geht an den Auftrag zurück.
- Daraus entsteht die Rechnung.
Ob das mit Ihrer vorhandenen Software geht, hängt davon ab, ob sie Aufträge herausgibt und Rückmeldungen annimmt, nach Möglichkeit über eine Schnittstelle. Klären Sie das, bevor Sie eine Planung auswählen. Mehr dazu im Beitrag Doppelte Datenerfassung.
Wiederkehrende Einsätze
Wartungen, Prüfungen und Inspektionen kommen jedes Jahr wieder. Sie sollten nicht jedes Mal neu von Hand angelegt werden. Gute Planung erzeugt sie aus den Verträgen und schlägt einen Zeitraum vor, in dem der Einsatz fällig ist. Wie das zusammenhängt, zeigt der Beitrag Wartungsverträge und Prüftermine.
Standardlösung oder eigene Planung
| Standardlösung | Eigene Planung | |
|---|---|---|
| Start | sofort | nach Konzept und Entwicklung |
| Ablauf | der des Programms | Ihrer |
| Qualifikationen, Fahrzeuge | oft einfach | so genau wie nötig |
| Verbindung zu Aufträgen | an die Systeme, die der Anbieter kennt | an Ihr System, nach Möglichkeit |
| Passt, wenn | Ihre Einsätze dem Branchenüblichen entsprechen | Ihre Regeln besonders sind |
Für viele Handwerksbetriebe und Servicefirmen gibt es gute Standardlösungen. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Auftragssoftware eine Plantafel mitbringt. Das ist meist der einfachste Weg, weil Auftrag und Termin dann schon zusammenhängen.
Eine eigene Planung lohnt sich, wenn Ihre Regeln besonders sind: Kolonnen, die gemeinsam fahren müssen, Einsätze über mehrere Tage an wechselnden Orten, Prüfungen mit festen Nachweisen oder Kunden mit eigenen Zeitfenstern. Oder wenn Ihre Auftragsverwaltung selbst entwickelt ist und keine Standardlösung sie kennt.
Woran Einführungen scheitern
- Die Planerin wird nicht gefragt. Die Person, die heute plant, kennt Regeln, die nirgends stehen. Sie gehört von Anfang an dazu.
- Die Monteure bekommen eine zweite App. Einsatz in der einen, Bericht in der anderen: Das wird nicht lange benutzt.
- Die Tafel bleibt hängen. Wird parallel weiter an der Tafel geplant, gibt es zwei Wahrheiten. Legen Sie einen Tag fest, ab dem nur noch digital geplant wird.
- Alles soll automatisch gehen. Eine Planung, die Routen und Zuteilung selbst berechnet, klingt gut. In der Praxis entscheidet die Planerin mit Wissen, das kein Programm hat. Vorschläge helfen, Entscheidungen bleiben bei ihr.
Fragen vor der Entscheidung
- Wie viele Einsätze planen Sie am Tag, und wie oft ändert sich etwas?
- Welche Qualifikationen, Fahrzeuge oder Geräte müssen bei der Planung passen?
- Hat Ihre Auftragssoftware eine Planung, oder kann sie Aufträge an eine andere abgeben?
- Wie erfahren Ihre Monteure heute ihre Termine, und wie melden sie zurück?
- Wer plant, wenn die Planerin im Urlaub ist?
Fotografieren Sie Ihre Tafel an einem normalen Tag und an einem schlechten. Die beiden Fotos zeigen besser als jedes Lastenheft, was die digitale Planung können muss.
