In vielen Betrieben mit Außendienst sieht der Weg eines Auftrags so aus: Das Büro druckt den Auftrag, der Monteur nimmt ihn mit, schreibt vor Ort Zeiten und Material auf und lässt den Kunden unterschreiben. Fotos vom Schaden gehen per WhatsApp an den Chef. Der Zettel kommt zurück ins Büro, wird gelesen, nachgefragt, abgetippt - dann entsteht die Rechnung.

Das funktioniert, solange die Zettel vollständig und lesbar sind. In der Praxis fehlt die Artikelnummer, die Unterschrift steht auf der Rückseite, das Foto liegt in einem Chat, den niemand wiederfindet. Die Rechnung geht spät raus, und Material, das nicht aufgeschrieben wurde, fehlt darauf. Mobile Erfassung heißt: Der Monteur erfasst vor Ort, und das Büro bekommt es sofort und vollständig.

Wer damit arbeitet

  • Monteure im Handwerk und in der Anlagentechnik: Aufmaß, Arbeitsbericht, Materialverbrauch
  • Servicetechniker: Wartungsprotokolle, Störungsberichte, Ersatzteile
  • Außendienst im Vertrieb: Besuchsberichte, Bestellungen beim Kunden, Fotos vom Regal
  • Fahrer und Auslieferung: Lieferscheine, Ablieferbelege, Retouren
  • Bauleitung: Bautagebuch, Mängel, Stundenzettel der Kolonnen

Gemeinsam ist allen: Sie arbeiten dort, wo kein Schreibtisch steht - oft ohne stabiles Netz, mit Handschuhen oder in Eile.

Was eine mobile Erfassung braucht

Offline arbeiten

Im Keller, in der Halle, auf dem Land gibt es kein Netz. Die App muss ohne Verbindung funktionieren und später übertragen, ohne dass etwas verloren geht oder doppelt ankommt. An dieser Anforderung scheitern viele Lösungen, die nur im Browser laufen.

Unterschrift

Der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm, die Unterschrift steht auf dem Arbeitsbericht, den er als PDF bekommt. Welche Bedeutung eine solche Unterschrift bei Ihnen hat, etwa bei Abnahmen, gehört vorher geprüft.

Fotos mit Bezug

Ein Foto ist erst wertvoll, wenn es am Auftrag hängt: vorher, nachher, Typenschild, Schaden. Aus dem Chat in den Auftrag, mit Datum und Position.

Material

Der Monteur wählt aus dem Artikelstamm, was er verbaut hat - nach Möglichkeit mit dem Bestand seines Fahrzeugs. Dann stimmt die Rechnung, und das Lager weiß, was nachbestellt werden muss. Ein Scanner im Handy hilft dabei: Barcode und Scanner.

Zeiten

Anfahrt, Arbeit, Pause - mit einem Tippen vor Ort statt aus dem Gedächtnis im Nachhinein.

Auftragsdaten dabei

Adresse, Ansprechpartner, Anlage, die letzten Berichte, was verbaut ist. Der Monteur muss nicht im Büro anrufen, um zu erfahren, was beim letzten Besuch war.

Anbindung an Auftrag und Rechnung

Der Nutzen entsteht, wenn der Bericht nicht als PDF im Postfach landet, sondern als Daten im Auftrag: Zeiten und Material auf die Auftragsposition, daraus die Rechnung. Das setzt voraus, dass Ihre Software den Auftrag herausgibt und den Bericht wieder annimmt - nach Möglichkeit über eine Schnittstelle. Bei manchen Systemen geht das direkt, bei anderen über Export und Import. Klären Sie das zuerst.

Ohne Anbindung wird die App zur zweiten Erfassung: Der Monteur tippt ins Handy, das Büro tippt ins ERP. Mehr dazu unter doppelte Datenerfassung abstellen. Soll der Kunde die Berichte selbst einsehen, gilt dasselbe wie beim Kundenportal: Es lebt von den Daten dahinter.

Standard-App oder eigene App

Standard-App Eigene App
Start sofort nach Konzept und Entwicklung
Ablauf der der App Ihr Formular, Ihre Reihenfolge
Anbindung an die Systeme, die der Anbieter unterstützt an Ihr System, nach Möglichkeit
Besonderheiten Kompromisse abgebildet
Passt, wenn Ihr Ablauf dem der Branche entspricht Protokolle, Anlagen oder Freigaben besonders sind

Viele Branchen haben gute Standard-Apps: Handwerkersoftware bringt oft eine mobile App mit, und für Baudokumentation oder Zeiterfassung gibt es fertige Werkzeuge. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Auftragssystem eine App hat oder eine Standard-App es anbindet.

Eine eigene App lohnt sich, wenn der Bericht besonders ist: ein Prüfprotokoll nach Norm, Anlagen mit eigener Historie, Freigaben durch den Kunden in Stufen - oder wenn Ihr System keine App hat und keine Standard-App es kennt. Ein App-Store ist dafür nicht nötig: Eine Web-Anwendung, die offline arbeiten kann, läuft auf jedem Handy.

Woran Einführungen scheitern

  • Die App ist da, aber der Artikelstamm ist unvollständig - also tippt der Monteur wieder Freitext.
  • Zu viele Pflichtfelder: Der Bericht dauert länger als auf Papier, und die Leute weichen aus.
  • Kein Offline-Betrieb: Vor Ort geht nichts, also wird doch wieder der Zettel genommen.
  • Das Büro druckt weiter, weil es der App nicht traut - dann gibt es zwei Wahrheiten.
  • Die Monteure wurden nicht gefragt. Wer den Ablauf mit den Leuten entwickelt, die ihn machen, bekommt eine App, die benutzt wird.

Fragen vor der Entscheidung

  • Welche drei Angaben fehlen heute am häufigsten auf dem Zettel?
  • Kann Ihre Auftragssoftware Aufträge herausgeben und Berichte annehmen?
  • Gibt es für Ihre Branche eine App, die zu Ihrem System passt?
  • Wo arbeiten Ihre Leute ohne Netz?
  • Wer pflegt den Artikelstamm, damit die Auswahl stimmt?

Der Zettel, den Ihre Monteure heute ausfüllen, ist die beste Vorlage. Was darauf steht, muss die App können - nicht mehr.