In vielen Betrieben sieht die Zeiterfassung noch so aus: Im Büro schreibt jeder seine Zeiten in eine Excel-Liste, in der Halle hängt ein Stundenzettel, und die Monteure schreiben ihre Stunden am Freitag aus dem Gedächtnis auf. Am Monatsende sammelt jemand alles ein, rechnet nach und gibt die Stunden an die Lohnabrechnung weiter.

Das hat lange gereicht. Inzwischen ist die Erfassung aber keine freiwillige Ordnung mehr, sondern Pflicht. Und mit jedem Mitarbeiter mehr wird das Einsammeln aufwendiger.

Was heute schon gilt

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden (C-55/18), dass Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Messung der Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 daraus gefolgert (1 ABR 22/21): Arbeitgeber in Deutschland sind schon heute verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Grundlage ist das Arbeitsschutzgesetz, § 3 Abs. 2 Nr. 1.

Wie genau die Erfassung aussehen muss, hat das Gericht offengelassen. Eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht bisher nicht vor.

Was der Gesetzentwurf vorsieht

Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Beschlossen ist er nicht (Stand September 2026). Nach den bisherigen Berichten sieht er vor:

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden elektronisch erfasst.
  • Die Erfassung geschieht am Tag der Arbeit, nicht am Monatsende.
  • Die Mitarbeiter dürfen ihre Zeiten selbst erfassen. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
  • Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Erfasst wird trotzdem.
  • Für kleinere Betriebe sind Übergangsfristen und Ausnahmen vorgesehen.

Die Einzelheiten können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Was bisher über den Entwurf bekannt ist, fasst die Meldung Zeiterfassung: Was der Referentenentwurf vorsieht zusammen. Was für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrem Anwalt, Ihrem Steuerberater oder Ihrem Verband. Dieser Beitrag beschreibt, was eine Erfassung praktisch können muss, und bewertet nicht die Rechtslage.

Was eine gute Zeiterfassung können muss

Schnell und am selben Tag

Kommen, Gehen, Pause: Wenn das mehr als ein paar Sekunden dauert, wird es vergessen oder nachgetragen. Die Erfassung muss dort sein, wo die Leute arbeiten: am Eingang, am Rechner, auf dem Handy.

Nachvollziehbar

Wer hat wann was eingetragen, und wer hat es später geändert? Eine Korrektur ist normal, jemand hat das Ausstempeln vergessen. Sie muss aber sichtbar bleiben. Eine Excel-Liste, in der jeder alles überschreiben kann, leistet das nicht.

Regeln, die Ihr Betrieb hat

Gleitzeit, Schichten, Überstundenkonten, Zuschläge für Nacht und Wochenende, Rufbereitschaft. Die Erfassung sollte die Regeln kennen und nicht nur Uhrzeiten sammeln. Sonst rechnet am Monatsende doch wieder jemand von Hand.

Rechte

Der Mitarbeiter sieht seine eigenen Zeiten, der Vorgesetzte die seines Teams, die Lohnabrechnung alle. Arbeitszeiten sind Personaldaten. Wer was sehen darf, gehört vorher festgelegt. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.

Weitergabe an die Lohnabrechnung

Der Nutzen entsteht, wenn die Stunden nicht noch einmal abgetippt werden. Viele Lohnprogramme und DATEV können Stunden übernehmen, oft als Datei im passenden Format, nach Möglichkeit auch direkt. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, in welcher Form er die Daten braucht.

Büro, Halle, Montage: Wer wie erfasst

  • Büro: am Rechner oder im Browser, ein Klick beim Anmelden und Abmelden.
  • Halle und Lager: ein Terminal am Eingang mit Chip oder Karte. Kein Handy nötig, keine Anmeldung mit Passwort.
  • Montage und Außendienst: auf dem Handy. Die App muss auch ohne Netz funktionieren und später übertragen. Wer auf Baustellen unterwegs ist, braucht Anfahrt und Arbeitszeit getrennt.
  • Aushilfen und Minijobber: oft mit wenigen Stunden, aber genauso zu erfassen.

Gerade im Außendienst liegt die Arbeitszeit nah an den Auftragsstunden. Hier lohnt sich die Frage, ob beides an einer Stelle erfasst wird. Mehr dazu unter Aufträge auf dem Handy erfassen.

Stempeluhr, App oder eigene Lösung

Stempeluhr mit Terminal Standard-App Eigene Lösung
Passt für feste Arbeitsplätze, Halle Büro und Außendienst besondere Regeln, Verbindung zu Aufträgen
Außendienst kaum ja ja
Regeln wie Zuschläge begrenzt meist gut wie Ihr Betrieb sie hat
Verbindung zu Aufträgen nein teilweise nach Möglichkeit
Start nach Montage sofort nach Konzept und Entwicklung

Für die meisten Betriebe ist eine Standard-App der richtige Anfang. Es gibt viele davon, und sie decken die üblichen Regeln gut ab. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Lohnabrechnung oder Ihre Auftragssoftware schon eine Zeiterfassung mitbringt.

Eine eigene Lösung lohnt sich selten nur für die Arbeitszeit. Sie lohnt sich, wenn die Zeiten ohnehin in einer Anwendung erfasst werden, die Sie für Aufträge, Einsätze oder Prüfberichte nutzen. Dann tragen Monteure ihre Zeit einmal ein, und sie gilt für Lohn und Rechnung zugleich.

Woran Einführungen scheitern

  • Die Mitarbeiter erfahren von der Zeiterfassung aus einer Rundmail. Wer vorher erklärt, warum sie kommt, erlebt weniger Widerstand.
  • Der Betriebsrat wird spät gefragt. Bei der Einführung einer technischen Zeiterfassung hat er in der Regel mitzureden. Beziehen Sie ihn früh ein.
  • Die Regeln sind nicht aufgeschrieben. Wie wird eine Dienstreise gezählt, wie die Fahrt zur Baustelle? Wenn das niemand weiß, kann es auch keine Software.
  • Korrekturen laufen weiter per Zuruf. Dann stimmen die Daten in der Erfassung nicht, und es gibt wieder eine Liste daneben.

Fragen vor der Entscheidung

  • Wo arbeiten Ihre Leute: am Schreibtisch, in der Halle, unterwegs?
  • Welche Regeln gelten für Pausen, Überstunden und Zuschläge?
  • In welcher Form braucht Ihre Lohnabrechnung die Stunden?
  • Sollen Arbeitszeiten und Auftragsstunden an einer Stelle erfasst werden?
  • Wer darf Zeiten korrigieren, und wie wird das sichtbar?

Beginnen Sie mit den Regeln, nicht mit dem Gerät. Wenn klar ist, wie in Ihrem Betrieb gezählt wird, ist die Wahl der Lösung meist schnell getroffen.