Stand: September 2026. Der Entwurf ist nicht beschlossen, und Einzelheiten können sich im Gesetzgebungsverfahren ändern. Was für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrem Anwalt, Ihrem Steuerberater oder Ihrem Verband.

Was schon heute gilt

Die Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, ist nicht neu. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Offen geblieben ist bisher, wie genau. Genau das soll das Gesetz regeln.

Was über den Entwurf bekannt ist

Mitte Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt. Offiziell veröffentlicht hat das Ministerium ihn nicht, er ist auf anderem Weg bekannt geworden. Laut Berichten sieht er vor:

  • Elektronisch und am selben Tag. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden elektronisch erfasst, und zwar am Tag der Arbeit.
  • Ausnahme für Kleinbetriebe. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sind dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen. Erfassen müssen auch sie.
  • Gestaffelte Übergangsfristen. Je nach Betriebsgröße sind Fristen von einem, zwei oder fünf Jahren vorgesehen. Die genauen Grenzen können sich noch ändern.
  • Erfassung durch die Mitarbeiter. Die Mitarbeiter dürfen ihre Zeiten selbst erfassen. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
  • Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Erfasst wird trotzdem.
  • Abweichungen nur über Tarifverträge. Etwa eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit. Das soll nur über Tarifverträge oder darauf beruhende Betriebsvereinbarungen möglich sein, nicht für jeden Betrieb.

Was das praktisch heißt

Für Betriebe, die heute mit Stundenzetteln, Excel-Listen oder Notizen am Monatsende arbeiten, wäre das eine deutliche Umstellung. Die Erfassung am selben Tag verlangt ein Werkzeug, das dort ist, wo gearbeitet wird: am Eingang, am Rechner, auf dem Handy der Monteure.

Die Übergangsfristen geben Zeit. Sie sind aber kein Grund zu warten, denn die Pflicht zur Erfassung gilt schon jetzt, und eine Einführung braucht Vorlauf: Regeln klären, den Betriebsrat einbeziehen, Mitarbeiter einweisen.

Was Sie jetzt tun können

  1. Die heutige Erfassung prüfen. Wie werden Zeiten heute festgehalten, und wie nachvollziehbar sind Korrekturen?
  2. Die Regeln aufschreiben. Pausen, Überstunden, Zuschläge, Fahrzeiten zur Baustelle. Ohne klare Regeln kann auch keine Software richtig rechnen.
  3. Den Betriebsrat früh einbeziehen. Bei der Einführung einer technischen Zeiterfassung hat er in der Regel mitzureden.
  4. Vorhandene Programme prüfen. Bringt Ihre Lohnabrechnung oder Ihre Auftragssoftware schon eine Zeiterfassung mit?
  5. Den Außendienst mitdenken. Wer unterwegs arbeitet, braucht eine Lösung auf dem Handy, die auch ohne Netz funktioniert.

Welche Lösungen es gibt und welche zu Büro, Halle und Montage passt, beschreibt der Ratgeber Arbeitszeit digital erfassen. Wo Arbeitszeit und Auftragsstunden zusammenhängen, lohnt sich auch ein Blick in den Ratgeber Aufträge auf dem Handy erfassen.