Der Kommissionierer läuft mit dem ausgedruckten Lieferschein durchs Lager, sucht den Artikel, zählt, hakt ab. Im Büro wird der Lieferschein gebucht. Zwischen beiden Schritten passiert, was in jedem Lager passiert: Der ähnliche Artikel wurde gegriffen, die Menge stimmt nicht, der Karton stand nicht dort, wo die Liste ihn vermutet.

Barcodes und Scanner ändern daran zwei Dinge. Der Artikel wird nicht mehr erkannt, sondern gelesen. Und die Buchung passiert dort, wo die Ware bewegt wird - nicht später im Büro. Das klingt nach Technik. In der Praxis ist es vor allem eine Frage der Ordnung im Lager und in den Daten.

Welche Codes es gibt

  • EAN/GTIN: die weltweite Artikelnummer auf Handelsware. Der Hersteller vergibt sie, sie steht schon auf der Verpackung. Wer Handelsware führt, kann oft ohne eigene Etiketten anfangen.
  • Eigene Artikelnummer: für Eigenprodukte, Halbzeuge, Rohmaterial, Zuschnitte. Sie wird als Code auf ein Etikett gedruckt und beim Wareneingang oder in der Produktion angebracht.
  • Chargen und Seriennummern: wo Rückverfolgung gefragt ist, zusätzlich zum Artikel. Oft als 2D-Code (QR oder DataMatrix), weil mehr hineinpasst.
  • Lagerplatz-Etiketten: Jeder Platz bekommt einen Code. Erst damit weiß das System nicht nur, was da ist, sondern wo.
  • Belegcodes: Lieferschein, Auftrag oder Kommissionierliste mit Code, damit der Scanner weiß, für welchen Vorgang gebucht wird.

Handscanner oder Handy

Handscanner (MDE-Gerät) Handy oder Tablet mit Kamera
Lesen schnell, auch schlechte Etiketten, aus Abstand langsamer, braucht Licht und Nähe
Robustheit fällt, wird nass, läuft weiter Schutzhülle nötig
Bedienung Tasten, auch mit Handschuhen Bildschirm
Software die des Anbieters oder eigene App oder Browser
Passt zu Lager mit vielen Buchungen Wareneingang, Inventur, kleine Lager, Außendienst

Viele Betriebe fangen mit Handys an und holen Geräte, wenn das Lager es hergibt. Ein Aufsteck-Scanner fürs Handy liegt dazwischen.

Was sich ändert

Wareneingang

Lieferschein scannen, Artikel scannen, Menge bestätigen, Lagerplatz scannen. Die Ware ist gebucht, bevor sie im Regal steht. Abweichungen zur Bestellung fallen sofort auf - nicht erst bei der Rechnungsprüfung.

Kommissionierung

Der Scanner führt zum Platz, der Artikel wird gescannt, ein falscher Griff wird abgelehnt. Die Kommissionierliste auf Papier entfällt, und der Lieferschein entsteht aus dem, was tatsächlich gepackt wurde.

Umlagern

Ware, die woanders hingestellt wird, wird umgebucht. Ohne Scanner ist das der Schritt, den niemand macht - und der Grund, warum der Bestand im System nicht mit dem Regal übereinstimmt.

Inventur

Platz scannen, Artikel scannen, zählen. Keine Zähllisten, kein Abtippen, Differenzen sofort sichtbar. Die permanente Inventur wird realistisch: ein Teil des Lagers nach dem anderen statt alles an einem Stichtag.

Versand und Rückverfolgung

Paketnummer am Auftrag, Charge am Lieferschein. Bei einer Reklamation wissen Sie, welche Charge an wen ging.

Voraussetzungen

Der Scanner schafft keine Ordnung. Er setzt sie voraus.

  • Stammdaten sauber: Jeder Artikel hat genau eine Nummer, die EAN ist gepflegt, die Einheiten stimmen (Stück, Karton, Palette). Dubletten fliegen beim ersten Scannen auf - besser vorher: Stammdaten an einer Stelle.
  • Lagerplätze benannt: ein Schema aus Gang, Regal, Fach und Ebene, Etiketten am Platz, und das System kennt die Plätze.
  • Etiketten drucken: ein Etikettendrucker am Wareneingang und ein Format, das der Scanner zuverlässig liest.
  • Ein Ablauf: Wer scannt wann? Wer bucht Differenzen? Was passiert mit Ware ohne Etikett?
  • Schulung vor Ort: Der Ablauf wird mit denen erarbeitet, die im Lager arbeiten, nicht am Schreibtisch entworfen.

Wann die Warenwirtschaft es schon kann

Die meisten Warenwirtschaftssysteme und ERPs bringen das Scannen mit oder bieten ein Modul dafür: eine Lager-App für den Handscanner oder das Handy, Lagerplätze und Barcodes am Artikel. Prüfen Sie zuerst, was Ihr System kann - was eine Warenwirtschaft von einem ERP unterscheidet, steht in Warenwirtschaft oder ERP.

Grenzen zeigen sich meist an drei Stellen: Der Ablauf im Lager passt nicht zu dem, was die App des Anbieters vorgibt, etwa bei Zuschnitten, bei der Kommissionierung für Montageaufträge oder bei Leihgeräten. Oder die App ist für ein anderes Lager gedacht als Ihres. Oder das Lager ist gar nicht im ERP, sondern in einer Liste. Dann ist eine Ergänzung nötig: eine eigene Lager-App, die die Buchungen nach Möglichkeit mit der Warenwirtschaft austauscht. Wir entwickeln solche Ergänzungen auf ElbDesk, der Grundlage, auf der wir bauen. Haben Sie ein ERP, bleibt es - Buchhaltung und Lager bleiben aus, die Ergänzung meldet die Bewegungen nach Möglichkeit dorthin zurück.

Buchen Ihre Monteure Material aus dem Fahrzeug, gehört das Scannen in dieselbe App wie der Arbeitsbericht: Aufträge auf dem Handy erfassen.

Fragen vor der Entscheidung

  • Haben alle Artikel eine eindeutige Nummer, und ist die EAN gepflegt?
  • Sind die Lagerplätze benannt und beschriftet?
  • Was kann Ihre Warenwirtschaft heute schon, und welche App bietet der Anbieter?
  • Welche Buchung wird heute am häufigsten vergessen?
  • Wer im Lager würde den Ablauf mit entwerfen?

Beginnen Sie mit dem Wareneingang. Dort entsteht die Ordnung, von der alle folgenden Schritte leben.