Ein KI-Pilotprojekt auswählen: Woran Sie einen guten Anfang erkennen

„Wir sollten mal etwas mit KI machen.“ Der Satz ist in vielen Betrieben zu hören, und danach wird es oft still. Nicht, weil niemand Ideen hätte, sondern weil es zu viele sind: Angebote schreiben, das Postfach sortieren, Rechnungen prüfen, den Außendienst unterstützen. Irgendwo muss man anfangen, und der erste Anlauf entscheidet, ob es einen zweiten gibt.

Ein Pilotprojekt ist kein kleines Vorhaben, das nebenbei läuft, sondern der Versuch, an einer Stelle zu zeigen, was KI in Ihrem Betrieb leistet und was nicht. Dafür muss die Stelle richtig gewählt sein. Dieser Beitrag beschreibt, woran Sie einen guten Anfang erkennen, mit Beispielen aus dem Betrieb, und wo Sie besser nicht beginnen.

Fünf Merkmale eines guten Anfangs

• Die Aufgabe kehrt wieder. Sie kommt regelmäßig vor, immer ähnlich, und nimmt Mitarbeitern Zeit weg, die sie lieber anders nutzen würden. Eine Aufgabe, die selten vorkommt, lohnt den Aufwand nicht.
• Das Ergebnis ist leicht zu prüfen. Ob eine Rechnung dem richtigen Auftrag zugeordnet wurde, sieht jeder auf einen Blick. Ob ein Text „gut“ ist, ist Geschmackssache.
• Ein Mensch bleibt in der Freigabe. Die KI schlägt vor, ein Mitarbeiter prüft und gibt frei. Nichts verlässt das Haus, was niemand gesehen hat.
• Die Daten sind vorhanden. Die Rechnungen liegen als PDF im Postfach, die alten Angebote auf dem Laufwerk. Wenn die KI erst Daten braucht, die niemand erfasst, ist das Vorhaben zwei Projekte.
• Die Mitarbeiter spüren den Nutzen. Der beste Pilot nimmt jemandem eine Arbeit ab, die er ungern macht. Dann gibt es jemanden, der das Vorhaben will.

Beispiele aus dem Betrieb

• Eingangsrechnungen vorsortieren. Die KI liest die Rechnung aus dem Postfach, erkennt Lieferant, Betrag und Bestellnummer und ordnet sie dem Auftrag zu. Die Buchhaltung prüft und bucht.
• Anfragen im Postfach zuordnen. Was an info@ eingeht, wird erkannt und an Vertrieb, Service oder Buchhaltung weitergegeben, mit einem Vorschlag, worum es geht.
• Angebote aus Vorlagen vorbereiten. Aus der Anfrage und den früheren Angeboten für ähnliche Aufträge entsteht ein Entwurf. Der Vertrieb ergänzt Preise und schickt ab.
• Suche in Unterlagen. Mitarbeiter fragen in eigenen Worten, was im Vertrag, im Protokoll oder in der Montageanleitung steht, und bekommen die Antwort mit Quelle. Wie das funktioniert, beschreibt der Beitrag Wie KI Ihre Dokumente liest.
• Protokolle und Notizen zusammenfassen. Aus den Gesprächsnotizen des Außendiensts wird eine Zusammenfassung mit offenen Punkten für das CRM.

Alle fünf haben gemeinsam: Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet, und das Ergebnis lässt sich prüfen.

Wo Sie besser nicht anfangen

• Kundenkommunikation ohne Freigabe. Ein Chatbot, der Kunden direkt antwortet, oder E-Mails, die ungelesen rausgehen. Der erste Fehler landet beim Kunden, nicht bei Ihnen.
• Entscheidungen mit Haftung. Bonitätsprüfung, Personalauswahl, Freigabe von Zahlungen. Hier geht es nicht um Technik, sondern um Verantwortung, und die bleibt bei Menschen.
• Vorhaben, die den ganzen Betrieb betreffen. „Die KI soll die Disposition übernehmen“ ist kein Pilot, sondern eine Ablösung. Dafür fehlen am Anfang Erfahrung und Vertrauen.
• Aufgaben ohne Daten. Wenn die Information, die die KI bräuchte, nur im Kopf des Meisters liegt, ist zuerst etwas anderes zu tun.

Was KI grundsätzlich nicht kann und warum Freigabe kein Misstrauen ist, steht im Beitrag Was KI im Betrieb nicht kann.

Erfolg messen, ohne Zahlen zu erfinden

Viele Pilotprojekte enden mit einer Folie, auf der eine Prozentzahl steht, die niemand nachrechnen kann. Das lässt sich vermeiden, wenn Sie vor dem Start aufschreiben, woran Sie den Erfolg merken wollen. Zum Beispiel:

• Die Buchhaltung ordnet Rechnungen nicht mehr von Hand zu, sondern prüft nur noch Vorschläge.
• Im Postfach liegt zum Feierabend nichts Unzugeordnetes mehr.
• Der Vertrieb fängt beim Angebot nicht mehr bei einem leeren Blatt an.
• Die Mitarbeiter, die damit arbeiten, wollen es nicht mehr hergeben.

Dazu gehört ein zweites Blatt: Woran merken Sie, dass es nicht funktioniert? Wie viele Vorschläge dürfen falsch sein, bevor die Prüfung mehr Arbeit macht als die alte Handarbeit? Wer das vorher festlegt, kann den Piloten auch beenden, ohne dass es eine Niederlage ist.

Was vor dem Start da sein muss

Ein Pilot braucht wenig, aber das Wenige muss stimmen. Der Ablauf, den die KI unterstützen soll, muss beschrieben sein, wenigstens grob: Wer macht heute was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Unterlagen? Wie Sie das aufschreiben, ohne ein Handbuch zu verfassen, steht im Beitrag Prozesse dokumentieren. Die Daten müssen erreichbar sein, mit den Rechten, die die Beteiligten ohnehin haben. Und es braucht eine Person im Betrieb, die das Vorhaben will und für die Kollegen ansprechbar ist.

Fragen vor der Entscheidung

• Welche Aufgabe kehrt regelmäßig wieder und wird ungern gemacht?
• Können Sie auf einen Blick sehen, ob das Ergebnis stimmt?
• Wer gibt frei, bevor etwas nach außen geht?
• Liegen die Daten vor, und wer darf sie sehen?
• Woran merken Sie den Erfolg, und woran den Misserfolg?

Bleibt nach diesen Fragen ein Vorhaben übrig, ist es meist der richtige Anfang. Bleiben mehrere, nehmen Sie das, dessen Ergebnis am leichtesten zu prüfen ist.