Eine Anfrage kommt per E-Mail. Der Vertriebsinnendienst sucht ein ähnliches Angebot vom letzten Jahr, kopiert die Word-Datei, ändert Namen und Positionen und rechnet die Preise in einer Excel-Tabelle nach. Für eine Sonderanfertigung fragt er in der Werkstatt, was das kostet. Das Angebot geht als PDF raus. Ob der Kunde zusagt, steht in niemandes Kalender.

So arbeiten viele Betriebe, und oft kommen gute Angebote dabei heraus. Aber es kostet Zeit, und es hängt an einzelnen Leuten. Wer das Angebot geschrieben hat, weiß, wie kalkuliert wurde. Wer es in drei Wochen nachfassen soll, weiß es nicht.

Wo die Zeit verloren geht

  • Suchen: das passende alte Angebot, die aktuelle Preisliste, die richtige Adresse.
  • Abtippen: Kundendaten aus der E-Mail, Artikel aus der Preisliste, Positionen aus der Kalkulation ins Dokument.
  • Nachrechnen: Zuschläge, Rabatte, Mengenstaffeln. Jeder rechnet etwas anders.
  • Rückfragen: Was kostet die Sonderanfertigung? Wie lange ist die Lieferzeit? Die Antwort kommt per Zuruf.
  • Übertragen: Sagt der Kunde zu, wird aus dem Angebot ein Auftrag. Oft wird dafür alles noch einmal eingegeben.

Jeder dieser Schritte ist klein. Zusammen machen sie das Angebot langsam und fehleranfällig.

Was hilft

Einheitliche Vorlagen

Ein Angebot sollte immer gleich aufgebaut sein: Kopf, Positionen, Bedingungen, Gültigkeit. Textbausteine für Leistungsbeschreibungen, Zahlungsbedingungen und Hinweise werden einmal sauber formuliert und dann ausgewählt statt neu geschrieben. Das spart Zeit, und der Kunde bekommt jedes Mal dasselbe Bild von Ihrem Betrieb.

Artikel und Preise aus einer Quelle

Die Positionen kommen aus dem Artikelstamm mit aktuellen Preisen, nicht aus einer alten Datei. Ändert sich ein Preis, gilt er ab dann in jedem neuen Angebot. Warum das wichtig ist, beschreibt der Beitrag Stammdaten an einer Stelle.

Kalkulation im Angebot

Viele Betriebe rechnen nicht mit festen Preisen, sondern kalkulieren: Material plus Arbeitszeit plus Zuschlag, Staffeln nach Menge, Aufpreise für Sonderwünsche. Diese Regeln stehen heute oft in einer Excel-Tabelle, die eine Person angelegt hat. Wenn sie im Angebot selbst stecken, rechnet jeder gleich, und niemand muss die Formeln verstehen.

Varianten und Alternativen

Kunden wollen oft vergleichen: Standard oder Premium, mit oder ohne Montage. Ein Angebot mit Alternativpositionen erspart drei getrennte Dokumente.

Nachverfolgung

Jedes Angebot hat einen Stand: offen, nachgefasst, angenommen, abgelehnt. Nach einer festgelegten Zeit erinnert das System daran, beim Kunden nachzufragen. Wer im Urlaub vertritt, sieht, was offen ist. Und am Jahresende sehen Sie, welche Angebote gewonnen wurden und welche nicht.

Vom Angebot zum Auftrag ohne Abtippen

Sagt der Kunde zu, wird das Angebot mit einem Klick zum Auftrag. Positionen, Preise und Adressen gehen mit. Der Beitrag Doppelte Datenerfassung zeigt, wie viel Arbeit an solchen Übergängen verloren geht.

Wo Angebote hingehören

Angebote brauchen Kundendaten, Artikel, Preise und am Ende einen Auftrag. Deshalb ist die Frage, wo sie entstehen, keine Nebensache.

  • In der Auftragsverwaltung oder im ERP: Artikel, Preise und der spätere Auftrag sind schon da. Das ist oft der beste Ort, wenn das Programm Vorlagen und Kalkulation gut genug kann.
  • Im CRM: Hier liegen Kontakte und Verkaufschancen. Das passt, wenn der Vertrieb viel vorarbeitet, bevor ein Angebot entsteht. Dann muss das Angebot aber nach Möglichkeit an die Auftragsverwaltung übergeben werden. Mehr dazu im Beitrag CRM oder ERP.
  • In einer eigenen Anwendung: Das lohnt sich, wenn Ihre Kalkulation besonders ist, etwa bei Sonderanfertigungen, Konfigurationen mit vielen Abhängigkeiten oder Preisen, die aus Zeichnungen und Maßen entstehen.

Ein Angebot, das in Word entsteht und in einem anderen Programm zum Auftrag wird, bleibt ein Bruch, egal wie gut die Vorlage ist.

Woran es scheitert

  • Die Kalkulation steckt in einem Kopf. Wer so rechnet, wie er es seit Jahren tut, muss seine Regeln einmal aufschreiben. Das ist der schwierigste Schritt und der wichtigste.
  • Die Preisliste ist nicht gepflegt. Dann rechnet das System schnell, aber falsch, und die Leute greifen wieder zur eigenen Tabelle.
  • Zu viel Pflicht. Wenn für ein einfaches Angebot zwanzig Felder auszufüllen sind, wird wieder Word genommen.
  • Keiner fasst nach. Die beste Erinnerung hilft nicht, wenn nicht festgelegt ist, wer nachfragt.

Fragen vor der Entscheidung

  • Wie viele Angebote schreiben Sie im Monat, und wie viele davon sind ähnlich?
  • Wer kalkuliert, und nach welchen Regeln?
  • Wo liegen Artikel und Preise heute, und wie aktuell sind sie?
  • Kann Ihre Auftragsverwaltung Angebote schreiben, und nutzt sie jemand dafür?
  • Wie erfahren Sie heute, dass ein Angebot nachgefasst werden muss?

Legen Sie drei typische Angebote der letzten Monate nebeneinander: ein einfaches, ein schwieriges und eines, das schiefgegangen ist. Daran sehen Sie, wo eine bessere Lösung am meisten Zeit spart.